事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

文/青州市計(jì)劃生育服務(wù)站 趙紅梅

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

文/青州市計(jì)劃生育服務(wù)站 趙紅梅

隨著社會(huì)的發(fā)展和變化，事業(yè)單位檔案的數(shù)量在不斷增多，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，為了更好地完成這項(xiàng)工作，轉(zhuǎn)變事業(yè)單位檔案管理工作的形式是非常有必要的。目前，很多事業(yè)單位采用了信息化的檔案管理模式，這種新型的管理模式有利于事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展，提升檔案管理的整體效率。本文主要分析了事業(yè)單位檔案管理信息化的現(xiàn)狀，并提出了檔案管理信息化的相應(yīng)策略。

事業(yè)單位；檔案管理；信息化

檔案管理是事業(yè)單位的一項(xiàng)重要工作，檔案管理的質(zhì)量直接影響著事業(yè)單位綜合質(zhì)量的提升。在傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理中，主要的管理方式是人工管理，瑣碎的管理工作對(duì)管理人員提出了更嚴(yán)格的要求，很少有人能夠勝任這項(xiàng)工作。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理逐漸朝著信息化方向發(fā)展，這不僅簡(jiǎn)化了檔案管理的程序，還大大提升了工作人員的工作效率，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作效率的提高。由此可見(jiàn)，加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)是非常有必要的。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化的重要性

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中主要是利用信息化的技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的創(chuàng)新，充分利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，讓檔案管理的相關(guān)工作更好地融為一體，促進(jìn)檔案管理整體效率的提升。檔案管理信息化在事業(yè)單位的發(fā)展中扮演著非常重要的角色：第一，信息化的檔案管理最主要的特點(diǎn)就是檔案管理的形式，在信息化時(shí)代背景下，事業(yè)單位檔案管理大多是電子檔，這很大程度提升了檔案管理工作的效率。第二，傳統(tǒng)的檔案管理模式很容易受到外界因素的影響，其中人為因素是最為嚴(yán)重的，檔案管理人員工作的失誤可能會(huì)造成整個(gè)檔案的遺失或者破壞；因此信息化的事業(yè)單位檔案管理可以提高檔案的安全性、準(zhǔn)確性和完整性，對(duì)檔案管理效率的提升有積極的影響作用。

二、事業(yè)單位檔案管理工作信息化的問(wèn)題

（一）合理開(kāi)發(fā)檔案信息資源。在事業(yè)單位的檔案管理中，積極更新和采集檔案信息資源是非常重要的步驟，這是保證檔案信息真實(shí)有效的必要途徑。從目前的狀況來(lái)看，事業(yè)單位并沒(méi)有很好地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，在檔案管理過(guò)程中容易出現(xiàn)很多重復(fù)的工作，影響檔案工作信息化的質(zhì)量提升。另外很多事業(yè)單位沒(méi)有重視檔案信息資源的開(kāi)放，忽視了對(duì)檔案資源的利用。

（二）缺乏必要的檔案信息內(nèi)容的安全措施。檔案管理是一件復(fù)雜而瑣碎的工作，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案的信息化不是短時(shí)間內(nèi)就能完成的，這是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程。事業(yè)單位中很多檔案資料都具有機(jī)密性，管理人員在處理相關(guān)資料檔案的時(shí)候應(yīng)該注意保密工作，在檔案管理工作逐漸信息化的過(guò)程中，單位很容易忽視安全這個(gè)問(wèn)題，沒(méi)有設(shè)置嚴(yán)格的進(jìn)入程序，給很多電腦黑客提供了機(jī)會(huì)，導(dǎo)致單位機(jī)密性檔案的丟失，這是目前事業(yè)單位檔案管理工作信息化存在的主要問(wèn)題，希望相關(guān)的事業(yè)單位能夠引起重視，嚴(yán)格制定保護(hù)檔案信息內(nèi)容的安全措施，有效保障事業(yè)單位機(jī)密性檔案的安全。

（三）信息化平臺(tái)的利用率低。對(duì)于一個(gè)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，建設(shè)信息化的平臺(tái)是非常有必要的，有助于員工更好地查詢(xún)自己需要查詢(xún)的信息，實(shí)現(xiàn)獲取信息的有效性。但是事業(yè)單位信息化平臺(tái)的建設(shè)與利用卻不一致，單位沒(méi)有對(duì)信息平臺(tái)進(jìn)行有效的利用，信息的更新、信息的有效性和信息的二次開(kāi)發(fā)等還存在很多問(wèn)題，開(kāi)發(fā)力度沒(méi)有達(dá)到最好。

三、事業(yè)單位檔案管理工作信息化建設(shè)途徑

（一）制定規(guī)范的檔案管理工作制度。事業(yè)單位與一般的企業(yè)不一樣，它具備一定的特殊性，因此在事業(yè)單位的檔案管理工作中應(yīng)該遵循一定的法律法規(guī)，規(guī)范的檔案管理工作制度是檔案管理工作信息化的基礎(chǔ)。不同的事業(yè)單位有不同的狀況，在制定相關(guān)規(guī)范的時(shí)候應(yīng)該從自身的情況出發(fā)，制定的制度與單位的發(fā)展相適應(yīng)，這是目前事業(yè)單位檔案管理工作信息化建設(shè)的重要途徑。

（二）注重信息資源的安全性。事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期系統(tǒng)的工作，在短時(shí)間內(nèi)是難以達(dá)到信息化的高效建設(shè)的，因此在檔案信息化建設(shè)的初期，要將紙質(zhì)的檔案與電子信息資料進(jìn)行對(duì)比，保證所有檔案信息的完整和有效，由此可見(jiàn)，傳統(tǒng)的檔案管理工作在檔案信息化前期同樣扮演著重要的角色。另外，在檔案信息化的建設(shè)過(guò)程中，網(wǎng)絡(luò)的安全也是必須考慮的因素，數(shù)據(jù)信息的安全、網(wǎng)絡(luò)病毒防范、檔案信息權(quán)限管理設(shè)置等都是重要的安全因素，應(yīng)該被充分考慮在內(nèi)，單位可以采取網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)控制的措施，避免其他非法使用和訪問(wèn)檔案信息資料的現(xiàn)象發(fā)生，保證單位的檔案信息和資料的安全，這是目前網(wǎng)絡(luò)安全防范最重要的策略。

（三）建立健全完善的信息化管理平臺(tái)。在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，首先要建立完善的信息化管理平臺(tái)，提升對(duì)平臺(tái)的利用率，這是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然要求。信息化管理平臺(tái)涉及的范圍更加全面，它將單位內(nèi)部和外部的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)聯(lián)系起來(lái)，突破了傳統(tǒng)局限于檔案管理部門(mén)間的工作，充分發(fā)揮了檔案信息化管理平臺(tái)的作用和意義。

四、結(jié)語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，在事業(yè)單位的發(fā)展中，檔案管理工作是非常重要的，相關(guān)的工作人員應(yīng)該積極借鑒先進(jìn)的管理理念，在實(shí)際的單位檔案管理中融入新的管理理念，為事業(yè)單位檔案管理體系提供更好的發(fā)展機(jī)會(huì)，促進(jìn)事業(yè)單位更加穩(wěn)定長(zhǎng)遠(yuǎn)地發(fā)展。

[1]成立立,李偉.檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題與解決措施[J].黑龍江科技信息,2012(04).

[2]陳均海.事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(19).