關(guān)于做好事業(yè)單位登記檔案管理工作的探討

文/福建省南平市浦城縣行政審批制度改革服務(wù)中心 曾曉燕

關(guān)于做好事業(yè)單位登記檔案管理工作的探討

文/福建省南平市浦城縣行政審批制度改革服務(wù)中心 曾曉燕

在我國(guó)現(xiàn)階段事業(yè)單位登記管理制度中，事業(yè)單位登記管理是一項(xiàng)重要的中心任務(wù)，所以事業(yè)單位工作人員要明確登記檔案的重要性，切實(shí)做好檔案管理這項(xiàng)工作，提高到關(guān)系事業(yè)單位未來(lái)發(fā)展、工作效能提升的高度，以工作措施方法的完善來(lái)推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作順利進(jìn)行。

事業(yè)單位；登記檔案；管理；工作；策略

事業(yè)單位開展登記檔案管理工作的根本要求是立足于我國(guó)頒布實(shí)施的《檔案法》，對(duì)自身單位內(nèi)部登記管理與優(yōu)化，并為其他工作需求提供服務(wù)。故而只有對(duì)事業(yè)單位登記管理工作進(jìn)行優(yōu)化，才能夠更好地發(fā)揮職務(wù)效能。事業(yè)單位登記檔案服務(wù)的前提條件是登記檔案管理，而在我國(guó)現(xiàn)階段的檔案登記管理工作中還存在著很多問(wèn)題，這些因素不利于日常工作效率的提高，所以為了促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的健康發(fā)展，就必須先采取合理的措施來(lái)深化改革、完善工作。

一、基于理論依據(jù)，分析檔案登記管理工作的基本概念

目前，我國(guó)的事業(yè)單位有數(shù)以萬(wàn)計(jì)的種類，其中的門類是非常復(fù)雜多樣的，包括了很多的經(jīng)費(fèi)渠道，國(guó)家在管理的過(guò)程中，必須采取科學(xué)的管理措施來(lái)對(duì)機(jī)構(gòu)各類事業(yè)單位的布局、機(jī)構(gòu)設(shè)置、職責(zé)任務(wù)等進(jìn)行合理的安排，而事業(yè)單位登記檔案管理這個(gè)方法就能夠在現(xiàn)階段事業(yè)單位的管理工作中起到很顯著的作用，它通過(guò)對(duì)年齡進(jìn)行登記，依據(jù)法律法規(guī)和事業(yè)單位的歷史沿革、現(xiàn)實(shí)情況來(lái)對(duì)每個(gè)事業(yè)單位的職責(zé)任務(wù)和服務(wù)范圍進(jìn)行重新的核定，并依據(jù)每個(gè)事業(yè)單位的機(jī)構(gòu)編制、固定資產(chǎn)、營(yíng)業(yè)登記情況等來(lái)對(duì)每個(gè)單位承擔(dān)民事責(zé)任的能力進(jìn)行確定，進(jìn)而確保單位負(fù)責(zé)人的事業(yè)法人資格，對(duì)事業(yè)單位登記檔案管理部門每個(gè)工作人員的工作行為進(jìn)行規(guī)范?？梢栽O(shè)置一個(gè)專門管理檔案的部門，讓事業(yè)單位在對(duì)檔案登記之后，能夠有專門的工作人員負(fù)責(zé)管理檔案，這樣就可以保證事業(yè)單位順利開展檔案登記管理工作。必須要對(duì)保管檔案的必要物質(zhì)條件進(jìn)行滿足，事業(yè)單位可以設(shè)置一處專門放置檔案的場(chǎng)所，建立專門的檔案庫(kù)房或者閱卷室，讓工作人員能夠及時(shí)、快速地獲取檔案信息，并有效保證檔案的完整性。事業(yè)單位登記檔案管理工作隨著事業(yè)單位改革的不斷深化，變得越來(lái)越社會(huì)化、多元化，為了對(duì)事業(yè)單位登記檔案管理工作的水平進(jìn)行強(qiáng)化，登記管理機(jī)關(guān)要對(duì)檔案信息進(jìn)行全面的了解，再對(duì)相關(guān)社會(huì)活動(dòng)進(jìn)行引用，及時(shí)對(duì)管理措施進(jìn)行調(diào)整，從而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位開展高效的登記檔案管理工作。

二、聯(lián)系實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)檔案登記管理工作的優(yōu)化原則

統(tǒng)一與靈活兼顧的原則是事業(yè)單位在開展登記檔案管理工作過(guò)程中要遵循的原則之一，在嚴(yán)格遵守國(guó)家在檔案管理方面相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)下，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展是事業(yè)單位檔案管理工作制定過(guò)程中首先需要考慮的一個(gè)問(wèn)題，雖然工作制度的規(guī)范對(duì)事業(yè)單位順利開展工作的意義是非常重大的，可是并不是每個(gè)事業(yè)單位的工作管理制度都是一樣的。每個(gè)單位在開展登記檔案管理工作的過(guò)程中，需要依據(jù)事業(yè)單位的性質(zhì)和特點(diǎn)來(lái)對(duì)工作制度進(jìn)行設(shè)計(jì)，所以不同規(guī)模和性質(zhì)的單位之間自然而然就會(huì)存在不同的管理制度，因此，事業(yè)單位在設(shè)計(jì)工作管理制度的過(guò)程中，要統(tǒng)一依據(jù)國(guó)家規(guī)定來(lái)開展工作，也要結(jié)合本身的實(shí)際情況，設(shè)置合理的工作制度。其次，事業(yè)單位在開展登記檔案管理工作的過(guò)程中，還要對(duì)執(zhí)行和制定的并重進(jìn)行強(qiáng)調(diào)，檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的基礎(chǔ)是檔案管理制度的制定，如果一個(gè)事業(yè)單位只是簡(jiǎn)單地對(duì)一些規(guī)章制度進(jìn)行制定，而沒(méi)有要求工作人員嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)定，那么這個(gè)單位的工作效率是得不到提高的，所以事業(yè)單位在對(duì)檔案登記管理工作進(jìn)行開展的過(guò)程中，在落實(shí)制度的設(shè)置過(guò)程中，強(qiáng)調(diào)工作的執(zhí)行力度，充分調(diào)動(dòng)工作人員的自律性。最后，開展檔案管理工作的主體是檔案管理人員，事業(yè)單位在組織檔案管理工作的時(shí)候，要對(duì)檔案管理工作人員的權(quán)益和職責(zé)統(tǒng)一與明確，在工作過(guò)程中充分保障檔案管理工作人員的權(quán)益，還要讓工作人員對(duì)自己的工作職責(zé)進(jìn)行明確?？梢越⒁恍┮庖?jiàn)反饋渠道，給工作人員們提供一個(gè)表達(dá)觀點(diǎn)的平臺(tái)，充分調(diào)動(dòng)工作人員的工作熱情。

三、科學(xué)推動(dòng)發(fā)展，探索檔案登記管理工作的優(yōu)化途徑

（一）增強(qiáng)社會(huì)人員檔案意識(shí)，完善各項(xiàng)制度設(shè)施。雖然單位檔案管理工作已經(jīng)得到了廣大部門的重視，可是在現(xiàn)階段事業(yè)單位的登記檔案管理工作中，還存在著很多方面的問(wèn)題，阻礙著檔案部門工作人員工作效率的提高。目前事業(yè)單位在登記檔案的過(guò)程中，大多都只包含了單位組建負(fù)責(zé)人簽署的登記申請(qǐng)書、法定文件等，這些材料類型過(guò)于簡(jiǎn)單，并沒(méi)有太高的利用價(jià)值，而且還有很多殘缺不齊的可行性論證材料，造成這些問(wèn)題的主要原因就是社會(huì)的檔案意識(shí)還比較低，所以現(xiàn)階段的事業(yè)單位在組織檔案管理工作的過(guò)程中，要對(duì)社會(huì)人員的檔案意識(shí)進(jìn)行增強(qiáng)。對(duì)各項(xiàng)制度和設(shè)施進(jìn)行完善是現(xiàn)階段事業(yè)單位必須要做的一個(gè)事情。例如，為了讓社會(huì)上更多的人對(duì)事業(yè)單位登記管理檔案的作用進(jìn)行了解，事業(yè)單位可以設(shè)置一個(gè)專門的宣傳部門，對(duì)檔案管理工作相關(guān)內(nèi)容的宣傳力度進(jìn)行強(qiáng)化，其次就是強(qiáng)化各級(jí)機(jī)構(gòu)編制部門領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)，構(gòu)建一個(gè)完整的登記檔案管理工作體系，保證事業(yè)單位能夠順利對(duì)檔案管理工作進(jìn)行開展。

（二）建立健全相關(guān)管理制度，強(qiáng)化檔案登記力度。建立健全相關(guān)檔案管理工作的制度也是事業(yè)單位在開展工作的過(guò)程中需要注意的一個(gè)方面，只有對(duì)制度進(jìn)行完善，才能夠確保工作人員工作的規(guī)范性，在現(xiàn)階段的事業(yè)單位管理工作中，大部分機(jī)關(guān)不重視制度的建立，所以導(dǎo)致工作人員產(chǎn)生懈怠心理，不及時(shí)認(rèn)真地進(jìn)行檔案整理，工作效率自然就比較低下，因此，現(xiàn)階段的事業(yè)單位負(fù)責(zé)人必須嚴(yán)格依據(jù)國(guó)家法律法規(guī)，制定相應(yīng)的管理制度，對(duì)檔案的保密工作進(jìn)行強(qiáng)化，制度化、規(guī)范化檔案管理工作。比如說(shuō)，事業(yè)單位在開展檔案管理工作的過(guò)程中，可以對(duì)事業(yè)單位的登記檔案制度進(jìn)行完善，要在《事業(yè)單位登記管理暫行條例》《檔案法》的規(guī)定下，依據(jù)本單位的實(shí)際情況，對(duì)單位內(nèi)部檔案管理工作的制度進(jìn)行設(shè)立，以此規(guī)范工作人員的工作，讓工作人員能夠根據(jù)規(guī)則對(duì)檔案進(jìn)行收集整理、保管存檔，提高單位檔案登記管理的工作質(zhì)量，形成一個(gè)長(zhǎng)效的機(jī)制。

（三）電子化登記檔案管理工作，提高檔案管理水平。在這個(gè)信息化不斷發(fā)展的時(shí)代背景下，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作也面臨著新的要求，強(qiáng)化電子政務(wù)是事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)登記檔案管理信息化的基本要求。各縣（區(qū)）在開展檔案管理工作的過(guò)程中，為了及時(shí)尋找檔案，形成檔案共享，可以對(duì)電子政務(wù)進(jìn)行科學(xué)的建設(shè)，設(shè)置一個(gè)專門的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，按照不同單位的性質(zhì)和規(guī)模來(lái)分類，對(duì)網(wǎng)上登記電子檔案進(jìn)行完整化處理，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的檔案現(xiàn)代化管理，能夠推動(dòng)事業(yè)單位的高效發(fā)展。事業(yè)單位開展網(wǎng)上登記工作的基本需求是登記檔案數(shù)字化，舉個(gè)例子來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位要想高水平開展檔案管理工作，就必須對(duì)歸檔文件格式進(jìn)行設(shè)計(jì)，手工的完成會(huì)耗時(shí)耗力，而利用電子文檔來(lái)制作就會(huì)比較快速方便，工作人員可以依據(jù)以往的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)紙質(zhì)的檔案進(jìn)行分類管理，并根據(jù)設(shè)立、變更、年檢、公告等內(nèi)容具體的制作成電子文件夾，有效對(duì)檔案進(jìn)行歸檔。通過(guò)這樣的方式，檔案的利用率能夠得到很好的提高，而且不易保存的紙質(zhì)檔案信息也能夠永久保存在電腦里，提高了登記檔案管理的工作水平。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，登記時(shí)間是事業(yè)單位登記檔案管理工作的主要途徑，工作人員在開展工作的過(guò)程中，要根據(jù)相關(guān)的制度法規(guī)和事業(yè)單位歷史進(jìn)程及實(shí)際情況來(lái)對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行設(shè)計(jì)，認(rèn)真、全面地對(duì)事業(yè)單位責(zé)任權(quán)限與具體服務(wù)領(lǐng)域進(jìn)行核定，并且有機(jī)地對(duì)事業(yè)單位機(jī)構(gòu)編制、固定資產(chǎn)等各類狀況進(jìn)行結(jié)合，對(duì)單位的民事責(zé)任承擔(dān)能力進(jìn)行明確，通過(guò)開展這樣一系列科學(xué)有效的工作內(nèi)容，系統(tǒng)化地開展檔案登記管理工作，在提高單位管理水平的同時(shí)，有效推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展。