軍工企業(yè)電子文件管理現(xiàn)狀分析及對策研究
——以上海航天技術(shù)研究院為例

文/上海航天技術(shù)基礎(chǔ)研究所 謝敏；上海機(jī)電工程研究所 武志鵬

軍工企業(yè)電子文件管理現(xiàn)狀分析及對策研究
——以上海航天技術(shù)研究院為例

文/上海航天技術(shù)基礎(chǔ)研究所 謝敏；上海機(jī)電工程研究所 武志鵬

本文以作者所在的單位為研究背景，結(jié)合了在電子文件管理方面的實際現(xiàn)狀，分析了該院在電子文件管理過程中遇到的問題，并就問題的原因作出闡述，針對這些原因提出了加強(qiáng)電子文件管理的思路。

軍工企業(yè)；電子文件；生命周期

上海航天技術(shù)研究院又稱航天八院，簡稱八院，是我國國防科技工業(yè)的骨干力量，下轄23家企事業(yè)單位，同時也是一家集設(shè)計、生產(chǎn)、制造、加工為一體的大型科研生產(chǎn)聯(lián)合體。作為一家“老字號”的科研生產(chǎn)單位，特別是在近幾年隨著國家對國防事業(yè)和航天事業(yè)加大投入的基礎(chǔ)上，航天八院承擔(dān)了眾多的型號科研任務(wù)，設(shè)計水平和生產(chǎn)技術(shù)取得了突飛猛進(jìn)的提高，各類設(shè)計系統(tǒng)和業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)在日常工作中得到應(yīng)用，隨之而來的就是電子文件的數(shù)量呈現(xiàn)出幾何倍數(shù)的增長，電子文件的管理也成為目前一個不可忽視而又亟待解決的問題。

一、電子文件管理現(xiàn)狀

（一）電子文件的來源、數(shù)量、類型以及速度都在不斷地增長。隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)在型號任務(wù)研制過程中得到了廣泛的應(yīng)用，型號研制過程中產(chǎn)生的技術(shù)文件早已脫離20世紀(jì)手工編寫和手工繪圖的年代，幾乎所有技術(shù)文件的產(chǎn)生都依賴于計算機(jī)，CAD軟件技術(shù)在型號研制過程中的應(yīng)用率已經(jīng)達(dá)到相當(dāng)高的比例，CAD電子文件的形成、管理和利用已經(jīng)是非常普遍的事實。受經(jīng)濟(jì)利益的驅(qū)動，在型號研制過程中，設(shè)計制造一體化也在不斷地推廣，各種設(shè)計輔助軟件在設(shè)計平臺中的集約化程度越來越高，如八院目前所應(yīng)用的設(shè)計平臺PDM系統(tǒng)中就包含了多種設(shè)計軟件。除了CAD電子文件以外，三維數(shù)據(jù)的產(chǎn)生、管理和利用也是一個不容忽視的問題。在增量電子文件產(chǎn)生的同時，八院下屬的部分企業(yè)已經(jīng)開始了對存量紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描工作，館（室）藏檔案的數(shù)字化工作也在很大程度上促進(jìn)了電子文件數(shù)量的增長。為了工作效率的提高，以及無紙化辦公觀念的推行，企業(yè)內(nèi)部的辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)也取得了長足的發(fā)展，如OA公文管理系統(tǒng)、合同管系統(tǒng)、財經(jīng)管理系統(tǒng)、保密管理系統(tǒng)、涉密信息綜合管控系統(tǒng)等等，已經(jīng)是企業(yè)內(nèi)部日常工作所依賴的重要管理系統(tǒng)。一些事務(wù)性的工作通過管理系統(tǒng)的應(yīng)用形成了電子版的文件，而且類型具有多樣性。

（二）電子文件管理具有較好的軟硬件環(huán)境。在硬件上，八院各軍品單位的檔案部門都已實現(xiàn)了現(xiàn)代化的辦公手段，有專門的檔案管理系統(tǒng)，同時配備了打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，甚至部分單位為檔案管理系統(tǒng)配備了獨立的服務(wù)器。各軍品單位的檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部的設(shè)計平臺系統(tǒng)和部分業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)實現(xiàn)了系統(tǒng)的對接，可實現(xiàn)電子文件的實時在線歸檔。良好的硬件環(huán)境為電子文件的管理提供了物質(zhì)基礎(chǔ)。在軟件上，整個八院的軍品單位采用了同一套檔案管理系統(tǒng)，這為八院在電子文件管理的頂層設(shè)計提供了有利的條件，也為各單位之間在電子文件數(shù)據(jù)采集、保管、利用等方面的交流和學(xué)習(xí)提供了極大的便利。

（三）檔案部門已經(jīng)參與電子文件管理過程。型號檔案是八院各軍品單位館（室）藏檔案的主體，在型號檔案的管理上也非常重視。八院的各軍品單位檔案部門都已經(jīng)參與型號現(xiàn)行文件的管理，最為通常的做法就是電子文件在進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)之前，檔案部門人員在AVDIM設(shè)計系統(tǒng)中對電子文件的基本屬性信息進(jìn)行把關(guān)控制，如對電子文件的格式、頁碼、編制日期、編寫者信息、文件摘要以及文件的簽署信息等基本屬性信息進(jìn)行控制，這就在很大程度上保證了電子文件在進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)前屬性信息的準(zhǔn)確性。同時在文件輸出方面，幾乎所有單位都采用“集中輸出”的方式，技術(shù)文件的輸出都必須有檔案部門控制輸出，檔案部門承擔(dān)了技術(shù)文件藍(lán)圖的復(fù)制、分發(fā)工作，這對于技術(shù)文件歸檔的規(guī)范性、準(zhǔn)確性、完整性起到了很好的推進(jìn)作用，前端控制思想型號現(xiàn)行文件的管理中得到了很好的體現(xiàn)。八院檔案管理部門介入型號現(xiàn)行文件管理的模式有兩種：一種是縱向的管理模式，即在型號研制開始之時就設(shè)定了專門的檔案管理人員負(fù)責(zé)整個型號研制過程中技術(shù)文件的管理，一直到型號研制結(jié)束后型號檔案提供利用管理以及庫房管理，也就是對文件整個生命周期的管理。這種管理模式的好處在于檔案管理人員對整個型號比較了解，對型號技術(shù)文件的了解比較深入，在工作分工上職責(zé)分明。缺點在于在檔案人員數(shù)量有限的情況下，型號任務(wù)增多，會直接影響工作效率，如果發(fā)生人事變動，由于彼此業(yè)務(wù)不熟悉，工作效率更難以保證。另一種是橫向管理模式，根據(jù)型號文件管理工作的時間順序分為現(xiàn)行文件管理、檔案組卷整理以及型號檔案的提供利用管理等環(huán)節(jié)，每個人負(fù)責(zé)不同的環(huán)節(jié)。這種管理模式的優(yōu)點在于每個檔案管理人員在各自的環(huán)節(jié)上發(fā)揮各自的優(yōu)勢和專長，保證各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)工作的高質(zhì)量、高效率，一個人可以負(fù)責(zé)多個型號的文件，并且各環(huán)節(jié)人員具有可替代性，人員的變動不會對工作效率造成直接的影響。缺點在于對于同一個型號，各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)上可能會出現(xiàn)不相銜接的現(xiàn)象，參與型號文件管理的人員對整個型號的研制過程無法做到整體的把握。在八院的內(nèi)部單位中后者的管理模式居多。

二、電子文件管理中突顯的問題

（一）依舊重視紙質(zhì)文件管理。八院在檔案管理方面經(jīng)過幾十年的發(fā)展，對于紙質(zhì)文件的歸檔管理已經(jīng)形成了一套成熟的、規(guī)范的管理體制，但是電子文件的管理與紙質(zhì)文件管理已經(jīng)存在很大的差距。目前八院在型號研制過程中幾乎所有的技術(shù)文件都是通過設(shè)計軟件產(chǎn)生，并在設(shè)計系統(tǒng)中經(jīng)過流轉(zhuǎn)批準(zhǔn)有效的文件。但出于多種原因，這些電子文件依舊是以紙質(zhì)文件歸檔為主。一是出于安全的考慮，安全因素是雙套制并存的首要因素，相對于紙質(zhì)文件，一來電子文件在計算機(jī)系統(tǒng)中的信息內(nèi)容皆以二進(jìn)制代碼的形式存在，是一種純粹的數(shù)字化信息，它對計算機(jī)系統(tǒng)具有很強(qiáng)的依賴性，同時電子文件的信息具有易更改性，在管理的過程中數(shù)據(jù)丟失、無法存取、無法還原等問題存在比率還是比較高的。二來從電子文件載體特性來看，電子文件又具有載體與信息的可分離性、信息存儲的高密度性和載體的不穩(wěn)定性等特點，電子文件在技術(shù)上仍然存在難以長久保存的問題，上述原因?qū)е铝税嗽涸陔娮游募w檔上具有保守的做法而更依賴于紙質(zhì)歸檔。二是傳統(tǒng)的利用習(xí)慣難以在短時間內(nèi)改變，八院在型號的研制過程中實現(xiàn)了高度的信息化，但仍然存在實際工作業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的不配套，特別是在生產(chǎn)制造環(huán)節(jié)，大部分工作人員還是習(xí)慣于以紙質(zhì)的圖紙指導(dǎo)生產(chǎn)，只在極少數(shù)的生產(chǎn)環(huán)節(jié)實現(xiàn)了無紙化加工，同時，也存在大量的大幅面圖紙難以在較小的計算機(jī)屏幕上清晰顯示，利用過程中更傾向于紙質(zhì)文件，這也是實際利用中非常典型的例子。三是異地異質(zhì)備份的需要，像八院這樣類似的傳統(tǒng)軍工企業(yè)，在型號研制結(jié)束后，上級機(jī)關(guān)有明確的要求對在型號研制過程中產(chǎn)生的重要技術(shù)文件向上級檔案管理部門或軍事主管部門進(jìn)行移交，并且以紙質(zhì)文件為主。

（二）電子文件缺乏統(tǒng)一管理。如前文所述，八院在型號研制和日常業(yè)務(wù)辦公中已經(jīng)采用了多種設(shè)計系統(tǒng)和業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，如PDM系統(tǒng)、TDM系統(tǒng)、TDS系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)等，經(jīng)過調(diào)研，除了型號研制過程中的技術(shù)文件最后一般都有相應(yīng)的紙質(zhì)文件輸出，其他管理系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，大都存儲在各自產(chǎn)生的系統(tǒng)中，也進(jìn)行相應(yīng)的離線歸檔或其他形式的歸檔。大量的電子文件處于分散管理的狀態(tài)，缺乏集中統(tǒng)一的管理，這些電子文件簡單地依賴于服務(wù)器而存在，一旦依賴的軟硬件環(huán)境失衡，電子文件的風(fēng)險性就大大增加，甚至造成無法挽回的結(jié)果，電子文件這種分散狀態(tài)既不利于電子信息資源的積累和共享，又不利用檔案信息資源的開發(fā)利用。

（三）電子文件管理缺乏頂層設(shè)計。在八院的下屬單位中，檔案管理部門絕大部分已經(jīng)介入到了電子文件的前段管理，在電子文件形成階段就已經(jīng)對電子文件的基本屬性等幾大要素進(jìn)行控制管理。而且部分單位也實現(xiàn)了技術(shù)文件設(shè)計系統(tǒng)AVDIM與檔案管理系統(tǒng)的對接，技術(shù)文件在AVDIM系統(tǒng)中批準(zhǔn)生效后，自動進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了電子文件的實時在線歸檔。同時OA公文管理系統(tǒng)也實現(xiàn)了與檔案管理系統(tǒng)的對接，在文書的年度歸檔中，電子文件與紙質(zhì)文件可一并完成歸檔。在八院的推動下，OA公文管理系統(tǒng)、AVDIM技術(shù)文件設(shè)計系、瀚海之星檔案管理系統(tǒng)等幾大系統(tǒng)已經(jīng)成為各軍品單位的標(biāo)配。在這有利的軟硬件環(huán)境下，在整個八院層面上，仍然缺乏對于電子文件管理的頂層設(shè)計，各家對于電子文件的管理仍然是各自為政，電子文件管理范圍的多少和管理的標(biāo)準(zhǔn)各不相同。缺乏電子文件管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度，所以也就造成了各家檔案管理部門參與各系統(tǒng)前期部署時對電子文件歸檔要求各不相同。

三、電子文件管理的對策

（一）強(qiáng)化電子文件全生命周期的管理。八院各下屬單位檔案管理部門在介入電子文件前期管理上已經(jīng)承擔(dān)了大量的工作，比如電子文件完整性和準(zhǔn)確性的審查、電子文件的分發(fā)管理以及更改的管理等等。這些工作使得檔案部門在保證電子文件準(zhǔn)確性、利用的時效性上發(fā)揮了重要的作用，在前期利用上，電子文件的利用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)超越紙質(zhì)文件的利用率。但同時又存在另一普遍的現(xiàn)象就是，當(dāng)電子文件在線自動歸入檔案管理系統(tǒng)時經(jīng)常會發(fā)生數(shù)據(jù)無法導(dǎo)入或數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)象，又因為存在雙套制的管理模式，電子文件在原生系統(tǒng)上也仍然存在，檔案人員在接收紙質(zhì)檔案時，管理的重點往往又轉(zhuǎn)移到了對紙質(zhì)檔案的管理上，對一些無法歸入檔案管理系統(tǒng)的電子文件也就不了了之，檔案部門在電子文件生命周期維護(hù)階段并沒有發(fā)揮更好的作用。檔案部門應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化電子文件管理思想，提升電子文件長期保存的能力建設(shè)。檔案管理部門與加強(qiáng)應(yīng)信息系統(tǒng)管理部門、業(yè)務(wù)管理部門的溝通與統(tǒng)一協(xié)調(diào)，在制度層面做好體系化建設(shè)和規(guī)劃，在電子文件管理上建立健全資源的共享機(jī)制，真正加強(qiáng)對電子文件全生命周期的管理，擴(kuò)大電子文件后期的利用范圍和利用效率。

（二）加強(qiáng)電子文件管理制度化建設(shè)。2002年以來，國家從法律、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)及行政規(guī)章制度四個層面出臺了各類電子文件歸檔與電子檔案管理相關(guān)的規(guī)范性文件，如《電子檔案移交與接收辦法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《電子文件管理暫行辦法》等等。制度的建設(shè)是根本，八院在整個層面應(yīng)充分利用良好的軟硬件環(huán)境，本著統(tǒng)籌規(guī)劃、資源共享、安全可靠的原則，在嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的基礎(chǔ)上，確保電子文件收集齊全、格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)合理有效，應(yīng)與各單位檔案管理部門及信息技術(shù)部門共同制定最優(yōu)化的電子文件歸檔方案，包括符合企業(yè)實際的電子文件管理辦法、建立電子文件管理的綜合高效的管理體系。

（三）建立電子文件管理評價機(jī)制。俗話說無規(guī)矩不成方圓，電子文件的規(guī)范管理離不開制度規(guī)范的保證，更依托于通過管理激勵手段來促進(jìn)電子文件管理水平。電子文件管理評價對象一是電子文件管理系統(tǒng)，通過技術(shù)指標(biāo)特點對電子文件管理系統(tǒng)進(jìn)行測評，進(jìn)一步強(qiáng)化信息系統(tǒng)對電子文件管理的支撐作用，完善對這些信息系統(tǒng)的評估標(biāo)準(zhǔn)。二是對電子文件管理本身進(jìn)行測評，加強(qiáng)對電子文件管理各環(huán)節(jié)的監(jiān)管，從技術(shù)及管理等方面，評價要素需包含電子文件從概念階段到設(shè)計階段最后到維護(hù)階段的三方面內(nèi)容，通過評價機(jī)制從而保障了電子文件管理的各項工作得到落實，從企業(yè)角度來說其成本投入也產(chǎn)生了效果。

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