檔案管理創(chuàng)新建設(shè)

文/云南森林自然中心 楊文蘭

檔案管理創(chuàng)新建設(shè)

文/云南森林自然中心 楊文蘭

近年來(lái)，網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，檔案工作也在不斷應(yīng)用信息化技術(shù)，使得自身技術(shù)得到創(chuàng)新和發(fā)展，數(shù)字化管理水平不斷得到提高，促進(jìn)了檔案管理工作的全面進(jìn)步。當(dāng)然，在這一過程中，檔案信息化管理工作還存在一定的問題和不足，為此本文提出了相應(yīng)的完善和解決措施。

檔案管理；創(chuàng)新；檔案數(shù)字化

要想真正提高檔案管理工作水平，實(shí)現(xiàn)新時(shí)期的快速發(fā)展，不斷提升自身價(jià)值水平，就需要檔案工作及管理人員不斷創(chuàng)新自己的工作理念，對(duì)原有的陳舊的思想及管理方式進(jìn)行更新?lián)Q代，通過應(yīng)用現(xiàn)代化的檔案工作管理方法及手段不斷提高工作質(zhì)量和水平，開展工作思路，創(chuàng)新工作管理方法，從而全面提高檔案管理工作的質(zhì)量及水平。

一、管理創(chuàng)新的內(nèi)容

（一）管理觀念的創(chuàng)新。為了促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，檔案管理人員要根據(jù)時(shí)代的變化要求不斷更新自己的觀念，只有跟上時(shí)代發(fā)展的步伐才能推動(dòng)檔案管理工作水平不斷得到提高，所以在檔案管理工作中，管理人員除了進(jìn)行日常工作管理外，還需要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，了解該行業(yè)最新的工作方法和理念，不斷提高對(duì)于本職工作的思想認(rèn)識(shí)水平，并在實(shí)際操作過程中應(yīng)用最新的思想及手段，促進(jìn)工作水平的提高。

（二）管理內(nèi)容的創(chuàng)新。盡管目前檔案館內(nèi)有著豐富的文獻(xiàn)資源，但是文獻(xiàn)資源還需要檔案管理人員不斷進(jìn)行擴(kuò)充和創(chuàng)新發(fā)展，在現(xiàn)有文獻(xiàn)資源認(rèn)真整理和利用的情況下，適當(dāng)引入新的館藏資源，在已有檔案文獻(xiàn)資源基礎(chǔ)上，根據(jù)發(fā)展的需求進(jìn)行必要的資源收集，重視收集的時(shí)代性和實(shí)用性，使得館藏資源具有更高的利用價(jià)值。

（三）管理方法的創(chuàng)新。檔案管理工作重點(diǎn)在于管理，要確保管理工作能夠及時(shí)有效，不斷提高管理水平，不斷創(chuàng)新管理工作方式和方法，根據(jù)新時(shí)期檔案館發(fā)展的需要進(jìn)行管理模式的創(chuàng)新和發(fā)展，應(yīng)用時(shí)代最新的管理理念及手段不斷提高檔案管理工作水平和質(zhì)量。

（四）人才資源的創(chuàng)新。在檔案管理工作方面，還需要進(jìn)行人才方面的管理，人才管理也需要根據(jù)時(shí)代發(fā)展的需要不斷進(jìn)行創(chuàng)新，對(duì)于人才錄用方面，在選擇人才時(shí)不僅考察個(gè)人能力，同時(shí)還需要對(duì)被考察人員的未來(lái)發(fā)展?jié)摿M(jìn)行關(guān)注，考察人才對(duì)于新事物的接受能力及學(xué)習(xí)能力。同時(shí)對(duì)于已經(jīng)錄用的人員要定期進(jìn)行必要的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)和教育，使其所掌握的知識(shí)和技術(shù)不斷得到更新和提高，具備較高的專業(yè)操作技能和水平，根據(jù)檔案工作未來(lái)的發(fā)展需要，不斷提高自身工作水平。

（五）方法的創(chuàng)新。傳統(tǒng)的檔案管理大都使用手工進(jìn)行操作，這樣的方法大大降低了勞動(dòng)強(qiáng)度，使得工作的精確度不高，影響工作效率的提高，而隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，信息技術(shù)的有效應(yīng)用使得檔案管理工作脫離了傳統(tǒng)手工工作的束縛，提高了工作效率和水平，使得檔案管理工作的水平得到提高。因此在信息化技術(shù)普及應(yīng)用的情況下，應(yīng)用信息技術(shù)推動(dòng)檔案管理的提高有著非常的必要性。

二、檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展

（一）加強(qiáng)信息資源建設(shè)。1.有效豐富檔案館的檔案資源，并使得檔案資源的分類管理得到優(yōu)化，使得檔案管理水平得到提高，人們可以方便地應(yīng)用信息技術(shù)來(lái)查閱相關(guān)的內(nèi)容。2.在檔案館的管理當(dāng)中，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)完成檔案的整理、書寫、記載、分類、歸檔等工作，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)制作檔案目錄，方便人們的查閱，有效整合檔案資源，提高檔案管理工作的工作效率，減小工作人員的工作強(qiáng)度。

（二）人才的管理。1.在員工錄用時(shí)重視人才的可塑性，同時(shí)在人才激勵(lì)方面要制訂各種激勵(lì)措施，激勵(lì)員工積極工作，通過物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神激勵(lì)等，有效調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，促進(jìn)工作人員的創(chuàng)新能力不斷得到提高。2.對(duì)于已經(jīng)錄用的員工，需要定期安排一定的學(xué)習(xí)活動(dòng)，讓員工了解該行業(yè)最新的各種知識(shí)、技術(shù)和發(fā)展趨勢(shì)等，通過各種培訓(xùn)和進(jìn)修活動(dòng)，使得員工可以及時(shí)了解和接觸國(guó)際上流行的各種先進(jìn)檔案管理方法，不斷提高員工的專業(yè)技術(shù)和水平。3.為員工提供繼續(xù)受教育的機(jī)會(huì)，使得員工可以及時(shí)有效地掌握最新的技術(shù)和知識(shí)，不斷提高工作效率，降低工作強(qiáng)度，減少工作時(shí)間。4.要處理好以下幾個(gè)方面的關(guān)系：一是檔案管理和開發(fā)應(yīng)用的關(guān)系，二是社會(huì)效益和單位效益的關(guān)系，三是檔案保密及資源開發(fā)之間的關(guān)系。檔案管理人員要根據(jù)自己的知識(shí)和技能，科學(xué)有效地處理上述關(guān)系，從而真正確保和體現(xiàn)檔案的管理價(jià)值。

三、檔案數(shù)字化建設(shè)中的問題

（一）認(rèn)識(shí)問題。檔案的管理工作缺乏必要的重視，主要體現(xiàn)在檔案館的管理設(shè)施較為陳舊，檔案館技術(shù)水平有待提高，很多先進(jìn)的現(xiàn)代信息技術(shù)沒有應(yīng)用到檔案管理工作中，雖然部分地區(qū)將檔案館獨(dú)立出來(lái)，成為一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的部門，不過在管理思想方面還深受傳統(tǒng)思想觀念的影響，檔案管理工作方面缺乏思想創(chuàng)新，相應(yīng)的現(xiàn)代化建設(shè)設(shè)施缺乏，存在很大的資金缺口，因此使得檔案管理工作落后，得不到有效提升，使得員工工作強(qiáng)度依然很大，工作效率很低。

（二）技術(shù)上的問題。1.在檔案館管理中需要保存大量的多媒體信息，不過目前檔案館大都以文字信息為主，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用較為落后，需要盡快完善數(shù)字化多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。2.當(dāng)今世界網(wǎng)絡(luò)的盛行使得信息傳輸較為便利，不再拘束于某個(gè)地域，也為檔案管理工作帶來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇，信息化技術(shù)的有效應(yīng)用可以有效提高工作的操作管理水平，不過部分單位網(wǎng)絡(luò)技術(shù)配備方面還不充分，和實(shí)際數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展不相匹配，需要不斷提高應(yīng)用水平。3.檔案管理工作中，部分單位缺乏完善的規(guī)章制度，無(wú)法保障數(shù)字化檔案工作的有效開展，在資源共享方面還缺乏力度，網(wǎng)絡(luò)安全問題也是影響檔案管理工作數(shù)字化發(fā)展水平的關(guān)鍵因素之一。

四、檔案數(shù)字化建設(shè)問題處理方法

（一）制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。要構(gòu)建完善的檔案管理規(guī)章制度，推動(dòng)檔案館管理工作的數(shù)字化水平，確保檔案管理工作實(shí)現(xiàn)有章可循，推動(dòng)檔案管理工作的有序開展。

（二）注重軟件的開發(fā)和利用。計(jì)算機(jī)技術(shù)得到廣泛應(yīng)用和發(fā)展，使得人們的生活也發(fā)生了巨大的變化，信息化技術(shù)水平不斷提升，為了有效提升檔案館管理工作的數(shù)字化水平，還需要引入先進(jìn)的檔案管理軟件，在軟件開發(fā)方面可以進(jìn)行自主研發(fā)，也可以通過和軟件開發(fā)公司合作進(jìn)行共同開發(fā)。

（三）安全建議。要確保檔案管理工作的安全性能，促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)水平的提高，一方面要在思想上提高認(rèn)識(shí)，開展多種員工安全知識(shí)培訓(xùn)，同時(shí)要制訂科學(xué)的檔案管理制度，做好電子檔案的備份工作，使得電子檔案可以得到有效管理。

（四）關(guān)注人才隊(duì)伍的質(zhì)量。在人才錄用方面由于數(shù)字化檔案管理工作需要較高的技術(shù)水平，所以在實(shí)際工作中需要配備專業(yè)性、技術(shù)性的人才，并通過開展相關(guān)的技術(shù)及知識(shí)培訓(xùn)工作，確保工作管理人員具備相應(yīng)的綜合素質(zhì)和水平，推動(dòng)工作人員及時(shí)掌握國(guó)際上先進(jìn)的管理技術(shù)并有效應(yīng)用推廣，對(duì)人才要人盡其才、才盡其用，安排合理的工作崗位。

總之，檔案管理工作只有不斷更新自身的管理理念，加強(qiáng)創(chuàng)新發(fā)展，進(jìn)一步深化數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程，才能獲得長(zhǎng)足的發(fā)展，檔案管理工作應(yīng)根據(jù)時(shí)代進(jìn)步的要求，逐步完善自身資源，才能有效實(shí)現(xiàn)自身的應(yīng)用價(jià)值。

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