數(shù)字檔案館建設(shè)的若干思考

文/中國航發(fā)湖南動(dòng)力機(jī)械研究所 劉進(jìn)

數(shù)字檔案館建設(shè)的若干思考

文/中國航發(fā)湖南動(dòng)力機(jī)械研究所 劉進(jìn)

本文首先闡述了數(shù)字檔案館的功能和作用，并對數(shù)字檔案館和傳統(tǒng)檔案館的關(guān)系進(jìn)行了分析。對目前數(shù)字檔案館建設(shè)提出了一定的看法，并對未來數(shù)字檔案館的發(fā)展趨勢進(jìn)行了分析。

數(shù)字檔案館；傳統(tǒng)檔案館；實(shí)體檔案；電子檔案

隨著信息化建設(shè)的不斷深入與推進(jìn)，文件形成電子化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、存儲(chǔ)數(shù)字化、管理動(dòng)態(tài)化已經(jīng)成為日常業(yè)務(wù)工作的主要模式，電子檔案在線接收、歸檔、異地分發(fā)、利用、備份與安全存儲(chǔ)等都對檔案工作提出了新的更高的要求。數(shù)字檔案館的建設(shè)已成為必然趨勢，這也給傳統(tǒng)的檔案館帶來了嚴(yán)重的挑戰(zhàn)，為了更好地適應(yīng)信息化的發(fā)展水平，持續(xù)健康地引導(dǎo)數(shù)字檔案館的發(fā)展，筆者提出了自己的看法。

一、數(shù)字檔案館的功能與作用

數(shù)字檔案館是指各級各類檔案館為適應(yīng)信息社會(huì)日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，利用數(shù)字化手段，以綜合檔案信息處理為核心，對電子文件和數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行采集、加工、存儲(chǔ)、管理，并通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺提供公共檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案集成管理系統(tǒng)。

（一）數(shù)字檔案館的功能與作用。1.為研究所檔案管理提供有力的平臺。數(shù)字檔案館建設(shè)為研究所的檔案管理提供了更加方便有效的保管平臺和基礎(chǔ)環(huán)境條件。傳統(tǒng)的檔案保管環(huán)境已不能適應(yīng)快速發(fā)展的社會(huì)需求，辦公自動(dòng)化和信息技術(shù)的發(fā)展要求改變傳統(tǒng)的檔案管理模式。數(shù)字檔案館建設(shè)從保管條件、存儲(chǔ)介質(zhì)和存儲(chǔ)空間上都能夠適應(yīng)現(xiàn)階段的發(fā)展趨勢，不僅能夠滿足檔案信息資源日益增長的量的存儲(chǔ)空間，也能夠?yàn)闄n案利用提供更高效的服務(wù)。2.實(shí)現(xiàn)所內(nèi)信息共享，提高工作效率。研究所數(shù)字檔案館的建設(shè)，使得所內(nèi)檔案信息資源共享成為可能。傳統(tǒng)的進(jìn)館借閱查閱檔案的利用方式已經(jīng)明顯不適應(yīng)目前社會(huì)的發(fā)展方向和工作效率。通過信息化技術(shù)的應(yīng)用，數(shù)字檔案館建設(shè)一方面使檔案的價(jià)值有了更大的發(fā)揮途徑，另一方面節(jié)約了查閱檔案信息的時(shí)間，為科研工作提供了更有利的途徑并且推進(jìn)了科研工作的進(jìn)步。3.提高檔案服務(wù)水平，提升研究所管理水平。數(shù)字檔案館平臺的建設(shè)，使檔案信息資源有了更可靠的存儲(chǔ)空間，海量的檔案信息資源中，如何快速有效地提升檔案利用水平就成了檔案館需要考慮的問題。但是，數(shù)字檔案館能夠在海量的數(shù)據(jù)中按照一定的規(guī)則分類，通過高效快捷的分類方法準(zhǔn)確迅速地為研究所科研發(fā)展提供服務(wù)，從而提高研究所的管理水平。

（二）數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的比較。數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館是共生關(guān)系，數(shù)字檔案館不僅僅是將館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理的過程，更是一種全新的基礎(chǔ)設(shè)備和信息環(huán)境，是檔案館與社會(huì)融合的過程，是與國際接軌的新走向。1.館藏結(jié)構(gòu)不同。傳統(tǒng)檔案館的館藏是以檔案實(shí)體為中心，其館藏結(jié)構(gòu)與館藏能力都極其有限，不能對其包含的信息內(nèi)容及相互關(guān)系進(jìn)行深層挖掘和揭示。而數(shù)字化檔案館因豐富的館藏信息資源，構(gòu)建了現(xiàn)實(shí)和虛擬的數(shù)字化館藏，因而從根本上擴(kuò)展和提高了服務(wù)范圍和服務(wù)能力。2.管理模式不同。傳統(tǒng)檔案館的管理模式是在各項(xiàng)工作完成之后進(jìn)行的，而數(shù)字檔案館是基于電子文件的出現(xiàn)誕生的，電子文件的前段控制和全程管理決定了數(shù)字檔案館的管理模式為適時(shí)管理、超前管理。3.傳統(tǒng)檔案館是數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)。數(shù)字檔案館的檔案信息資源，一部分來源于各業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的現(xiàn)行電子文件的收集歸檔，另一方面來源于傳統(tǒng)檔案館館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理后形成的數(shù)字全文數(shù)據(jù)，因此，傳統(tǒng)檔案館檔案資源是數(shù)字檔案館信息資源的基礎(chǔ)。4.數(shù)字檔案館是傳統(tǒng)檔案館在數(shù)字時(shí)代的孿生姊妹。數(shù)字檔案館和傳統(tǒng)檔案館并行發(fā)展，共同記錄著社會(huì)發(fā)展的進(jìn)程，傳承著人類社會(huì)的文明歷史。

二、對數(shù)字檔案館建設(shè)的思考

（一）對目前數(shù)字檔案館建設(shè)的看法。實(shí)體檔案與電子檔案的關(guān)系。有些人認(rèn)為電子檔案可以代替紙質(zhì)檔案。筆者持相反的想法。其一，電子檔案與紙質(zhì)檔案的區(qū)別在于信息與載體的分離性。電子文件長久保存后信息的完整性、可讀性、易讀性還沒能解決，若干年后這些電子文件或許全部變成了不可讀、不可用的電子垃圾。其二，電子檔案的法律效力仍是當(dāng)前電子檔案管理的難題，電子簽名、數(shù)字認(rèn)證、指紋認(rèn)證等多種技術(shù)均缺乏成熟產(chǎn)品?；赑DM等數(shù)字管理系統(tǒng)的電子文件雖具有有效性的認(rèn)可，但前提是同機(jī)制平臺的統(tǒng)一建設(shè)與使用，電子文件有效性才能得以承認(rèn)，同機(jī)制平臺的前提，影響電子檔案的有效推送。再者無論是認(rèn)證平臺、還是PDM等數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，存在著自身的不斷升級，因此電子檔案的長期有效性存在一定的不確定因素。諸多原因說明，一定時(shí)期內(nèi)依然需要紙質(zhì)檔案，它的原始性、憑據(jù)性是其具有存在與保存價(jià)值的關(guān)鍵。因此，紙介質(zhì)檔案在一定時(shí)期依然有著重要價(jià)值，從實(shí)體檔案管理到實(shí)體檔案與電子檔案雙軌管理，再到電子檔案管理，這是檔案管理的必經(jīng)趨勢。

（二）對未來數(shù)字檔案館建設(shè)的思考。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案工作的內(nèi)涵、目標(biāo)、業(yè)務(wù)和服務(wù)范圍將不斷變化擴(kuò)展。對此我們必須探尋新時(shí)期數(shù)字檔案館持續(xù)建設(shè)之路，以需求驅(qū)動(dòng)變革，持續(xù)、深入進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)，著力提升檔案信息化發(fā)展軟實(shí)力。1.深化服務(wù)范圍，實(shí)現(xiàn)館際資源共享。探索基于單位內(nèi)部局域網(wǎng)、集成多種平臺與工具的綜合信息服務(wù)平臺以及工具的綜合信息服務(wù)架構(gòu)，實(shí)現(xiàn)圖情檔等多種信息資源的集成檢索和利用，全面提升單位綜合信息管理與共享能力，以敏捷、集成服務(wù)快速響應(yīng)新時(shí)期的變化。2.開展電子文件和電子檔案管理、利用與安全等研究。結(jié)合單位信息技術(shù)的應(yīng)用和管理流程再造要求，加強(qiáng)對新時(shí)期電子文件、電子檔案的政策、技術(shù)、方法、標(biāo)準(zhǔn)以及系統(tǒng)開發(fā)等方面的探索與實(shí)踐，研究既適應(yīng)信息系統(tǒng)管理，又具有安全保存、便捷利用電子文件與電子檔案的方法。3.融入科研，推進(jìn)檔案管理流程顯性化、規(guī)范化、自動(dòng)化。隨著研究所科研項(xiàng)目廠所協(xié)同設(shè)計(jì)、制造研發(fā)模式的深入推進(jìn)，在中航工業(yè)發(fā)動(dòng)機(jī)公司研發(fā)協(xié)同平臺建設(shè)相關(guān)規(guī)范的指導(dǎo)下，繼續(xù)深入優(yōu)化廠所協(xié)同平臺環(huán)境下數(shù)據(jù)的共享及相關(guān)信息的反饋流程等；進(jìn)一步優(yōu)化與規(guī)范數(shù)字電子文件歸檔、發(fā)放、更改流程，借助信息化手段，使業(yè)務(wù)流程顯性化、規(guī)范化、自動(dòng)化，努力通過優(yōu)化工作流程來提高檔案工作水平。4.發(fā)揮團(tuán)隊(duì)作用，持續(xù)推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)。數(shù)字檔案館是持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的機(jī)構(gòu)，它必須基于網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)技術(shù)為支撐，著力對軟硬件基礎(chǔ)平臺的不斷擴(kuò)展，對標(biāo)準(zhǔn)的不斷更新，對系統(tǒng)平臺的持續(xù)升級，對信息技術(shù)的持續(xù)跟蹤，對電子檔案真實(shí)性和完整性的安全保障，以確保數(shù)字檔案館建設(shè)持續(xù)發(fā)展。總之，數(shù)字檔案館的建設(shè)在面對新空間、新思路的同時(shí)，也會(huì)面臨許多問題和困難。這就需要檔案人員保持與時(shí)俱進(jìn)，堅(jiān)持研究與實(shí)踐，不斷給數(shù)字檔案的發(fā)展注入新的生命力。