淺談秘書新人如何做好文字工作

文/福建省南平市婦幼保健院 黃海燕

淺談秘書新人如何做好文字工作

文/福建省南平市婦幼保健院 黃海燕

初入職場的秘書新人要想做好文字工作，絕非一朝一夕的功夫就能做到，必須經(jīng)過一個循序漸進、厚積薄發(fā)的過程。筆者總結自己多年來的實踐經(jīng)驗和學習積累，認為秘書新人要想提高文字工作水平，就必須做到知識廣泛、政治敏銳、勤學苦練、精益求精。

秘書新人；勤學歷練；文字工作

有一定的文字功底是對文秘人員最基本的素質(zhì)要求，無論是參謀，還是助手，都離不開文字工作。寫作本不是一件易事，寫好就更不易，對于初入職場的秘書新人更是如此。筆者認為秘書新人要想提高寫作水平就必須下“磨”功，做到勤學博覽，在多寫歷練上下苦功。

一、加強學習積累，提高學識涵養(yǎng)

學習是能力之源，面對知識經(jīng)濟的日新月異，秘書新人要想做好文字工作，離不開一定的學識修養(yǎng)，對知識的需求是無限量的。一是要努力使自己成為雜家和通才。也就是說，要求秘書新人不但對文史哲等方面的知識有所涉獵，而且還要熟悉、掌握豐富的業(yè)務知識和寫作技巧，這些是做好文字工作的基本前提。因此，要多下功夫不斷學習積累，努力做到“精通一門，通曉各科”。二是要善于在實踐中學習，時時刻刻做有心人，博采眾家之長，為我所用。在工作中用心學習、可向身邊的前輩請教學習，體會他們的思維方式、文風特點、語言藝術等，這些生動的教材也是提高自我寫作能力的一種途徑。

二、具備政治素質(zhì)，提升政策水平

秘書的文字工作離不開政治理論和政策作指導。秘書新人首先要加強政治理論修養(yǎng)，自覺在思想上、政治上、行動上同黨中央保持一致，培養(yǎng)和踐行社會主義核心價值觀，有著堅強的政治定力，在關鍵時刻能審時度勢，把握住自己，不迷失方向。特別是黨委辦公室（廳）秘書人員的第一要求就是增加政治定力。其次，秘書新人要熟悉黨和國家的方針政策，并正確理解其精神實質(zhì)，以及行業(yè)政策規(guī)定，并結合本地、本單位的實際情況和領導的思想精神，才能更好地協(xié)助領導做到以文輔政。再者，現(xiàn)代社會是法治社會，依法行政是基本國策。秘書起草的文件內(nèi)容，必須確保符合國家的法律法規(guī)。因此，秘書新人在寫作時應該牢固樹立法制觀念、紀律觀念和政策觀念，避免在所寫的文章中出現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象。

三、堅持勤學歷練，做到精益求精

“紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行?！泵貢氯艘雽懞梦恼?，必須多寫多練，理論聯(lián)系實際，通過不斷實踐，把所學知識運用到日常寫作中去，做到理論知識、思想方法和表達技巧的有機統(tǒng)一，才能使文稿的寫作達到得心應手的程度。

（一）秘書新人要想寫好文稿，“勤”必不可少。這就要求秘書新人在工作中要努力做到“四勤”：一要“勤集”，就是勤于搜集。日常工作中用心搜集報紙、雜志、互聯(lián)網(wǎng)中有用的信息，并把搜集來的信息進行整理，汲取精華，為己所用。二要“勤學”，就是勤于學習。作為一名初入職場的秘書新人要學的東西很多，人文社科知識及本行業(yè)的自然科學知識、專業(yè)知識等，既要博學多聞，又要學有所長。三要“勤思”，就是勤于思考。古人云：“學而不思則罔，思而不學則殆。”要善于把書本上的知識和別人的經(jīng)驗，通過摸索和探究，與時俱進，勇用創(chuàng)新，轉變?yōu)樽约旱臇|西。四要“勤練”，就是勤于實踐。不寫、不練、不操作，寫作水平永遠也不會得到提高。

（二）堅持勤寫苦練，熟能生巧。秘書撰寫文稿是一項操作性、實踐性很強的智力型勞動，要想寫好文稿，僅僅只是掌握豐富的理論知識是不夠的，還要在日常工作中反復地訓練，多寫多練，才能把寫作知識轉化為寫作能力。文章的奧妙往往是“只可意會，難于言傳”，非得靠自己在長期不斷的寫作中慢慢琢磨出來?？偠灾?，秘書新人在文字工作方面只要用心勤奮，肯鉆研，通過反復的多寫多練，就一定能掌握寫作技巧，提高寫作技能。

（三）由簡入繁，由易入難，循序漸進，歷練寫作基本功。文秘新人初寫文章，最好是小題大做，不要大題小做。不要一開始就寫大文章，題目也要盡量地具體些，范圍小些，要從寫一些通知、簡報等小文章入手，由淺入深地練習自己的寫作技巧。對于初學者來說，小文章內(nèi)容能夠把握，容易寫得扎實。

（四）認真修改初稿，反復琢磨，力求其精。好文章是改出來的。修改，是寫好文章的重要一環(huán)。完稿后，作者自己至少要看兩遍，隨著認識的升華，對初稿的遣詞造句，乃至全文的結構布局等作進一步調(diào)整或增減，竭力使文稿更貼切地反映客觀事物。其實，對于文稿哪些地方寫得好，哪些地方寫得不好，作者自己心里都很清楚，往往在寫作的過程中，不順暢的地方，也就是特別需要進一步修改的地方。因此，文章完稿后的自我修改是修改的第一關。對于秘書新人來說，還要有不怕別人修改自己文稿的態(tài)度，并認真對別人修改的每一處地方，仔細研讀，反復琢磨，這樣做肯定會對自己寫作水平的提高大有裨益。

四、總結

秘書的文字工作是一項復雜精細、實踐性很強的腦力勞動，要寫好文稿沒有捷徑可走?！疤煜聼o難事，只怕有心人?！泵貢氯嗽谖淖止ぷ髦校灰獔猿掷碚撆c實際相結合，邊摸索，邊總結，把自己的感想、體會逐漸升華為理性認識，把所學的理論知識轉化為實際運用能力。堅持不懈地勤寫歷練，就一定能提高和創(chuàng)新自己的文書寫作技能。

[1]方曉蓉,方國雄.秘書學[M].高等教育出版社,2014.

[2]張再欣.秘書理論與實務[M].清華大學出版社,2008.