信息化發(fā)展對實(shí)現(xiàn)高校檔案科學(xué)化管理的探討

文/重慶文理學(xué)院檔案館 李興春

信息化發(fā)展對實(shí)現(xiàn)高校檔案科學(xué)化管理的探討

文/重慶文理學(xué)院檔案館 李興春

高校檔案涉及教職員工及學(xué)生、學(xué)校事務(wù)方面的信息，是對高校教育活動的詳細(xì)記錄，它客觀而全方位地真實(shí)再現(xiàn)學(xué)校的運(yùn)行狀態(tài)和教育水平，對于高校的決策管理工作提供了不可替代的信息化資源和依據(jù)，在網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)快速發(fā)展的背景下，高校檔案管理要實(shí)現(xiàn)自身的轉(zhuǎn)變和突破，要由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化、電子化的管理，利用現(xiàn)代信息化技術(shù)高效、快捷的優(yōu)勢，更好地提升高校檔案的科學(xué)化管理。

信息化；高校；檔案；科學(xué)化；管理

高校檔案是對高校教育活動的記錄，具有內(nèi)容豐富、種類繁多的特點(diǎn)，隨著網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的普及性應(yīng)用，高校檔案管理借助于現(xiàn)代信息化技術(shù)，加強(qiáng)自身的科學(xué)化管理，采用快速便捷的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)基礎(chǔ)平臺，提升高校檔案的科學(xué)化管理質(zhì)量和水平。

一、信息化發(fā)展下的高校檔案管理內(nèi)涵及特點(diǎn)

在網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代信息化技術(shù)不斷滲透和融入各個領(lǐng)域的過程中，高校的檔案管理也正在發(fā)生改變，逐漸由紙質(zhì)檔案向電子檔案的方向轉(zhuǎn)變，注重于對高校檔案的信息化采集、歸類、保管、統(tǒng)計(jì)與編輯工作，對高校的檔案信息進(jìn)行完整而科學(xué)的管理，具有自身不可替代的特點(diǎn)，是國家檔案的重要構(gòu)成內(nèi)容，對于高校的繼續(xù)教育、科學(xué)文化教育、科研等工作有極為重要的基礎(chǔ)性作用和意義。

信息化發(fā)展下的高校檔案管理是由專門的檔案管理部門或機(jī)構(gòu)，結(jié)合信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對檔案的合理歸類與整理、保管等，并根據(jù)不同高校檔案管理的現(xiàn)狀及規(guī)律，進(jìn)行科學(xué)化、規(guī)范化、制度化的管理，從而在轉(zhuǎn)變高校檔案信息管理手段、模式和載體的前提下，以信息電子的方式向需求者提供檔案信息服務(wù)，更好地提升高校檔案信息管理的科學(xué)性，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的效益最大化。

二、高校檔案管理中存在的問題和不足

（一）高校的檔案管理制度還有待完善。高校的檔案管理工作存在管理制度的遲滯性，沒有根據(jù)時代的要求加以更新和完善，還仍舊依循原有的管理制度和流程進(jìn)行操作，大多停留于檔案的采集、記錄等初期階段，對于檔案采集流程的制度化還存在欠缺和不完善的地方，導(dǎo)致高校檔案資料在一定程度上的殘缺，降低了高校檔案管理工作的效能。

（二）檔案管理工作存在一定的隨意性。由于高校的檔案管理系統(tǒng)存在于不同的管理層級之間，這些管理層級的檔案管理工作還缺乏無縫對接的模式，存在工作上的隨意性，這就使高校的檔案管理工作出現(xiàn)了斷層現(xiàn)象，難以充分實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的整合。

（三）檔案管理存在不到位的現(xiàn)象。隨著我國高校的擴(kuò)招，高校的規(guī)模也隨之不斷加大，相應(yīng)的，高校的檔案管理工作量也隨之增多。然而，與此相矛盾的是，高校的檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)卻存在滯后的現(xiàn)象，由于高校的檔案管理環(huán)境相對狹窄、設(shè)施陳舊和相對落后，缺乏科學(xué)的檔案管理理念和相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化措施，如防水、防火等。同時，高校的檔案管理工作大多采用紙質(zhì)檔案作為載體，并未普及運(yùn)用信息化技術(shù)，這也使檔案管理工作存在不到位的現(xiàn)象，無法滿足信息化時代的要求。

（四）高校檔案管理人員的專業(yè)性還有待提升。在高校的檔案管理工作之中，檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)是極為重要的基礎(chǔ)前提，然而，在高校的檔案管理工作中存在隊(duì)伍的專業(yè)性不足的缺陷，部分檔案管理工作人員的工作積極性不高，對于檔案管理工作不夠重視，也不具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，這就使高校的檔案管理工作的專業(yè)性相對偏低，對于檔案的完整性、規(guī)范性管理帶來較大的阻力。

（五）高校檔案信息的采集范疇相對狹窄。在高校的檔案管理過程中，大多局限于對紙質(zhì)檔案資料的采集和整理，而對電子信息的音視頻檔案資料的采集卻相對有限，這就使高校檔案信息的采集范疇相對縮小，無法完整地采集高校的檔案信息，降低了高校檔案管理工作的科學(xué)性。

三、信息化發(fā)展趨勢下高校檔案的科學(xué)化管理路徑探索

（一）健全和規(guī)范高校檔案管理制度。為了更好地促進(jìn)高校檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理，要從高校檔案的科學(xué)化管理制度入手，具體來說，應(yīng)當(dāng)包括以下幾個方面：1.正確地認(rèn)識高校檔案管理工作的地位和意義，樹立客觀、正確的檔案管理觀念和思想，并將檔案管理工作納入高校的工作規(guī)劃之中，提升和增強(qiáng)高校檔案管理工作意識。2.做好高校各部門、層級的檔案管理協(xié)調(diào)工作，要在精簡機(jī)構(gòu)的前提下，明確各部門、層級檔案管理工作的權(quán)責(zé)，健全檔案管理機(jī)制，更好地提升高校檔案管理的工作效率，使高校的檔案管理工作在科學(xué)而完善的檔案管理制度前提下，有條不紊地展開。3.完善高校檔案管理相關(guān)制度。在高校檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化建設(shè)過程中，要確立檔案資料信息化采集和歸檔制度，實(shí)現(xiàn)對檔案資料的信息化操作和管理；同時，還要完善高校檔案信息資料安全制度體系，要及時更新高校檔案信息管理系統(tǒng)，注重高校檔案信息的安全與完整，不斷提升高校檔案信息安全體系的防護(hù)等級，避免高校檔案信息數(shù)據(jù)的泄密和丟失現(xiàn)象。

（二）加大高校檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度。為了更好地實(shí)現(xiàn)對高校檔案的管理，要提供基礎(chǔ)設(shè)施的物質(zhì)支撐和基礎(chǔ)前提，要修繕高校檔案管理的防火、防水等基礎(chǔ)設(shè)施，建構(gòu)和優(yōu)化高校檔案信息資料存放的場所及環(huán)境，為高校檔案的科學(xué)化管理提供堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)前提和基礎(chǔ)。

（三）全面實(shí)現(xiàn)高校檔案的信息化管理。在高校檔案的科學(xué)化管理進(jìn)程中，要全方位實(shí)現(xiàn)高校檔案的信息化管理，要對高校檔案信息加以有效的整合，不僅要注重檔案信息內(nèi)容的整合與優(yōu)化，還要實(shí)現(xiàn)高校檔案結(jié)構(gòu)的整合與優(yōu)化。同時，要實(shí)現(xiàn)高校檔案信息的數(shù)字化，以計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)為支撐和依托，形成涵蓋高校檔案所有信息的數(shù)字資源庫群，完善高校檔案信息化查詢系統(tǒng)、下載平臺，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的數(shù)字化管理。另外，還要實(shí)現(xiàn)高校檔案信息的資料共享化，以信息的共享利用為終極目標(biāo)，在保護(hù)個人檔案資料隱私的前提下，實(shí)現(xiàn)檔案信息資料的共享與開發(fā)利用，為高校的科研、教育等領(lǐng)域提供有力的信息支撐，并在標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式下深化高校檔案信息材料的共享化程度，增強(qiáng)和推動高校檔案的社會服務(wù)職能。

（四）提升高校檔案信息管理工作隊(duì)伍的整體素質(zhì)。在高校檔案信息資料的科學(xué)化管理建設(shè)過程中，檔案信息管理工作隊(duì)伍的整體素質(zhì)是極為關(guān)鍵的前提條件，要建立專業(yè)化的檔案管理工作隊(duì)伍，注重選拔和選取具有檔案管理專業(yè)背景的管理人員，要求檔案管理人員具有系統(tǒng)化的檔案認(rèn)知能力和工作管理的勝任能力，能夠?qū)崿F(xiàn)對高校檔案的科學(xué)化、信息化管理。同時，還要培訓(xùn)和提升高校檔案信息管理工作人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，增強(qiáng)檔案管理人員的工作責(zé)任心和道德觀念，加強(qiáng)對檔案管理工作人員的思想道德修養(yǎng)教育，并采用科學(xué)而規(guī)范的考評制度體系，督促和促進(jìn)檔案管理工作人員的素質(zhì)提升，為高校檔案的科學(xué)化建設(shè)提供強(qiáng)有力的人才隊(duì)伍支持。

四、結(jié)束語

綜上所述，高校檔案管理工作對于高校的科研教育有不可忽視的重要意義和功能，在當(dāng)前信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)普及和發(fā)展的背景下，高校檔案要與高校教育實(shí)踐相結(jié)合，完善自身的檔案管理信息化制度體系，加大對高校檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施投入，提升檔案管理工作隊(duì)伍的整體素質(zhì)，更好地促進(jìn)高校檔案的科學(xué)化管理。

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