檔案信息化管理存在的問(wèn)題與措施

文/延安市安塞區(qū)政府電子政務(wù)辦公室 邊曉紅

檔案信息化管理存在的問(wèn)題與措施

文/延安市安塞區(qū)政府電子政務(wù)辦公室 邊曉紅

信息技術(shù)在檔案管理工作中起著重要的作用，各級(jí)檔案部門(mén)也對(duì)檔案信息化管理高度重視，在管理過(guò)程中積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，檔案管理信息化程度越來(lái)越高。檔案服務(wù)效率和管理水平也因檔案部門(mén)信息技術(shù)的運(yùn)用而提高。有些地方和部門(mén)同時(shí)建立了數(shù)字化的檔案館，培養(yǎng)管理人才，開(kāi)發(fā)檔案管理軟件，這些措施都為政府的決策和社會(huì)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供了重要的依據(jù)。我國(guó)在檔案信息化管理的過(guò)程中，雖然取得了令人驕傲的成績(jī)，但是也存在著一些問(wèn)題，需要進(jìn)一步完善。

檔案；信息化管理；問(wèn)題；措施

隨著社會(huì)的進(jìn)步，信息化的不斷發(fā)展，各行各業(yè)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用也越來(lái)越普遍，人們的生產(chǎn)生活已經(jīng)離不開(kāi)信息技術(shù)。這些年，我國(guó)在檔案信息化建設(shè)中逐漸加快了步伐。每個(gè)單位和部門(mén)首要的任務(wù)就是檔案管理工作。信息技術(shù)在檔案管理工作中起著重要的作用，各級(jí)檔案部門(mén)也對(duì)檔案信息化管理高度重視，在管理過(guò)程中積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，檔案管理信息化程度越來(lái)越高。檔案服務(wù)效率和管理水平也因檔案部門(mén)信息技術(shù)的運(yùn)用而提高。有些地方和部門(mén)同時(shí)建立了數(shù)字化的檔案館，培養(yǎng)管理人才，開(kāi)發(fā)檔案管理軟件，這些措施都為政府的決策和社會(huì)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供了重要的依據(jù)。我國(guó)在檔案信息化管理的過(guò)程中，雖然取得了令人驕傲的成績(jī)，但是也存在著一些問(wèn)題需要進(jìn)一步完善。

一、檔案信息化管理存在的問(wèn)題

1.我們各單位和部門(mén)首要的問(wèn)題是信息化程度不高，信息資源并沒(méi)有得到充分的利用，檔案信息資源反映出來(lái)的信息量根本不能滿(mǎn)足社會(huì)的需要，信息化管理還需要進(jìn)一步完善。

2.檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境存在安全風(fēng)險(xiǎn)。數(shù)字化的管理本身就存在一定的安全保密問(wèn)題，包括檔案丟失和檔案信息泄密的問(wèn)題，網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)軟件管理系統(tǒng)自身存在的技術(shù)原因也是信息安全的風(fēng)險(xiǎn)之一。

3.檔案信息化管理說(shuō)到底是人的行為在操作，所以需要專(zhuān)業(yè)化人才。檔案信息化管理的成敗是人才的培養(yǎng)與建設(shè)，但是我國(guó)的檔案信息化管理對(duì)人才的需求與人才的數(shù)量是很不平衡的，目前對(duì)在崗的工作人員也沒(méi)有明確的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，這就造成了工作人員的業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)參差不齊。

二、檔案信息化管理的措施

1.在檔案信息化建立之時(shí)，我們就要清楚建設(shè)網(wǎng)站的目的是什么，我們建設(shè)網(wǎng)站的目的就是服務(wù)于民，網(wǎng)站的設(shè)計(jì)很重要，所以我們就要考慮大家登錄網(wǎng)站最想干什么，最想了解到哪方面的信息，我們要根據(jù)訪(fǎng)問(wèn)者的需要來(lái)制作網(wǎng)站內(nèi)容。想要吸引大家瀏覽，準(zhǔn)確而充足的信息動(dòng)態(tài)是關(guān)鍵。檔案信息資源要豐富但適中，不能讓人感覺(jué)眼花繚亂，分類(lèi)要準(zhǔn)確。使檔案信息資源得到充分利用，滿(mǎn)足社會(huì)的需要。檔案信息化的完成必須要投入大量的人力、物力來(lái)保障數(shù)據(jù)信息管理設(shè)施的配置，用資金的投入來(lái)帶動(dòng)和加快檔案信息化的進(jìn)程，這需要和上級(jí)主管部門(mén)的積極溝通，想方設(shè)法地加快檔案信息化的發(fā)展。

2.我們首先要對(duì)管理人員和檔案信息化管理負(fù)責(zé)人。對(duì)管理人員進(jìn)行思想品德審查，禁止品質(zhì)不好的人、對(duì)工作不負(fù)責(zé)任的人參與到電子文件管理的工作崗位中來(lái)。把責(zé)任都落到實(shí)處，從源頭上確保電子檔案的安全性。思想教育工作要常抓不懈，使工作人員養(yǎng)成對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度和一絲不茍的工作作風(fēng)。除了這些，還要建立崗位責(zé)任制，把責(zé)任和任務(wù)落實(shí)到每個(gè)人，保障檔案信息化的安全性和有效性。建立完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)于非法操作查看電子檔子黨的人員應(yīng)給予懲罰，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)的保密工作。檔案信息化管理的最大威脅就是病毒，管理人員要根據(jù)自己?jiǎn)挝粩?shù)據(jù)庫(kù)建立的實(shí)際情況建立起病毒防護(hù)，不斷升級(jí)病毒防護(hù)網(wǎng)，根據(jù)面對(duì)的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題提出相應(yīng)的解決方法。不斷地對(duì)管理人員進(jìn)行這方面的培訓(xùn)，提高病毒防護(hù)的安全意識(shí)。

3.檔案信息化是由人來(lái)制作和管理的，檔案的信息化管理缺少的就是人才，所以在這方面我們應(yīng)盡快完善崗位制度。使熱愛(ài)崗位有才能的求職者能夠有這個(gè)工作的機(jī)會(huì)，并且有和其他人同臺(tái)競(jìng)爭(zhēng)的機(jī)會(huì)，使每一個(gè)從業(yè)人員在競(jìng)爭(zhēng)的舞臺(tái)中都能有一個(gè)積極進(jìn)取的目標(biāo)。這就要求管理者對(duì)檔案信息實(shí)施科學(xué)的組織管理，現(xiàn)在的檔案管理人員大多沒(méi)有主動(dòng)提高自身水平的意識(shí)，這也影響了檔案信息化管理的進(jìn)程，所以及時(shí)地對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)，不斷研究電子文件和工作機(jī)理，來(lái)應(yīng)對(duì)檔案信息化管理中存在的工作風(fēng)險(xiǎn)顯得尤為重要。因?yàn)榫退隳銚碛辛烁哔|(zhì)量的設(shè)備，沒(méi)有高質(zhì)量的人才，檔案的信息化管理也得不到發(fā)展，人員管理是信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素，檔案管理信息化歸根到底依靠的還是人。依靠的是會(huì)熟練操作計(jì)算機(jī)的人才，并且是愛(ài)崗敬業(yè)的高素質(zhì)的人才。對(duì)檔案信息化管理工作進(jìn)行監(jiān)督能夠提高檔案信息化管理工作的質(zhì)量，保障工作的監(jiān)督和管理過(guò)程，進(jìn)一步推進(jìn)管理工作的規(guī)范。

三、總結(jié)

檔案信息化建設(shè)是各級(jí)檔案部門(mén)順應(yīng)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)的一項(xiàng)重要地舉措，需要科學(xué)地規(guī)劃，建立一套完整的檔案信息化建設(shè)體系，提高檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量。檔案信息化管理對(duì)檔案建設(shè)工作起著舉足輕重的作用，檔案管理信息化建設(shè)雖然取得了一定的成績(jī)，但是還是有一些問(wèn)題需要解決，提出問(wèn)題解決的措施才能順利完成信息化的發(fā)展。綜上所述，要把檔案信息化的建設(shè)與發(fā)展納入檔案工作長(zhǎng)期發(fā)展計(jì)劃，努力做好相關(guān)的工作，加快建設(shè)來(lái)適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。

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