淺談初級中學(xué)會計檔案信息化管理

文/云南省建水縣青云中學(xué) 李紅英

淺談初級中學(xué)會計檔案信息化管理

文/云南省建水縣青云中學(xué) 李紅英

隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信的普遍應(yīng)用和發(fā)展，會計檔案的管理也從電算化過渡到信息化，初級中學(xué)只有通過信息技術(shù)對會計檔案進(jìn)行收集、整理、保管、利用，才能推進(jìn)會計檔案信息化管理的建設(shè)和加快初級中學(xué)教育現(xiàn)代化的步伐。

初級中學(xué)；會計檔案；信息化管理

目前我國初級中學(xué)規(guī)模擴(kuò)張、招生人數(shù)急劇增加，學(xué)校經(jīng)費來源渠道以及途徑復(fù)雜化，各類經(jīng)費的數(shù)量也在增加，因此初級中學(xué)財務(wù)核算工作精細(xì)化趨勢不可逆轉(zhuǎn)。隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，信息技術(shù)的優(yōu)勢越來越明顯，會計檔案管理更是向信息量大、時效性強、查閱更方便的方向發(fā)展，因此傳統(tǒng)的會計檔案管理模式已經(jīng)不再適應(yīng)社會發(fā)展的需求。信息化已經(jīng)成為會計檔案管理的必然趨勢，如何通過信息技術(shù)對初級中學(xué)會計檔案的信息資料進(jìn)行收集、整理等使會計檔案信息化更方便查閱成為初級中學(xué)會計檔案信息化管理的重要任務(wù)。

一、會計檔案信息化管理的必要性

（一）會計檔案的全面性。初級中學(xué)的會計檔案是各個初級中學(xué)在進(jìn)行財務(wù)核算過程中形成或接收的，記錄并反映了學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項，表現(xiàn)形式為具有保存價值的文字、數(shù)據(jù)、圖表等，會計檔案是分析、計劃、監(jiān)督和決策學(xué)校業(yè)務(wù)的重要資料。目前，會計檔案不僅包括傳統(tǒng)的書面紙質(zhì)材料，更是包括了磁盤、光盤、硬盤等存儲的會計數(shù)據(jù)和相關(guān)軟件系統(tǒng)等。

（二）要準(zhǔn)確地掌握好學(xué)校在某個時期的經(jīng)濟(jì)財務(wù)活動必須要做好會計檔案管理工作。會計檔案管理工作不僅是學(xué)校的基礎(chǔ)日常工作的重要內(nèi)容，更是學(xué)校制定政策、規(guī)劃財務(wù)、預(yù)算開支、實行管理和合理決策的重要信息依據(jù)，對學(xué)校的發(fā)展起著重要的見證和參與作用。

（三）會計檔案管理信息化十分必要。初級中學(xué)各項財務(wù)工作所需采集的資料越來越多，評估所需的會計資料、各項指標(biāo)數(shù)據(jù)等劃分也越來越細(xì)化，因此只有加快對會計檔案信息化管理的建設(shè)，才能夠更便利更好地為學(xué)校各項工作服務(wù)。

二、會計檔案信息化管理過程中存在的問題

（一）管理制度不完善。目前許多初級中學(xué)并沒有建立起完善的會計檔案信息化管理制度，對于會計檔案的歸檔范圍、時間、收集和整理的標(biāo)準(zhǔn)等問題沒有具體可行的規(guī)定。沒有培養(yǎng)相應(yīng)的檔案信息化人才來管理會計檔案工作，僅僅強調(diào)了財務(wù)核算和會計業(yè)務(wù)工作，忽視推進(jìn)會計檔案信息化管理工作。

（二）管理人員素質(zhì)有待提升。會計檔案管理工作分別涉及到了會計以及檔案管理兩方面的專業(yè)知識，因此要求相關(guān)管理人員具備一定的專業(yè)知識和素養(yǎng)，即包括會計專業(yè)知識以及檔案管理專業(yè)知識。但是就目前而言，初級中學(xué)會計工作人員在財務(wù)核算過程中只注重核算與資金管理的部分，忽視了檔案管理的要求。由于許多初級中學(xué)長期忽略了對會計人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)和信息化相關(guān)學(xué)習(xí)，因而會計人員水平良莠不齊，很多會計人員在上崗前都沒有掌握會計檔案信息化管理所需的專業(yè)知識和基本技能。此外，會計檔案包括了賬簿、憑證、報告等，很多學(xué)校會計人員在整理會計檔案的時候沒有將財務(wù)報表中的相關(guān)文件、財務(wù)活動等進(jìn)行歸檔，因此會造成檔案缺失和不完整的問題，會計檔案信息化管理質(zhì)量低。

（三）數(shù)據(jù)信息存在安全問題。在會計檔案管理工作中，無論是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案還是信息化檔案都存在著安全問題。一方面，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案經(jīng)過人為修改后容易被發(fā)現(xiàn)，非法修改可以得到制止，但是紙質(zhì)檔案容易發(fā)霉甚至是腐爛，字跡也會隨時間而變得模糊不清，難以保存；在會計檔案移交過程中也可能會發(fā)生被抽離的現(xiàn)象。另一方面，在計算機技術(shù)發(fā)展迅速的今天，會計信息化檔案很容易被復(fù)制、修改甚至是竊取，病毒、黑客入侵以及間諜軟件的攻擊也會給會計檔案管理帶來許多安全威脅。

三、推進(jìn)會計檔案信息化管理的措施

（一）加強對會計人員的培訓(xùn)。推進(jìn)會計檔案信息化管理對會計人員素質(zhì)要求越來越高，因此需要培養(yǎng)精通現(xiàn)代信息技術(shù)并且會把信息化技術(shù)與會計檔案信息化發(fā)展需求結(jié)合利用的人才。為了提高初級中學(xué)會計檔案信息化管理的質(zhì)量和水平，需要通過各種途徑對會計人才進(jìn)行檔案信息化管理相關(guān)知識和技能的培訓(xùn)，讓會計人員在學(xué)習(xí)過程中與時俱進(jìn)，提高自己的綜合業(yè)務(wù)水平的同時形成嚴(yán)謹(jǐn)踏實的工作作風(fēng)和自主創(chuàng)新的精神，促進(jìn)會計檔案信息化管理效率和水平的提高。與此同時，會計檔案信息化管理工作需要對軟件和系統(tǒng)安全進(jìn)行維護(hù)，因此會計檔案信息化管理工作還需要一批精通電腦操作的人才來維護(hù)日常運作、定期備份和更新數(shù)據(jù)、定期查殺電腦病毒，防止財務(wù)系統(tǒng)專用計算機感染到病毒。

（二）加快完善會計檔案信息化管理制度建設(shè)。要使得初級中學(xué)會計檔案信息化管理走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，就必須嚴(yán)格遵循國家制訂的相關(guān)檔案管理的規(guī)章制度和要求，并在遵循國家檔案管理相關(guān)制度的基礎(chǔ)上根據(jù)本校的實際情況來制訂具有自身特色的、完善且實用的會計檔案信息化管理制度，以此來指導(dǎo)本校會計檔案管理工作。

（三）加強對會計檔案信息安全的保障。建立起一套完善的內(nèi)部控制制度以及會計電子檔案安全保密系統(tǒng)，防止信息泄露、被竊取和篡改，加強對安全系統(tǒng)的權(quán)限管理，嚴(yán)格區(qū)分權(quán)限，實行密碼和口令控制。

四、結(jié)語

在信息技術(shù)發(fā)展如此迅速的今天，初級中學(xué)會計檔案管理信息化不僅是社會和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求，同時也是會計檔案事業(yè)的發(fā)展需求。因此，必須加強對會計人才的培養(yǎng)，完善會計檔案管理制度，加強對會計檔案信息安全的保障，健康有序地推進(jìn)初級中學(xué)會計檔案信息化管理建設(shè)。

[1]徐超臣.淺談會計檔案信息化管理[J].蘭臺內(nèi)外,2016(2).