淺談倉(cāng)儲(chǔ)檔案痕跡化管理

文/云南森林自然中心 陳娜

淺談倉(cāng)儲(chǔ)檔案痕跡化管理

文/云南森林自然中心 陳娜

隨著物流事業(yè)的興起，倉(cāng)儲(chǔ)管理事業(yè)也隨之繁榮，如何做好倉(cāng)儲(chǔ)管理工作逐漸成為倉(cāng)儲(chǔ)管理工作者探討和重視的問(wèn)題之一。倉(cāng)儲(chǔ)檔案痕跡化管理是結(jié)合倉(cāng)儲(chǔ)工作動(dòng)態(tài)化的特征，以時(shí)間、空間無(wú)空隙檢查記錄為形式，以標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和時(shí)效化為原則的一種管理手段。本文從倉(cāng)儲(chǔ)檔案痕跡化管理的重要性、痕跡化管理的原則、要素和方法等方面進(jìn)行闡述，明晰了檔案痕跡化管理的概念，進(jìn)一步規(guī)范了倉(cāng)儲(chǔ)檔案痕跡化管理的工作步驟與方法，從而闡明了倉(cāng)儲(chǔ)檔案痕跡化管理對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)管理工作具有最重要現(xiàn)實(shí)意義。

倉(cāng)儲(chǔ)檔案；痕跡化管理；管理價(jià)值

倉(cāng)儲(chǔ)管理工作的關(guān)鍵在于過(guò)程比結(jié)果更重要，細(xì)節(jié)決定成敗。痕跡在漢語(yǔ)詞典當(dāng)中的釋義，指事物經(jīng)過(guò)后，可察覺(jué)的形影或印跡。痕跡化管理反映了管理工作由事后結(jié)果控制向事前計(jì)劃和事中監(jiān)控轉(zhuǎn)移的趨勢(shì)，也是管理科學(xué)化和精細(xì)化的一個(gè)表現(xiàn)，精細(xì)化的管理正是管理國(guó)際化的選擇。文章以倉(cāng)儲(chǔ)檔案痕跡化管理為論述對(duì)象，從倉(cāng)儲(chǔ)檔案痕跡化管理的重要性、痕跡化管理的原則、要素和方法等方面進(jìn)行論述，以揭示痕跡化管理在倉(cāng)儲(chǔ)檔案管理工作中的重要意義。

一、倉(cāng)儲(chǔ)檔案痕跡化管理的重要性

（一）檔案痕跡化管理是倉(cāng)儲(chǔ)管理工作的基礎(chǔ)。倉(cāng)儲(chǔ)管理工作實(shí)際上就是一個(gè)過(guò)程控制工作，要保證在倉(cāng)庫(kù)當(dāng)中發(fā)生的一切行為都受到科學(xué)掌控，已達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。過(guò)程控制的方法和依據(jù)就要從痕跡化管理的檔案中來(lái)，因此，檔案痕跡化管理是倉(cāng)儲(chǔ)管理工作的基礎(chǔ)。

（二）檔案痕跡化管理對(duì)于倉(cāng)儲(chǔ)管理工作具有一定的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。信息時(shí)代信息的綜合數(shù)據(jù)具有一定的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，尤其在倉(cāng)儲(chǔ)行業(yè)當(dāng)中，數(shù)據(jù)是倉(cāng)儲(chǔ)管理工作的主要輸出結(jié)果，數(shù)據(jù)的來(lái)源以及走勢(shì)都對(duì)整個(gè)倉(cāng)儲(chǔ)事業(yè)有著重要價(jià)值，甚至有的帶有密級(jí)，有的具有一定的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

（三）檔案痕跡化管理決定著倉(cāng)儲(chǔ)管理水平。倉(cāng)儲(chǔ)管理工作繁瑣但呈現(xiàn)出一定的規(guī)律性，掌握其規(guī)律并制定相應(yīng)的痕跡化記錄，構(gòu)成倉(cāng)儲(chǔ)檔案痕跡化管理，不僅與倉(cāng)儲(chǔ)管理的動(dòng)態(tài)性相契合，并且有利于提高效率，因此檔案痕跡化管理決定著倉(cāng)儲(chǔ)管理水平。

二、倉(cāng)儲(chǔ)檔案痕跡化管理的原則

（一）標(biāo)準(zhǔn)化。結(jié)合倉(cāng)儲(chǔ)工作實(shí)際，按照標(biāo)準(zhǔn)化工作流程建立和管理倉(cāng)儲(chǔ)檔案。統(tǒng)一定制或采購(gòu)不同類型的機(jī)關(guān)痕跡文檔所需要的記錄載體如標(biāo)注卡、統(tǒng)計(jì)表、流轉(zhuǎn)袋的格式、材料。通過(guò)規(guī)章制度、暫行管理辦法等形式劃定痕跡化記錄的時(shí)間、范圍、具體條目等內(nèi)容，制度化地制定各項(xiàng)記錄的名目，是保證痕跡化管理科學(xué)和效率的前提。

（二）時(shí)效化。痕跡化管理的重要價(jià)值就在于時(shí)效性強(qiáng)。只有在各個(gè)時(shí)間環(huán)節(jié)做好倉(cāng)儲(chǔ)動(dòng)態(tài)情況的控制，才能保證倉(cāng)儲(chǔ)管理工作有條不紊，也才能在此基礎(chǔ)上獲取綜合信息，對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)物資做出綜合分析，從而對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)工作作出正確抉擇。

（三）精準(zhǔn)化。倉(cāng)儲(chǔ)工作繁瑣復(fù)雜，器具物資的維護(hù)、物資裝卸過(guò)程以及倉(cāng)庫(kù)的消防安全系統(tǒng)都離不開(kāi)檢查檢錄，且必須精確化。唯有精確化，倉(cāng)儲(chǔ)檔案痕跡化管理才有意義，否則檢查記錄只是流于形式，則失去了實(shí)質(zhì)。完善管理體系和明確的崗位職責(zé)劃分，形成職責(zé)分工，將個(gè)人崗位職責(zé)內(nèi)容細(xì)化；考察工作是否多了、重了；工作是否到位等，使工作思路更加明確，也更加方便平時(shí)工作痕跡的完善和保存。

三、倉(cāng)儲(chǔ)檔案痕跡化管理方法

關(guān)于痕跡化管理的概念，陳舜平先生在《痕跡化管理芻議》一文中指出：“痕跡化管理就是讓所有的管理都留下印記，即使是小小的一個(gè)環(huán)節(jié)、步驟都要留有痕跡，以便以后有證可查，還可理解為對(duì)管理痕跡的管理，即對(duì)于實(shí)施管理時(shí)所做的記錄、圖片、電子檔案等都需要收集、整理、分類、保存等，以備今后考察?！?/p>

（一）采用信息化技術(shù)，提高檔案信息化管理技術(shù)。除了紙質(zhì)文檔，加強(qiáng)電子文檔、照片、光盤(pán)等多種方式，注重新科技的提升來(lái)加強(qiáng)倉(cāng)儲(chǔ)檔案痕跡化管理。其一，運(yùn)用電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)置、捕獲新科技提升文檔痕跡化管理技術(shù)。其二，運(yùn)用數(shù)字檔案室系統(tǒng)的審計(jì)跟蹤新科技提升倉(cāng)儲(chǔ)檔案痕跡化管理技術(shù)。運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本等數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、整理、存儲(chǔ)、管理。

（二）建立倉(cāng)儲(chǔ)檔案痕跡化管理常態(tài)化機(jī)制。要切實(shí)履行倉(cāng)儲(chǔ)檔案痕跡化管理，就必須制定相應(yīng)的規(guī)章制度，建立倉(cāng)儲(chǔ)檔案痕跡化管理常態(tài)化。通過(guò)制度管理實(shí)現(xiàn)崗位全痕跡信息管理對(duì)崗位行為實(shí)施全方位的監(jiān)測(cè)、追蹤、記錄、收集、挖掘、處理全部管理行為痕跡信息，從而減少無(wú)形信息的流失，降低信息不對(duì)稱，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息對(duì)稱或接近對(duì)稱，提高倉(cāng)儲(chǔ)檔案痕跡管理效率。

（三）提高檔案痕跡化管理人員專業(yè)技能。首先，加強(qiáng)專業(yè)技能培訓(xùn)。第二，加強(qiáng)宣傳教育。最后，通過(guò)平時(shí)工作中的點(diǎn)滴痕跡、“以小見(jiàn)大”地觀察和衡量成員工作的方法、結(jié)果和個(gè)人的能力，同時(shí)加入績(jī)效考評(píng)的標(biāo)準(zhǔn)當(dāng)中，通過(guò)各種材料、數(shù)據(jù)和獎(jiǎng)勵(lì)等平時(shí)的痕跡的支持，鞏固工作人員個(gè)人專業(yè)技能的提升。

四、結(jié)語(yǔ)

痕跡化管理作為檔案信息管理的重要組成部分，在倉(cāng)儲(chǔ)檔案管理工作中，如何提高檔案痕跡化管理顯得尤為重要。從文中論述不難看出，提高倉(cāng)儲(chǔ)檔案痕跡化管理水平是提高倉(cāng)儲(chǔ)管理水平的有效途徑之一，倉(cāng)儲(chǔ)檔案痕跡化管理對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)管理工作具有重要現(xiàn)實(shí)意義。在今后倉(cāng)儲(chǔ)檔案管理工作中，如何提高痕跡化管理工作水平？值得我們思考和探討。

[1]朱銳.以痕跡管理促進(jìn)安全精細(xì)化管理[J].管理觀察,2011(23):105.