新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新及服務(wù)模式探討

文/溫州市婦女兒童活動中心 黃躍曼

新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新及服務(wù)模式探討

文/溫州市婦女兒童活動中心 黃躍曼

在新形勢下，事業(yè)單位的檔案管理工作要求不斷提高，之前的檔案管理模式都存在一定的弊端，亟須進一步解決。通過對檔案管理工作和服務(wù)模式進行創(chuàng)新，可以促進檔案管理工作的規(guī)范性和科學(xué)性，更好地發(fā)揮出其服務(wù)價值，從而促進事業(yè)單位的發(fā)展。

新形勢；事業(yè)單位；檔案管理；服務(wù)模式；信息化

對于事業(yè)單位來說，檔案能夠記錄事業(yè)單位開展活動和服務(wù)的過程，通過保存這些文件資料，就能了解事業(yè)單位的發(fā)展過程，因此，事業(yè)單位要加強檔案管理，從而確保相關(guān)工作能夠有序運行。從我國當前的事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀來看，檔案管理工作還存在著操作不規(guī)范、效率低下和質(zhì)量不高等問題，所以事業(yè)單位要通過檔案管理創(chuàng)新和服務(wù)模式創(chuàng)新來解決這些問題。

一、事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

（一）對檔案管理工作認識不足。開展科學(xué)的檔案管理工作能夠提高事業(yè)單位的工作效率，推動事業(yè)單位的快速發(fā)展，但是受到傳統(tǒng)觀念的影響，事業(yè)單位一直把工作重心放在業(yè)務(wù)上，對于檔案管理這一塊缺少重視，工作人員也認為檔案管理工作并不能為單位創(chuàng)造直接的經(jīng)濟效益。在這種錯誤的觀念影響下，事業(yè)單位在檔案管理方面投入的人力和物力都嚴重不足，檔案管理工作效率低下。此外，檔案管理工作比較枯燥，在缺乏監(jiān)督的情況下，工作人員并沒有嚴格按照規(guī)定開展工作，所以檔案管理工作還存在很多不規(guī)范的地方。

（二）檔案管理人員素質(zhì)偏低。檔案管理是一項比較系統(tǒng)的工作，工作人員必須具備專業(yè)的管理知識，還要擁有耐心、細心和認真等工作素質(zhì)。但是，事業(yè)單位的管理人員大多是其他部門人員兼任，即使是全職也會因為待遇不高缺乏工作積極性。在這種情況下，事業(yè)單位的檔案管理工作效率往往較低。另外，有些檔案管理人員是通過向他人學(xué)習(xí)來從事該工作，缺乏專業(yè)知識作為支撐，也沒有完全掌握檔案的歸檔操作規(guī)范和操作流程，在檔案分類、保管期限劃分方面存在明顯的不足。

（三）檔案管理手段不科學(xué)。在信息技術(shù)傳播日益廣泛的條件下，以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的檔案管理系統(tǒng)開始在事業(yè)單位得到廣泛應(yīng)用。但是，事業(yè)單位在利用計算機信息技術(shù)的時候，沒有同步發(fā)展電子檔案管理，也沒有相匹配的管理人才和軟硬件設(shè)施等。即使建立了電子檔案系統(tǒng)，檔案管理人員無法正確操作也是白費功夫，檔案管理工作更無法得到規(guī)范化保障，很多先進的系統(tǒng)都無法投入使用。

二、新形勢下事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新路徑

（一）完善檔案管理制度。新形勢下，事業(yè)單位受到了各方面的沖擊，檔案管理工作也出現(xiàn)了流程混亂、結(jié)構(gòu)松散和責任劃分不清等情況。為了避免這些現(xiàn)象的出現(xiàn)，事業(yè)單位應(yīng)建章立制，從以下幾個方面來加強檔案管理，讓檔案管理工作能夠有序開展：一是完善制度建設(shè)。制定切合各單位實際的文件材料歸檔制度，明確具體操作標準；制定通過同級檔案行政管理部門審核的事業(yè)單位歸檔范圍和保管期限表；制定相應(yīng)的檔案分類方法。二是明確責任機制，將檔案的收集、整理、鑒定、保管、保密、統(tǒng)計、共享等工作流程進行細化，并將任務(wù)落實到具體的員工身上，從而增強員工的責任意識。三是完善考核并建立監(jiān)督機制。從過程和結(jié)果兩個方面來考核員工的工作情況，并將員工的評優(yōu)、晉升、評職與工作掛鉤，從而調(diào)動他們的積極性；由領(lǐng)導(dǎo)、部門負責人組成監(jiān)督小組，對檔案管理工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督，從而及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的問題并盡快解決，以防留下隱患。

（二）加強檔案管理設(shè)施建設(shè)。為了滿足新形勢下對檔案管理工作的要求，事業(yè)單位應(yīng)從兩方面來改進檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)：一是加強傳統(tǒng)場地建設(shè)和設(shè)備投入。建設(shè)檔案管理辦公室、接待室和檔案庫房，而且三者需要獨立開來，從而提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量；劃撥資金為檔案管理部門購置電腦、電動檔案密集架和干燥箱等設(shè)備，從而提高管理效率。二是數(shù)字檔案室建設(shè)的設(shè)備投入。包括檔案信息化所需的加工和存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境構(gòu)建、網(wǎng)絡(luò)連接設(shè)備、服務(wù)器，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，為檔案信息化提供有力保障，提高檔案利用率。

（三）創(chuàng)新檔案服務(wù)模式。事業(yè)單位應(yīng)順應(yīng)信息時代需求，加強檔案信息資源的建設(shè)、管理和利用，從三方面創(chuàng)新檔案服務(wù)模式：一是制定信息化建設(shè)方案，把每一個建設(shè)階段的任務(wù)規(guī)劃好，分步實施。二是建立檔案數(shù)字庫，通過電子形式保存檔案，實現(xiàn)檔案的共享，也可以隨時對檔案數(shù)據(jù)進行分析和處理。三是建立檔案信息網(wǎng)站，為人們提供在線的檔案信息查詢、調(diào)取和填報等服務(wù)，提高檔案的利用率。

（四）提高管理人員素質(zhì)。檔案管理工作人員是檔案管理創(chuàng)新的主體，因此，事業(yè)單位要努力提高檔案管理人員的素質(zhì)，重視人才引進，盡量選用有能力、有經(jīng)驗、有學(xué)歷的優(yōu)秀人才，從而優(yōu)化檔案管理隊伍，促進工作效率的提高。同時，要重視對人才的培養(yǎng)，對在職管理人員進行崗位培訓(xùn)，讓他們吸收先進的理念、技術(shù)和知識，積極推進檔案管理工作的創(chuàng)新。

三、結(jié)語

隨著時代的不斷進步，事業(yè)單位的檔案管理工作也要做到與時俱進，不斷創(chuàng)新工作模式，改變原有的狀態(tài)，這樣才能更好地為事業(yè)單位提供服務(wù)。首先檔案管理人員要轉(zhuǎn)變思想，認真對待這份工作。其次是創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式，這樣才能提升工作實效。最后是加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，引進信息化手段開展多樣化服務(wù)，從而提高檔案管理工作的效率。

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