事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用淺談

文/鹽城市市區(qū)防洪工程管理處 陳玥彤

事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用淺談

文/鹽城市市區(qū)防洪工程管理處 陳玥彤

在事業(yè)單位的運(yùn)行及發(fā)展過程中，檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的內(nèi)容，檔案管理效率影響總體運(yùn)行的效率，然而現(xiàn)代化方式的充分利用，加速檔案管理自動(dòng)化水平的發(fā)展，使它能夠有效地應(yīng)用。探究現(xiàn)代化方式在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用，能更加有效地促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的近一步發(fā)展，分析具體方式，對(duì)其中存在的問題進(jìn)行改進(jìn)。

事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)代化；利用

一、事業(yè)單位檔案管理利用現(xiàn)代化方式的重要性

（一）檔案管理利用現(xiàn)代化方式的意義。在事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理時(shí)，傳統(tǒng)方式下的檔案管理需求的管理人員數(shù)量較大，而且工作量大，事業(yè)單位檔案一般比較繁雜，工作任務(wù)重，在此種模式下工作效率低，非常不利于事業(yè)單位檔案管理工作有序進(jìn)行。另外，在傳統(tǒng)的管理模式過程中，檔案的建立、查詢和檢索程序較為繁瑣，不能取得理想的檔案管理要求和目標(biāo)。事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理一般都是紙質(zhì)的，在保管過程當(dāng)中，紙質(zhì)檔案更加需要足夠的保管空間，在進(jìn)行檔案信息查詢時(shí)，費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。因此現(xiàn)代化的檔案管理方式，可以提高工作的效率，降低檔案管理人員的負(fù)擔(dān)，提高了工作質(zhì)量。現(xiàn)代化事業(yè)單位的檔案管理工作采用無紙化技術(shù)，便于檔案的管理與查詢，同時(shí)節(jié)省的較大的檔案管理空間，便捷了檔案資料的使用。所以，在事業(yè)單位檔案管理工作中采用現(xiàn)代化管理方式，大大提升了管理工作效率。

（二）檔案管理運(yùn)用現(xiàn)代化管理方式的重要性。我國部分事業(yè)單位的檔案管理至今仍采用傳統(tǒng)的管理方式，隨著科技的逐步發(fā)展，新鮮事物逐漸增多，檔案管理的形式也隨之多樣化。但是很多事業(yè)單位必要的管理部分并未提高，缺乏硬件設(shè)施，缺少精通的人才，不能利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理。然而使用現(xiàn)代化的檔案管理方式，有利于提高工作質(zhì)量，有利于提高工作的精準(zhǔn)度，使得工作管理變得井井有條，除此之外，利于現(xiàn)代化技術(shù)，可以便捷地對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制粘貼，及時(shí)送到相關(guān)部門，節(jié)約了時(shí)間。所以，檔案管理運(yùn)用現(xiàn)代化管理方式使非常重要的。

二、事業(yè)單位檔案管理采用現(xiàn)代化方式的途徑

（一）計(jì)算機(jī)對(duì)于檔案檢索和目錄的管理。檔案管理中的目錄是比較重要的內(nèi)容，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的的普及，檔案目錄也從最初的手寫漸變?yōu)槲C(jī)打印。采用檔案管理中的相應(yīng)軟件對(duì)有關(guān)資料進(jìn)行分類，錄入計(jì)算機(jī)后，計(jì)算機(jī)程序?qū)⒆詣?dòng)對(duì)它們進(jìn)行分類處理與匯總。當(dāng)需要使用某個(gè)檔案時(shí)，可以隨時(shí)調(diào)用，只需要輸入相關(guān)信息即可，與之對(duì)應(yīng)的管理系統(tǒng)則會(huì)顯示檔案具體位置，點(diǎn)擊就可看到自己需要的內(nèi)容。如果想要極大縮短搜索時(shí)間，實(shí)現(xiàn)理想的準(zhǔn)確率又能保證信息全面時(shí)，事業(yè)單位檔案管理人員必須根據(jù)相應(yīng)原則建立不同專題對(duì)應(yīng)的不同目錄。事業(yè)單位檔案管理工作合理運(yùn)用現(xiàn)代化管理方式，有利于在檢索的時(shí)候同時(shí)做好分類保管工作，兩項(xiàng)工作同時(shí)進(jìn)行，極大滿足了事業(yè)單位檔案管理工作中人才的需求，促使事業(yè)單位檔案管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

（二）計(jì)算機(jī)在庫房管理中的使用。在計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷發(fā)展的情況下，事業(yè)單位檔案管理人員可以創(chuàng)造一套適應(yīng)現(xiàn)代化管理的檔案管理系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)可以進(jìn)行隨時(shí)監(jiān)控，可以控制空調(diào)設(shè)備，使得房屋濕度、溫度控制在合理的范圍之中，使用這些現(xiàn)代化的技術(shù)，可以對(duì)檔案庫實(shí)現(xiàn)智能管理。此外，可以建立比較完善的監(jiān)控設(shè)備系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案管理，提高檔案管理的安全性，還可以對(duì)庫房中的環(huán)境進(jìn)行監(jiān)督，一旦發(fā)現(xiàn)可疑問題，及時(shí)發(fā)出報(bào)警，提醒管理人員做出相應(yīng)的補(bǔ)救措施。在事業(yè)單位檔案管理中運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)，有利于檔案管理工作更加智能化、規(guī)范化。

（三）計(jì)算機(jī)技術(shù)推進(jìn)紙質(zhì)文檔的轉(zhuǎn)變。在如今事業(yè)單位檔案管理工作中，電子檔案成為檔案管理的主流，用電子文件的形式進(jìn)行保存，有利于檔案的查閱和調(diào)取。利用先進(jìn)的現(xiàn)代化多媒體技術(shù)，使得紙質(zhì)文檔逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n。首先，建立相關(guān)的數(shù)據(jù)庫，使得數(shù)據(jù)庫自身結(jié)構(gòu)能夠標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。其次，多媒體技術(shù)能夠?qū)D片和聲音以及文字等集體化管理，利用光盤將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，光盤的容量較大，讀寫速度較快，因此將有價(jià)值的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案后，可以保存到光盤中，為計(jì)算機(jī)的查詢和識(shí)別工作提供了便利。

（四）檔案管理相應(yīng)網(wǎng)絡(luò)的建立?，F(xiàn)如今，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展迅速，因此計(jì)算機(jī)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的使用將會(huì)促進(jìn)很多傳統(tǒng)技術(shù)的改革，檔案管理也會(huì)隨之受到影響。檔案管理必須突破傳統(tǒng)模式，適應(yīng)現(xiàn)代化管理模式，才能更加充分地滿足人們的需求。事業(yè)單位應(yīng)該建立健全的局域網(wǎng)和檔案管理相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)，使得資源以及計(jì)算機(jī)軟件能夠共享，為檔案室和相關(guān)科室搭建一條信息橋梁，利于檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化及信息化。建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)之后，可以使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行人工模擬，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢，使得事業(yè)單位檔案管理工作提高準(zhǔn)確性，更具說服力。

（五）檔案管理的輔助工作。檔案管理工作主要包括檔案的收集、整理、保管、使用等方面。在整個(gè)檔案管理工作中，不僅管理實(shí)務(wù)繁重，還會(huì)產(chǎn)生較多的檔案信息，因此，使用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)輔助管理，有利于為工作人員提供便利，可以提高檔案輔助性工作的質(zhì)量及效率。此外，采用檔案管理相關(guān)軟件可以對(duì)借閱及歸還信息實(shí)施統(tǒng)計(jì)分類，使工作者能夠隨時(shí)了解檔案存儲(chǔ)的實(shí)時(shí)信息。

三、事業(yè)單位檔案管理采用現(xiàn)代化管理存在的問題及改進(jìn)

（一）事業(yè)單位檔案管理采用現(xiàn)代化存在的問題。將現(xiàn)代化管理技術(shù)運(yùn)用于事業(yè)單位檔案管理工作中，有利于節(jié)約工作時(shí)間，提高工作效率，然而也存在較多的問題：第一，文檔的分離問題。在文檔工作通過文檔口時(shí)，可以先將之前文件的兩個(gè)階段也視為文件，然后將后面兩個(gè)階段視為檔案，由于沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，以及這些文檔的各個(gè)階段彼此之間獨(dú)立，造成文檔的分離。第二，存在網(wǎng)絡(luò)安全問題。因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)技術(shù)日益更新，在對(duì)檔案信息實(shí)施管理時(shí)，其安全性越來越受到人們的關(guān)注。然而大多數(shù)檔案管理者并不精通計(jì)算機(jī)技術(shù)，若只對(duì)電子文檔進(jìn)行簡單設(shè)計(jì)，并沒有考慮其物理歸檔，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)一旦遭到侵犯或損壞，電子文檔就會(huì)隨之丟失。第三，計(jì)算機(jī)設(shè)備的利用率較低，全方面人才缺乏。檔案管理者運(yùn)用計(jì)算機(jī)時(shí)，功能比較單一，造成大多數(shù)人只會(huì)使用文件打字或檔案著錄，其它方面一無所知，造成人才浪費(fèi)的現(xiàn)象。

（二）問題的改進(jìn)。對(duì)于事業(yè)單位檔案管理采用現(xiàn)代化管理遇到的問題做出總結(jié)后，提出改進(jìn)建議。一方面，可以在事業(yè)單位內(nèi)部對(duì)文檔實(shí)行一體化，有效消除重復(fù)環(huán)節(jié)，使得文件與檔案統(tǒng)一，另外采用相應(yīng)的軟件，使檔案工作能夠在文件最初形成時(shí)介入，來有效解決文檔分離問題。另一方面，可以采用目前比較特殊的網(wǎng)絡(luò)化特征，加強(qiáng)研究力度，對(duì)檔案信息實(shí)施嚴(yán)格保密，對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全定時(shí)測評(píng)，此外，可以開發(fā)一些安全管理軟件，對(duì)檔案管理工作實(shí)施保護(hù)，來解決網(wǎng)絡(luò)安全問題。最主要的是，可以定期對(duì)檔案管理工作者進(jìn)行計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，多招納一些復(fù)合型人才，能夠有效提高工作效率，更好地使現(xiàn)代化技術(shù)運(yùn)用于事業(yè)單位檔案管理工作中。

四、結(jié)語

總而言之，以上簡單介紹了事業(yè)單位檔案管理采用現(xiàn)代化管理方式的重要性以及遇到的問題，通過分析問題，提出改進(jìn)建議。在實(shí)際工作中還需要綜合運(yùn)用傳統(tǒng)技術(shù)與現(xiàn)代化技術(shù)，對(duì)遇到的問題要及時(shí)分析，制定相應(yīng)對(duì)策，采取措施加以解決。如果想要有效地實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理方式，就要堅(jiān)持科學(xué)的指導(dǎo)理論。適當(dāng)引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備以及先進(jìn)技術(shù)，改進(jìn)檔案管理系統(tǒng)，使檔案管理逐步適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的步伐，從而促進(jìn)事業(yè)單位管理文化的發(fā)展。當(dāng)前事業(yè)單位應(yīng)該準(zhǔn)確合理地利用現(xiàn)代化管理方式，找到其檔案管理的切入點(diǎn)，靈活地轉(zhuǎn)變管理理念，積極地優(yōu)化管理策略，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。

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