檔案資源體系建設(shè)研究
——檔案數(shù)字化管理與技術(shù)規(guī)范研究

文/上海城建置業(yè)發(fā)展有限公司 水羽佳

檔案資源體系建設(shè)研究
——檔案數(shù)字化管理與技術(shù)規(guī)范研究

文/上海城建置業(yè)發(fā)展有限公司 水羽佳

檔案信息的數(shù)字化已經(jīng)成為檔案管理發(fā)展的主要方向，因?yàn)槠湎到y(tǒng)性、開(kāi)放性，不局限于某個(gè)領(lǐng)域，全方位地秉持開(kāi)放的區(qū)域原則。檔案信息化建設(shè)正全面提速，更將積極推進(jìn)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，著力提升檔案信息化應(yīng)用層次。檔案信息數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)全國(guó)乃至全球信息共享的必經(jīng)之道。

檔案管理；數(shù)字化；信息共享

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用，電子文件正實(shí)實(shí)在在地進(jìn)入我們的生活和工作中。自1946年世界上出現(xiàn)第一臺(tái)數(shù)字計(jì)算機(jī)以來(lái)，信息技術(shù)的發(fā)展可謂日新月異，呈現(xiàn)出信息傳遞和交換的網(wǎng)絡(luò)化、高速化、雙向化、多媒體化，信息存儲(chǔ)的大容量化，信息處理的實(shí)時(shí)化與智能化的趨勢(shì)。檔案事業(yè)自身的發(fā)展需要引進(jìn)云時(shí)代等現(xiàn)代化信息管理手段。紙質(zhì)檔案載體壽命有限，對(duì)檔案管理方式的沖擊無(wú)一不需要利用現(xiàn)代化、科技化、信息技術(shù)來(lái)化解。有利于檔案資源信息化工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，開(kāi)拓檔案工作領(lǐng)域；有利于提高檔案信息工作質(zhì)量和效率，開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的新途徑、新方法為各行各業(yè)提供更多更好的服務(wù)。作為人類(lèi)記憶的管理人，檔案工作者被賦予這一神圣職責(zé)。

電子文件管理規(guī)劃直接關(guān)系到國(guó)家或組織對(duì)電子文件管理的總體思路發(fā)展水平。我國(guó)已將研究制定電子文件管理規(guī)劃作為我國(guó)檔案信息化發(fā)展的重點(diǎn)。電子文件是電子檔案的前身，文件處理部門(mén)對(duì)電子文件保管的責(zé)任意識(shí)和歸檔前規(guī)范處理，直接關(guān)系到檔案部門(mén)管理歸檔電子文件的效能和水平。根據(jù)“前端控制”的思想，能在一定程度上預(yù)測(cè)社會(huì)和技術(shù)的發(fā)展方案，并采取積極的措施，這樣才能使電子文件的管理有超前性和預(yù)見(jiàn)性。

我國(guó)在許多政策性、計(jì)劃性文件中，已充分考慮到電子文件管理的發(fā)展和規(guī)劃問(wèn)題。結(jié)合《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》的實(shí)施。2016年在檔案“存量數(shù)字化、增量電子化”方面取得新成果，進(jìn)一步完善電子文件歸檔以及電子檔案管理規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，我國(guó)檔案信息化建設(shè)正全面提速，更將積極推進(jìn)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，著力提升檔案信息化應(yīng)用層次。

在“存量數(shù)字化”方面，中國(guó)第二歷史檔案館以及遼寧、安徽、福建、山東、南京等省市檔案館全年檔案數(shù)字化量均超1000萬(wàn)畫(huà)幅。在“增量電子化”方面，國(guó)家檔案局發(fā)布了《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》。企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理工作已納入國(guó)家《電子商務(wù)“十三五”發(fā)展規(guī)劃》和《促進(jìn)電子商務(wù)發(fā)展三年行動(dòng)實(shí)施方案（2016—2018）》。積極研究和探索國(guó)家信息化建設(shè)過(guò)程中相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)在檔案行業(yè)的應(yīng)用，著力提升檔案信息化應(yīng)用層次，從檔案資源入手，抓住關(guān)鍵，精準(zhǔn)發(fā)力，逐步解決檔案數(shù)字化率偏低、信息共享度較差等問(wèn)題。

在行業(yè)內(nèi)，傳統(tǒng)的藍(lán)圖提交方式，已不能適應(yīng)建筑業(yè)信息化的要求，為提高建設(shè)工程信息化水平和設(shè)計(jì)質(zhì)量，根據(jù)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部《關(guān)于推進(jìn)建筑業(yè)發(fā)展和改革的若干意見(jiàn)》等精神，逐步推進(jìn)工程圖紙數(shù)字化。城建檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。為了加強(qiáng)城市建設(shè)檔案管理，充分發(fā)揮城建檔案在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理中的作用，上海城市建設(shè)檔案館編制了上海市工程建設(shè)規(guī)范建設(shè)項(xiàng)目（工程）竣工檔案編制技術(shù)規(guī)范；上海市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)管理委員會(huì)同市規(guī)劃國(guó)土資源局共同制定了《上海市工程設(shè)計(jì)、施工及竣工圖數(shù)字化和白圖交付實(shí)施要點(diǎn)》，這一系列的推進(jìn)都是為了保證工程圖紙數(shù)字化和白圖交付的順利實(shí)施。

一、關(guān)于工程圖紙交付

每個(gè)建設(shè)項(xiàng)目（工程）應(yīng)編制一套工程電子檔案，報(bào)送市或區(qū)（縣）規(guī)劃行政主管部門(mén)。房屋建筑工程提交審批審查或竣工歸檔的電子圖紙文件目錄和文件名按《房屋建筑工程電子圖紙目錄和文件命名規(guī)則》命名和文件結(jié)構(gòu)要求存儲(chǔ)，其他工程參照?qǐng)?zhí)行。提交白圖的內(nèi)容和份數(shù)，按照相應(yīng)事項(xiàng)的辦事指南執(zhí)行。提交城建檔案館歸檔的，應(yīng)當(dāng)增添EXCEL等格式的電子圖紙文件目錄清單，按“項(xiàng)目總目錄、單體建筑目錄和專(zhuān)業(yè)目錄”的順序，形成目錄名和文件名。建設(shè)單位提交城建檔案館竣工歸檔的白圖，并同時(shí)提交紙張和墨跡耐久性檢測(cè)報(bào)告。非通用文件格式的電子文件，收集時(shí)應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式，如遇到無(wú)法轉(zhuǎn)換的問(wèn)題，則應(yīng)將其紙質(zhì)文件掃描，掃描型電子文件應(yīng)以TIFF文件為通用格式。在無(wú)法獲取紙質(zhì)文件對(duì)應(yīng)的電子文件的情況下，應(yīng)掃描該紙質(zhì)文件，并收集掃描后的圖像文件。自2017年1月1日起，城建檔案館不再接收打印的數(shù)字藍(lán)圖歸檔。

二、關(guān)于電子圖紙格式

應(yīng)包含兩類(lèi)格式的工程電子文件，并應(yīng)符合下列規(guī)定：第一類(lèi)是按照要求收集、整理、組卷后形成多種格式的工程電子文件。第二類(lèi)是把前一類(lèi)格式轉(zhuǎn)換成TIFF格式后的工程電子文件，TIFF形成文件的壓縮方式應(yīng)為Group4，分辨率應(yīng)為300dpi、黑白模式。并且同時(shí)規(guī)定工程電子檔案與相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的工程文件應(yīng)同時(shí)歸檔。工程電子檔案的存儲(chǔ)載體應(yīng)為一次性寫(xiě)入光盤(pán)。磁帶、可擦寫(xiě)光盤(pán)、硬磁盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)、優(yōu)盤(pán)、軟磁盤(pán)等不宜作為長(zhǎng)期保存電子檔案的載體。電子圖紙應(yīng)當(dāng)包含圖紙、說(shuō)明和計(jì)算書(shū)等文件，交付格式為PDF格式，考慮目前計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)等軟件的實(shí)際，宜采用ISO32000—1：2008（PDF1.7）格式，在確保導(dǎo)出的PDF電子圖紙無(wú)信息丟失、無(wú)內(nèi)容不一致等情況下，可使用PDF1.4及以上版本格式的電子圖紙。相關(guān)管理部門(mén)根據(jù)審查審批需要，規(guī)定提供其他格式的電子圖紙文件，建設(shè)單位可在合同中約定增加提供其他格式電子圖紙文件。

三、關(guān)于數(shù)字證書(shū)和數(shù)字簽名

1.單位和個(gè)人用于數(shù)字簽名的證書(shū)應(yīng)當(dāng)辦理和使用上海市數(shù)字證書(shū)認(rèn)證中心頒發(fā)的企業(yè)和個(gè)人的數(shù)字證書(shū)。數(shù)字證書(shū)應(yīng)當(dāng)在企業(yè)資質(zhì)和個(gè)人注冊(cè)有效的情況下使用。

2.設(shè)計(jì)企業(yè)及其項(xiàng)目負(fù)責(zé)人用于工程圖紙數(shù)字簽名的數(shù)字證書(shū)應(yīng)當(dāng)辦理電子出圖章和電子個(gè)人執(zhí)業(yè)章，不實(shí)行注冊(cè)執(zhí)業(yè)人員負(fù)責(zé)的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人辦理個(gè)人手寫(xiě)簽名電子章。

3.施工企業(yè)和監(jiān)理企業(yè)用于竣工圖數(shù)字簽名的數(shù)字證書(shū)無(wú)須辦理電子竣工圖章，其注冊(cè)建造師（施工企業(yè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）和總監(jiān)理工程師應(yīng)當(dāng)辦理帶個(gè)人手寫(xiě)簽名電子章的個(gè)人數(shù)字證書(shū)。

4.電子出圖章和個(gè)人執(zhí)業(yè)章根據(jù)企業(yè)資質(zhì)和個(gè)人執(zhí)業(yè)注冊(cè)等信息，系統(tǒng)按《企業(yè)和個(gè)人電子印章樣式》生成。

5.統(tǒng)一刻制的企業(yè)出圖章和個(gè)人注冊(cè)執(zhí)業(yè)章不變，用于外省市以及未實(shí)施數(shù)字化交付的環(huán)節(jié)和工程項(xiàng)目。

6.施工企業(yè)和監(jiān)理企業(yè)在竣工圖上數(shù)字簽名后，電子圖紙生成帶單位名稱(chēng)的竣工圖專(zhuān)用圖簽，施工單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和監(jiān)理單位總監(jiān)理工程師使用個(gè)人數(shù)字證書(shū)簽名，在竣工圖圖簽上生成個(gè)人簽名。與電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性相關(guān)的具有法律效力的數(shù)字簽名必須一同收集，并應(yīng)能夠以標(biāo)記顯示于打開(kāi)后的文件之中。

7.企業(yè)和個(gè)人可使用免費(fèi)的數(shù)字簽名軟件進(jìn)行數(shù)字簽名。簽名軟件分工程設(shè)計(jì)、施工圖審查和竣工圖三個(gè)版本，分別用于工程設(shè)計(jì)、施工圖審查、竣工圖數(shù)字簽名。設(shè)計(jì)企業(yè)、審圖機(jī)構(gòu)、施工企業(yè)和監(jiān)理企業(yè)分別下載相應(yīng)軟件進(jìn)行簽名。企業(yè)使用簽名軟件前，應(yīng)當(dāng)正確設(shè)置電子印章（印鑒）位置，圖紙上其他圖簽由企業(yè)按相關(guān)規(guī)定確定和簽署。

國(guó)家建設(shè)工程、項(xiàng)目電子檔案的整理組織和排序可按紙質(zhì)檔案文件整理要求進(jìn)行并與紙質(zhì)檔案建立關(guān)聯(lián)，編制電子目錄也應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定：

1.應(yīng)制作多級(jí)目錄文件用以間隔和索引電子檔案。第一級(jí)為著錄表目錄和單體表目錄；第二級(jí)為案卷目錄；第三級(jí)為卷內(nèi)文件級(jí)目錄。第三級(jí)目錄的文件格式宜采用通用的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件格式，目錄文件應(yīng)固定放在存儲(chǔ)介質(zhì)的根目錄下。

2.目錄的命名和內(nèi)容應(yīng)符合下列規(guī)定：（1）著錄表目錄文件名應(yīng)規(guī)定為main，每個(gè)項(xiàng)目產(chǎn)生一條記錄。（2）單體表目錄文件名應(yīng)規(guī)定為unit，每個(gè)單體產(chǎn)生一條記錄，根據(jù)建設(shè)工程類(lèi)別的不同，可分別形成建筑工程單體表和市政工程單體表。（3）案卷目錄文件名應(yīng)規(guī)定為file，每個(gè)案卷產(chǎn)生一條記錄，每條記錄應(yīng)注明其所在的項(xiàng)目。（4）卷內(nèi)目錄文件名應(yīng)規(guī)定為detail，即文件級(jí)目錄，每條記錄應(yīng)注明其所在的項(xiàng)目和案卷。

3.著錄表目錄、案卷目錄、卷內(nèi)文件級(jí)目錄的具體構(gòu)成應(yīng)符合相關(guān)規(guī)范、規(guī)定。

四、總結(jié)

綜上所述，檔案資源的存量數(shù)字化作為檔案管理的推進(jìn)與延伸環(huán)節(jié)，結(jié)合現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展的特點(diǎn)并進(jìn)行了適當(dāng)調(diào)整，為各行各業(yè)提供有效的檔案信息資料，為社會(huì)提供的一項(xiàng)制度性公共產(chǎn)品，這也是我們檔案工作者不斷探索和追求的目標(biāo)。數(shù)字化的檔案信息可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)實(shí)現(xiàn)異地的遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)利用，在較大區(qū)域范圍內(nèi)深化合作，為需求者提供方便、快捷、高效的檔案信息服務(wù)方式和途徑。實(shí)現(xiàn)不同行業(yè)、不同領(lǐng)域檔案信息的有機(jī)銜接、資源共享，攜手打造利益共同體、責(zé)任共同體和命運(yùn)共同體。檔案信息的數(shù)字化越來(lái)越成為檔案管理發(fā)展的主要方向，因?yàn)槠湎到y(tǒng)性、開(kāi)放性，不局限于某個(gè)領(lǐng)域，全方位秉持開(kāi)放的區(qū)域原則。檔案信息數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)全國(guó)乃至全球信息共享的必經(jīng)之道，檔案信息的數(shù)字化就是實(shí)現(xiàn)檔案信息共享的最根本的服務(wù)工作，最終成為不設(shè)門(mén)檻、沒(méi)有壁壘，盡快建立共享、共商、合作、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)機(jī)制，如建立“檔案數(shù)字化”協(xié)調(diào)委員會(huì)等機(jī)制，有力支撐共商、共建、共享原則的深入實(shí)施。