淺議基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作

文/中共山東省鄆城縣紀(jì)律檢查委員會 楊珞

淺議基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作

文/中共山東省鄆城縣紀(jì)律檢查委員會 楊珞

基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理是紀(jì)檢監(jiān)察工作的重要內(nèi)容，檔案管理效率會影響紀(jì)檢監(jiān)察工作的順利開展，從而影響反腐倡廉效果。因此，需要加大基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作的力度。但是，就基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理目前的情況來看，仍然存在許多問題，阻礙著檔案管理工作的有序推進(jìn)。本文對基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作的意義及存在的問題進(jìn)行分析，并就相應(yīng)的管理策略進(jìn)行探討，希望能夠推進(jìn)基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作的發(fā)展。

基層；紀(jì)檢監(jiān)察；檔案管理

基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案是紀(jì)檢監(jiān)察單位在日常工作中所形成的各種文件資料，這些文件資料都有其重要的價(jià)值?；鶎蛹o(jì)檢監(jiān)察檔案主要包括案件、文書、巡視巡察、信訪、人事、廉政等檔案，每類檔案都是對紀(jì)檢監(jiān)察單位工作的真實(shí)記錄，能夠反映工作情況。

一、重要意義分析

中國社會還處于社會主義初級階段，計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制還沒有完全消除，而市場經(jīng)濟(jì)體制正在建設(shè)中，還需要一段較長的時(shí)間才能夠完成市場經(jīng)濟(jì)體制的建設(shè)工作。以國有企業(yè)的基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作為例，主要表現(xiàn)在以下幾方面：首先，市場能夠?qū)Y源的基礎(chǔ)配置發(fā)揮相應(yīng)的作用，但這部分作用沒有充分體現(xiàn)出來，如對經(jīng)濟(jì)活動的調(diào)節(jié)作用。所以，一些非市場經(jīng)濟(jì)行為還普遍存在，如政府干預(yù)、地方保護(hù)主義。其次，國家針對維護(hù)市場經(jīng)濟(jì)秩序的相關(guān)法律法規(guī)并不完善，其執(zhí)行力度也不夠，使得違法亂紀(jì)、擾亂市場經(jīng)濟(jì)秩序的行為得不到有效的控制。再次，許多企業(yè)在運(yùn)營過程中所采用的制度仍然會受到計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的干擾，其法人治理結(jié)構(gòu)還不完善。盡管我國許多企業(yè)在進(jìn)行改造，但卻很少有企業(yè)按照現(xiàn)代企業(yè)制度運(yùn)作。不管是董事會的決策行為，還是經(jīng)理層的執(zhí)行行為，都沒有得到有效的監(jiān)督。所以，大部分企業(yè)的董事會都沒有發(fā)揮真正的作用，職工對董事會的監(jiān)督作用也沒有發(fā)揮出來。最后，國家在對國有資產(chǎn)進(jìn)行監(jiān)督管理時(shí)，對人、物、財(cái)?shù)墓芾硎窍鄬Ψ稚⒌?，這就會降低國有資產(chǎn)的管理效率。此外，由于社會中介機(jī)構(gòu)并沒有得到完善的建立，所以在對企業(yè)進(jìn)行審計(jì)時(shí)，難以將企業(yè)的經(jīng)營情況客觀地反映出來。再加上企業(yè)沒有建立起完善的分配體制和激勵(lì)機(jī)制，所以國有資產(chǎn)流失和腐敗現(xiàn)象十分嚴(yán)重。因此，需要加強(qiáng)基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理，為查考和服務(wù)工作提供參考依據(jù)，并對辦案質(zhì)量進(jìn)行有效的監(jiān)督，從而改善反腐倡廉的效果。

二、問題分析

（一）檔案信息化管理水平低。在基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理中，大部分檔案是紙質(zhì)形式的，其中所記錄的信息不僅多，還比較雜亂，所以在需要利用檔案信息進(jìn)行交流時(shí)，查閱信息就會耗費(fèi)大量的時(shí)間，需要攜帶的紙質(zhì)文檔也會比較多。在交流之前，還需要對這些信息進(jìn)行整理，并對其中的信息進(jìn)行校對。而這些工作基本都是通過人工的方式進(jìn)行的，收集、分析、核對、查找檔案信息，都需要消耗較多的人力和物力，時(shí)間成本也很高，還容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，檔案管理效率不高。比如，辦案材料的檔案管理，需要收集、分析、整理檢舉材料、揭發(fā)材料、申訴材料、領(lǐng)導(dǎo)審批材料、會議決定材料，以及后續(xù)在辦案過程中所產(chǎn)生的一系列材料和結(jié)案材料。這些資料比較冗長，涉及的內(nèi)容多，耗時(shí)長，完全依靠人工操作，就會大大降低工作效率。如果能夠采用信息化管理平臺對檔案進(jìn)行管理，不僅能夠提高檔案管理的規(guī)范性，還能夠確保數(shù)據(jù)的完整性，能在很大程度上提高管理效率。

（二）檔案的開發(fā)利用不足。許多基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理人員沒有認(rèn)識到檔案的價(jià)值，不重視檔案管理，只是簡單地將紀(jì)檢監(jiān)察資料進(jìn)行歸檔，以便需要的時(shí)候能夠快速地查詢到即可。基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案可為單位內(nèi)部決策提供參考依據(jù)，可幫助決策者對單位過去的發(fā)展情況進(jìn)行分析、總結(jié)，找出其中存在的不足，并在后續(xù)的決策中加以改進(jìn)，從而促進(jìn)單位更好地發(fā)展。比如，調(diào)查報(bào)告、審理報(bào)告等包括的內(nèi)容比較全面，記錄的是案件處理的全過程，對這些資料進(jìn)行分析，有利于決策者制定更加科學(xué)合理的決策方案。因此，需要加強(qiáng)基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案的開發(fā)利用，將檔案的價(jià)值充分發(fā)揮出來。

（三）部門管理不夠嚴(yán)格。目前，許多基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案部門的管理比較松散，使得檔案管理工作的效率低下，難以確保檔案的完整性和可靠性。比如，沒有對檔案的存放位置作出明確規(guī)定，導(dǎo)致檔案的存放不規(guī)范，在查找檔案的時(shí)候就很困難，嚴(yán)重影響著檔案管理的效率。并且，大部分的檔案管理部門沒有定期對檔案進(jìn)行整理和檢查，即使有檔案遺失，也沒有及時(shí)發(fā)現(xiàn)。由于對檔案管理的監(jiān)管不力，還會導(dǎo)致一些檔案被意外銷毀。再加上基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理的資金投入不足，使得有些單位沒有專門的檔案管理室，往往隨意將檔案存放在庫房中，陰暗潮濕的環(huán)境容易使檔案損壞。還有的單位甚至將檔案存放在堆放易燃易爆物品的地方，嚴(yán)重威脅著檔案的安全。因此，需要加強(qiáng)對部門的管理，以提升基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理的質(zhì)量。

三、策略分析

（一）明確檔案的歸檔要求。要提高基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理的規(guī)范性，首先就應(yīng)明確其歸檔要求，包括裝訂要求、封面內(nèi)容的填寫要求和標(biāo)題格式要求等。以裝訂要求為例，案卷既要有案卷封面，又要有卷內(nèi)目錄和備考表，裝訂目錄中所填寫的內(nèi)容要符合卷內(nèi)的材料。在裝訂案卷時(shí)，要依次填寫頁號，不管單面還是雙面，要在有文字的每頁材料上統(tǒng)一將頁號填寫在正面的右上角和背面的左上角。備考表的內(nèi)容應(yīng)該包括卷內(nèi)需要說明的情況、立卷人姓名、檢查人姓名、立卷日期。如果文件材料的裝訂線以外有字跡，或者文件材料有破損，應(yīng)進(jìn)行加邊和托裱處理。如果紙張?zhí)?，要將其折疊好。如果文件材料上有金屬物，應(yīng)將其拆除。文件材料中不允許用圓珠筆和鉛筆填寫，也不能出現(xiàn)復(fù)寫字跡和熱敏紙。封面應(yīng)包含以下內(nèi)容：第一，立卷歸檔單位。第二，卷宗標(biāo)題，包括作者、內(nèi)容和文種。第三，卷內(nèi)文件的起止日期。第四，卷內(nèi)文件的份數(shù)。第五，卷內(nèi)頁數(shù)。第六，保管期限。保管期限有三種，分別是永久；長期60年；短期15年。根據(jù)卷宗類型的不同，其標(biāo)題格式也不同。如果是調(diào)查卷，其標(biāo)題格式應(yīng)為：XX紀(jì)委調(diào)查XX單位XX人XX問題的案卷；如果是審理卷，其標(biāo)題格式為：XX紀(jì)委審理XX單位XX人XX問題的案卷；如果是信訪卷，其標(biāo)題格式應(yīng)為：XX紀(jì)委批轉(zhuǎn)XX單位XX問題調(diào)查結(jié)果的案卷。封面要用毛筆或者書法類筆書寫，顏色只能選用黑色。

（二）提高檔案管理的信息化水平。提高基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理的信息化水平，首先就需要加大對檔案管理工作的資金投入，最大限度地還原紀(jì)檢檢查系統(tǒng)檔案的紀(jì)檢監(jiān)察歷史面貌，促進(jìn)反腐倡廉的建設(shè)。因此，在對基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案進(jìn)行管理時(shí)，要引進(jìn)自動化的辦公軟件，通過信息管理系統(tǒng)對檔案進(jìn)行管理。比如，將紙質(zhì)檔案的內(nèi)容轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息檔案、電子信息檔案，刻入硬盤中，將各類檔案信息都錄入信息管理系統(tǒng)。只要有新的文件資料形成，就及時(shí)更新到系統(tǒng)中，這樣不僅能夠確保檔案信息的完整性，還能提升查詢效率。傳統(tǒng)的基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案是通過人工進(jìn)行管理的，管理效率低下，還容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。而信息化管理則能降低出錯(cuò)的概率，大幅度地提升管理效率?；鶎蛹o(jì)檢監(jiān)察檔案的信息化管理所包含的內(nèi)容比較多，首先要對檔案信息進(jìn)行整理，然后是要加強(qiáng)對數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，并對數(shù)據(jù)庫中的信息進(jìn)行有效的利用。此外，每項(xiàng)工作都應(yīng)該有相應(yīng)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，以提升基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理，提升檔案信息的共享性，為國家反腐倡廉工作提供數(shù)據(jù)支撐。

（三）加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)?；鶎蛹o(jì)檢監(jiān)察檔案管理人員的管理水平，影響著檔案管理的質(zhì)量，單位要加強(qiáng)對管理人員的培訓(xùn)，使其掌握專業(yè)的檔案管理知識，實(shí)事求是地對自己的工作負(fù)責(zé)。通過培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感，提高其思想道德素質(zhì)，時(shí)刻將單位的利益放在第一位。比如，在培訓(xùn)過程中，要為檔案管理人員講解案件檔案的卷內(nèi)排列順序、案卷檔案的保管期限、案件材料的歸檔范圍、紀(jì)檢監(jiān)察檔案的歸檔原則等內(nèi)容，使檔案管理人員能夠?qū)n案管理相關(guān)工作有全面的了解。在培訓(xùn)過程中，培訓(xùn)者還可對檔案管理的相關(guān)操作進(jìn)行演示，被培訓(xùn)者則可跟著一起操作，以提升自身的業(yè)務(wù)能力，從而提高檔案管理效率。同時(shí)，在對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，還應(yīng)使其了解基層紀(jì)檢監(jiān)察相關(guān)工作。比如，基層紀(jì)檢監(jiān)察的作風(fēng)建設(shè)，某地區(qū)以暗訪的形式加強(qiáng)效能督查并增加曝光力度，以深化作風(fēng)建設(shè)。在一年的時(shí)間內(nèi)總共開展4輪效能督查，通報(bào)了工作作風(fēng)和工作紀(jì)律中存在的問題。區(qū)上的公務(wù)接待費(fèi)為58.9萬元，同比下降16.5%；車輛運(yùn)行費(fèi)用為184.85萬元，同比下降1.6%。在重要的節(jié)日強(qiáng)化監(jiān)督檢查，對送年貨、公款吃喝等進(jìn)行控制，有利于基層的廉政建設(shè)。通過對檔案管理人員的培訓(xùn)，能夠幫助其了解檔案信息的來源，從而更好地對基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案進(jìn)行管理。

（四）加強(qiáng)單位內(nèi)部的管理?；鶎蛹o(jì)檢檔案的保密性很強(qiáng)，在一些案件中會涉及舉報(bào)人的信息和被舉報(bào)人的信息，所以要加強(qiáng)單位內(nèi)部的管理，以提高檔案管理工作的保密性。比如，某區(qū)紀(jì)委接受的信訪舉報(bào)有70件次，包括來信來訪舉報(bào)22件次。上級交辦的舉報(bào)有38件次，重信重訪15件次，署名舉報(bào)38件次。經(jīng)過初步核實(shí)，違紀(jì)線索為29件，涉及11件11人，結(jié)案8件8人，對1人給予行政降級處分，1人給予行政記過處分，6人給予行政警告處分等。在這些案件中都涉及當(dāng)事人的隱私，都記錄在檔案中，如果內(nèi)部監(jiān)管不嚴(yán)，就可能將這些信息泄露出去。因此，要建立嚴(yán)格的檔案借閱制度，如果要借閱相關(guān)檔案，需要領(lǐng)導(dǎo)審批簽字，并記錄在臺賬中，以確保檔案信息的安全。

四、結(jié)束語

綜上所述，基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作的開展情況，直接關(guān)系著反腐倡廉的實(shí)際效果，需要基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理人員給予高度重視。因此，在對檔案進(jìn)行管理時(shí)，首先需要明確存檔的各種要求，合理運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，提高檔案管理的信息化水平，并加強(qiáng)單位內(nèi)部管理和檔案管理人員的培訓(xùn)，以提高基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理的效率，從而促進(jìn)反腐倡廉工作的順利開展。

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