基于網絡環(huán)境下企業(yè)檔案信息化建設的對策研究

文/雅礱江流域水電開發(fā)有限公司二灘水力發(fā)電廠 肖玲

基于網絡環(huán)境下企業(yè)檔案信息化建設的對策研究

文/雅礱江流域水電開發(fā)有限公司二灘水力發(fā)電廠 肖玲

文章以網絡大環(huán)境作為主要背景，首先說明了對電力發(fā)電企業(yè)而言，檔案信息化建設具有的重要意義，然后又列舉了檔案信息化建設現(xiàn)階段存在的幾點不足，最后通過理論與實際相結合的方式，有針對性地提出了彌補電力發(fā)電企業(yè)檔案信息化建設不足的有效措施，希望能夠在某些方面為相關人員提供幫助。

網絡大環(huán)境；電力發(fā)電企業(yè)；檔案信息化建設

對電力發(fā)電企業(yè)而言，檔案信息化建設的含義指的是，電力發(fā)電企業(yè)根據實際情況對科學的管理方法和組織思想加以利用，對現(xiàn)有的有效資源和互聯(lián)網技術進行科學利用，完成對企業(yè)檔案管理進行全面建設的工作，以此來保證對電力發(fā)電企業(yè)內部的檔案信息進行科學整理，并在最大限度上強化信息資源處理、傳輸的數字化和網絡化。實踐結果表明，檔案信息化建設不僅能夠提高相關工作的效率，還能夠為電力發(fā)電企業(yè)提供更加信息化的檔案管理方案。

一、檔案信息化建設對企業(yè)的意義

對電力發(fā)電企業(yè)而言，想要實現(xiàn)企業(yè)的信息化，關鍵步驟在于對檔案進行信息化管理，可以說檔案信息化管理與企業(yè)發(fā)展命脈之間存在著直接聯(lián)系。電力發(fā)電企業(yè)所涉及行業(yè)和工作內容的特點決定了與其他企業(yè)相比，在檔案信息方面稍顯復雜，管理人員如果想要通過提高服務質量的方式，促進企業(yè)管理水平的提高，加快信息化管理的步驟是很有必要的。管理人員應當根據企業(yè)實際情況對檔案人員進行相應的削減，這樣做可以提高檔案管理工作效率，促使檔案管理部門的管理模式由傳統(tǒng)向現(xiàn)代進行轉化。實踐結果表明，檔案信息化建設相關工作的順利開展，不僅能夠使企業(yè)檔案資源得以最大化發(fā)揮，還能夠實現(xiàn)企業(yè)檔案資源的實時、有效共享。

二、企業(yè)檔案信息化建設存在的不足

（一）不具備對檔案進行信息化管理的條件。通過調查可以發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段，部分電力發(fā)電企業(yè)在開展檔案的信息化管理工作時，存在資金不足、人才稀缺、不具備投資條件等諸多問題。另外，缺少基礎環(huán)節(jié)、人們重視程度不夠、認知存在偏差、信息化程度較低等情況同樣不容忽視。對于正處于轉型關鍵時期的企業(yè)而言，管理人員往往存在忽略檔案管理工作重要性的問題，自然也就不存在加大投資力度的主觀意愿。總的來說，我國絕大多數電力發(fā)電企業(yè)均面臨著缺乏資金以及技術支持的困境，檔案管理工作因此而處于停滯不前的狀態(tài)。這對于企業(yè)的發(fā)展和行業(yè)的進步來說，都是非常不利的。

（二）檔案信息化管理缺乏均衡性。調查結果表明，大部分電力發(fā)電企業(yè)，在開展與檔案信息化建設相關的工作時，均存在缺乏有效管理的問題，甚至有少數企業(yè)存在尚未針對企業(yè)檔案開展管理工作的情況。另外，電力發(fā)電企業(yè)內部裁員的問題，也會在一定程度上對檔案部門工作的開展產生影響，進而對企業(yè)發(fā)展帶來危害。對電力發(fā)電企業(yè)而言，檔案管理工作一旦受到危害，就無法保證信息化建設工作的高效開展。對上文所提及的內容進行歸納可得出以下結論：檔案信息化管理缺乏均衡性，會給檔案管理信息化相關的建設工作帶來無法忽視的影響。

三、彌補企業(yè)檔案信息化建設不足的有效措施

（一）管理人員需要對檔案的信息化管理引起足夠重視。想要保證檔案信息化的建設工作取得應有的成果，電力發(fā)電企業(yè)內部管理人員需要對相關管理工作的設計引起足夠重視，根據企業(yè)實際情況對管理軟件進行研發(fā)，并在實踐過程中不斷完善，真正做到將企業(yè)檔案與企業(yè)內部其他部門的管理工作進行結合。實踐結果表明，將企業(yè)檔案與部門管理相結合，能夠在最大程度上對檔案整合、傳遞、控制和歸檔工作的開展效率加以保證。在對檔案的信息化管理工作進行設計時，管理人員應當對循序漸進的分層設計原則進行嚴格遵守，保證根據相關工作所建立系統(tǒng)的全面性和科學性，為檔案信息化管理工作的順利進行奠定基礎。

（二）強化對檔案進行管理的力度。對檔案管理力度進行強化的目的，是保證電力發(fā)電企業(yè)所應用檔案管理系統(tǒng)，能夠在最大程度上保證相關系統(tǒng)能夠在網絡的大環(huán)境中實現(xiàn)其應有的信息化。想要達到上述目標，需要電力發(fā)電企業(yè)在開展檔案管理活動的過程中，結合自身實際情況對多媒體技術進行科學利用，通過不斷升級管理系統(tǒng)的方法，保證數據庫信息的實時、高效更新，這樣不僅是為檔案管理工作順利開展提供應有的基本保障，更是為檔案管理工作的集中處理以及統(tǒng)一規(guī)劃提供便利。避免企業(yè)檔案資源被聚集在某一點之上，強化檔案管理工作在電力發(fā)電企業(yè)發(fā)展過程中具有的實際作用。能夠對檔案進行管理的電子系統(tǒng)，以其較高的技術含量，為企業(yè)發(fā)展開辟了更加廣闊的天地，可以說正是由于電子管理系統(tǒng)的存在，才使檔案管理工作實現(xiàn)了真正的自動化，將電子系統(tǒng)應用在企業(yè)檔案管理工作的過程中，最突出的作用在于對檔案信息的全方位保護。除此之外，在傳統(tǒng)觀念中對檔案信息進行記錄的載體為紙張，但是對由大量紙張所構成的書面材料進行保管，不僅工作量較大，工作難度也更高，當然，對大量紙張進行存放需要耗費的空間也會在某種程度上導致企業(yè)不必要支出金額的增加。與傳統(tǒng)記錄方法相比較而言，電子檔案系統(tǒng)無論是在所占據空間還是在查閱便捷程度方面，都具有明顯的優(yōu)勢，由此可以看出，電子檔案系統(tǒng)的合理應用，在很大程度上起到了節(jié)約企業(yè)資源的作用。

（三）構建與企業(yè)實際情況相契合的檔案管理制度。在網絡的大環(huán)境下，想要實現(xiàn)企業(yè)快速、穩(wěn)定的發(fā)展，管理人員應當將工作重心放在構建與企業(yè)實際情況相契合的檔案管理制度方面，通過構建制度的方式，促使企業(yè)檔案管理工作向更加規(guī)范、更加標準的方向前進。規(guī)范化、標準化和制度化不僅是保證電力發(fā)電企業(yè)順利開展檔案建設工作的核心要求，更是檔案建設過程中不可缺少的條件，因此，對電力發(fā)電企業(yè)而言，對檔案管理制度進行構建是很有必要的。

（四）提高管理人員整體素質與水平。想要保證在網絡大環(huán)境下，電力發(fā)電企業(yè)內部所開展的檔案信息化建設工作能夠取得應有成果，僅僅具備科學、完善的制度是不夠的，更關鍵的一點在于對管理人員整體素質進行提升，通過根據企業(yè)需求大量引進高素質人才的方式，保證企業(yè)員工隊伍整體水平的提高。另外，企業(yè)管理者還應當針對企業(yè)員工開展以檔案信息化建設為核心內容的技術培訓工作，這樣做的目的主要是對檔案管理人員自身的技能進行強化，以此來保證管理人員能夠全身心地投入到工作過程中，保證檔案的信息化建設能夠取得應有的成果。在過去較長一段時間內應用的檔案管理方法，已經無法滿足網絡大環(huán)境下，企業(yè)檔案信息化管理具有的要求，想要避免這一情況帶來的不利影響，管理人員需要根據實際情況對先進技術進行研究，并將其應用在對企業(yè)檔案進行管理的過程中?，F(xiàn)階段，已經有部分電力發(fā)電企業(yè)，在開展檔案管理活動時，結合自身情況對以計算機為代表的多媒體技術進行合理應用，并取得了良好的管理成效?？梢哉f隨著科學技術的發(fā)展，檔案管理工作實現(xiàn)信息化和無紙化指日可待。需要管理人員注意的一點是，在開展企業(yè)檔案管理工作的過程中，管理人員應當將工作的側重點放在為用戶查閱檔案提供便利的方面，這樣做能夠保證用戶工作效率的大幅度提升。

四、結論

通過對上文所敘述的內容進行分析可以發(fā)現(xiàn)，對電力發(fā)電企業(yè)而言，檔案信息化建設是保證檔案建設工作順利開展的前提。電力發(fā)電企業(yè)管理人員可以通過對互聯(lián)網資源加以利用的方式，完成對企業(yè)檔案的建設工作，另外，將互聯(lián)網與企業(yè)自動化辦公進行結合，不僅可以在電力發(fā)電企業(yè)內部建立用以對檔案進行接收和管理的部門，還可以對企業(yè)管理平臺進行建立健全，進而提高企業(yè)檔案接收、歸檔和保管的有效性，為檔案管理工作的順利進行奠定基礎。

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