基層法院檔案管理問題及對策

文/河南省汝陽縣人民法院 張彩霞

基層法院檔案管理問題及對策

文/河南省汝陽縣人民法院 張彩霞

法院檔案是國家檔案的重要組成部分, 是人民法院審判活動和審判管理的歷史記錄，是審判人員審理和執(zhí)行案件勞動智慧的結(jié)晶，也是我國社會主義法治國家和法治社會建設(shè)進程的歷史資料和重要佐證。本文對基層法院檔案管理存在的問題進行梳理分析，提出加強和改進基層法院檔案工作的意見和建議，希望能對提升法院系統(tǒng)的檔案管理水平有所裨益。

基層法院；檔案管理

人民法院檔案資料主要由行政文書、審判信息、訴訟文書、會計檔案等幾部分組成。其中，訴訟文書檔案是專業(yè)性很強的檔案，原本保存著具有法律效力或法律意義的訴訟文書、當(dāng)事人和其他訴訟參與人提供的各種具有法律意義的訴狀、證據(jù)及訴訟活動中形成的圖像、聲音、數(shù)字化磁盤、光盤等內(nèi)容。法院的案件卷宗資料真實記錄著法院對案件的審判過程，案卷只有一份且是孤本，一旦丟失或損毀，將無法補救。隨著改革開放和社會的不斷進步，法制建設(shè)不斷推進，法院案件日益增多，訴訟文書檔案的擁有量勢必劇增且和使用量日趨頻繁。如何強化法院檔案管理工作，使之規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，使之更好地服務(wù)審判，服務(wù)社會，成為我們研究的課題。

一、基層法院檔案管理工作存在的問題

汝陽縣法院黨組對檔案工作非常重視，軟硬件建設(shè)兼?zhèn)洹Ｔ?50平方米的檔案中心內(nèi)，裝備著高新檔案密集架等現(xiàn)代化設(shè)備，館藏有中華人民共和國成立以來的各項訴訟卷宗和文書資料以及會計檔案等75000余冊，并實行電子檔案、紙質(zhì)檔案雙式管理。做到辦公、庫房、閱卷“三分開”，多次受到上級法院的表彰。但客觀地講，仍存在一些不容忽視的問題。

（一）檔案數(shù)量急劇增加。隨著社會文明的進步和人民法律意識的增強，選擇法律訴訟已成為法治國家、法治社會人們的途徑。另外，新的《人民法院訴訟費用交納辦法》的實施，很大程度上降低了訴訟成本，更加速了案件的遞增?！度嗣穹ㄔ簷n案管理辦法》規(guī)定的訴訟卷宗保存期限多為長期或永久。據(jù)統(tǒng)計，汝陽法院2009年歸檔結(jié)案卷宗2072冊，2010年歸檔卷宗2176冊，2011年歸檔卷宗2283冊，2012年歸檔卷宗為2379冊，2013年2562冊，2014年1月—10月歸檔卷宗2478冊，年遞增均在5%以上。隨著檔案管理電子化進程的展開，電子檔案也將陸續(xù)歸檔。這樣的只增不減的存檔模式，讓法院的檔案數(shù)量劇增導(dǎo)致容量內(nèi)存不足。

（二）人員配備不足，軟硬件設(shè)施不完善，信息化管理進程緩慢。案多人少是基層法院的普遍矛盾，受此影響，多數(shù)法院的檔案管理人員僅有1名，有的還是兼職，個別法院甚至臨時招聘人員進行管理。按照“保存檔案一萬卷（件）應(yīng)該設(shè)專職檔案干部一名，每超過一萬五千卷再增配一人”的規(guī)定，都沒有達到標準。其次是對檔案管理的硬件設(shè)施投入不夠。基層法院往往因財、物力有限而忽略了檔案庫房等設(shè)施的建設(shè)和配置，硬件建設(shè)的嚴重不足，已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢下檔案管理的工作需要。由于對檔案管理現(xiàn)代化意識不強，許多法院仍采取傳統(tǒng)的工作方法，有的雖然配置了計算機、掃描儀等，但流于形式，依然只重視紙質(zhì)檔案而不重視數(shù)字檔案，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化錄入工作進度緩慢，不同程度地影響了檔案管理的現(xiàn)代化進程。

（三）檔案管理人員專業(yè)性不強，檔案價值沒有充分利用。訴訟檔案是法院訴訟安檢審理的真實過程，記錄著我國不同歷史時期的社會經(jīng)濟、民主和法制進程，具有極大的法制研究價值。保存訴訟檔案，研究訴訟檔案、開發(fā)利用訴訟檔案，充分利用檔案為審判服務(wù)，為社會服務(wù)，是檔案管理的社會意義，也是衡量檔案管理水平和服務(wù)水平的重要標志。但由于檔案人員專業(yè)性不強，缺少現(xiàn)代化管理知識和操作現(xiàn)代化設(shè)備的技能，致使材料收集不及時不規(guī)范或規(guī)制混亂，導(dǎo)致檔案資料或者殘缺不全，或者束之高閣，讓檔案“沉睡”，只開展借閱檔案業(yè)務(wù)，開發(fā)利用，調(diào)查研究、編研等工作嚴重滯后。

（四）對電子檔案管理不夠重視，聲像檔案管理混亂。近年來，由于上級法院對電子檔案的要求，基層法院開始加強了電子檔案的數(shù)字輸入，但受經(jīng)費、人員素質(zhì)的限制，多數(shù)基層法院依然沒有形成完整的電子檔案。長期以來，由于對具有保存和利用價值的照片、錄音帶、錄像帶、影視片等聲像載體材料檔案認識不足，疏忽了對這些直觀記錄事物原貌的且很珍貴的聲像資料沒有及時歸檔，有的甚至損毀嚴重。即便當(dāng)下在電子數(shù)據(jù)已被明確規(guī)定為新的證據(jù)類型，且已普遍推行案件信息流程管理的情況下，多數(shù)基層法院仍沒有建立電子卷宗歸檔的管理流程。意識和制度的欠缺導(dǎo)致電子檔案的制作和管理明顯滯后。

二、解決問題的對策與建議

訴訟檔案是法院的一項重要工作，必須要不斷創(chuàng)新，如何做好審判檔案管理，讓法院檔案信息發(fā)揮更大效能，更好地服務(wù)審判以及整個社會，筆者談幾點意見：

（一）加強組織領(lǐng)導(dǎo)，規(guī)范檔案管理。按照《檔案法》和《人民法院訴訟檔案管理辦法》規(guī)定，制定嚴格的歸檔、保管、鑒定、借閱等工作規(guī)程。嚴格歸檔限期，嚴格案結(jié)卷歸，確保訴訟案卷的各類證據(jù)全面歸檔并數(shù)字輸入。嚴格案卷移交手續(xù)，做到歸檔及時、材料齊全、規(guī)范。做到一案辦結(jié)，紙質(zhì)檔案和數(shù)字輸入的電子檔案一同完畢。堅持檔案評查制度，對審判庭歸檔數(shù)量、質(zhì)量情況進行通報。

（二）加快檔案管理軟硬件設(shè)施的建設(shè)。嚴格按照檔案管理標準要求配置設(shè)施和人員，檔案室應(yīng)當(dāng)配置計算機、打印機、掃描儀、復(fù)印機、空調(diào)機、除濕機、吸塵器和防護設(shè)備及聲像檔案所需的錄放像機、照相機等必須配置到位。做到“四室分離”（庫房、機房、辦公室、閱卷室）。根據(jù)現(xiàn)狀對檔案庫房不斷擴容，對檔案設(shè)施定期檢修和更新?lián)Q代。

（三）設(shè)立專職管理，加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)。有計劃選召專業(yè)人員作為專職檔案員，通過多種渠道，進行不同層次的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高計算機操作技術(shù)、基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)知識、電子數(shù)據(jù)庫管理知識。同時加強對各部門書記員、內(nèi)勤、特別是法院綜合信息網(wǎng)絡(luò)管理員進行檔案歸檔、整理等方面知識的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高檔案數(shù)字錄入技能，健全檔案管理工作。

（四）提高檔案價值的開發(fā)與應(yīng)用。對已歸檔的及時編制檢索目錄，規(guī)范案號、案由、原被告等信息的關(guān)鍵詞，以方便檢索、查詢。對分門別類的檔案編寫，要標準化錄入計算機。并配套編制電子檢索、統(tǒng)計，達到輸入關(guān)鍵詞，即可找到電子檔案和紙質(zhì)檔案。積極開展調(diào)查研究，為法院審判檔案的價值利用和開發(fā)發(fā)揮積極作用。

（五）加快檔案信息自動化系統(tǒng)建設(shè)。電子檔案比紙質(zhì)檔案更穩(wěn)定、更方便快捷。因此，要加強電子檔案信息的標準化建設(shè)，加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化進程，將所有門類檔案逐頁掃描進行計算機錄入，實現(xiàn)檔案等資料的數(shù)字化、信息化，逐步實現(xiàn)軟件檔案管理，還要規(guī)范電子檔案的歸檔管理。由于電子檔案很容易因為計算機毀壞和故障而導(dǎo)致檔案丟失，因此要做好電子檔案的備份保存。

（六）重視法院檔案資料收集的完整性。法院檔案是訴訟、行政管理、信息、調(diào)研材料和工作經(jīng)驗總結(jié)等各項文書的綜合體。要克服重訴訟檔案輕文書檔案的思想。訴訟檔案固然重要，但人事檔案、財務(wù)檔案、工作報告、總結(jié)等一般性公文資料，對法院歷史演變同樣舉足輕重。因此，應(yīng)當(dāng)全面收集法院工作文書資料入檔保存，確保法院檔案的完整性。對綜合部門，尤其與文書檔案接觸較多的辦公室、研究室、政治部等的檔案資料，要做到及時收集及時歸檔，避免公文的遺失和毀損，為法院檔案的完整性打下良好的基礎(chǔ)。

三、結(jié)束語

法院檔案管理工作是司法政務(wù)管理的重要方面，是見證一個國家法制進程的活化石。只有加強對法院檔案硬件和軟件建設(shè)的投入，加強制度化管理，加強人員專業(yè)化、制度科學(xué)化、操作規(guī)范化、利用便捷化，才能建立具有法院特色的檔案管理工作體系，才能充分開發(fā)利用法院檔案資源，拓展和延伸服務(wù)領(lǐng)域，更好地推動法院各項工作的順利開展。

[1]中華人民共和國檔案法[Z].

[2]王茂法.檔案管理理論與實踐[J].浙江工商大學(xué)出版社,2013.

[3]岳秋萍.淺談祿平縣法院訴訟檔案管理中存在的問題及對策[J].云南法院網(wǎng),2014(11).