提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

文/臨沂市人民醫(yī)院 李峰

提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

文/臨沂市人民醫(yī)院 李峰

隨著我國社會經(jīng)濟的進步和經(jīng)濟體制改革的深入進行，我國事業(yè)單位的檔案管理急需與時俱進，因此，其未來的發(fā)展趨勢必然是檔案管理信息化建設(shè)。本文主要以現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理存在的問題為切入點，并根據(jù)實際情況提出提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略，僅供參考。

事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)；方法

我國事業(yè)單位隨著社會經(jīng)濟的不斷推進得到一定程度的發(fā)展，面對逐漸增多的檔案，迫切需要提高事業(yè)單位檔案管理的有效性。事業(yè)單位的檔案與其人才培養(yǎng)、領(lǐng)導(dǎo)決策、員工考核等有著密切的關(guān)系。近些年來，隨著我國互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，新技術(shù)、新設(shè)備的出現(xiàn)和應(yīng)用，為我國事業(yè)單位實現(xiàn)信息化、技術(shù)化的檔案管理奠定了良好的基礎(chǔ)。

一、我國事業(yè)單位檔案管理目前存在的問題

（一）我國事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)并沒有足夠重視檔案管理工作。當前，我國事業(yè)單位的部分領(lǐng)導(dǎo)并沒有重視檔案管理工作，這就直接導(dǎo)致檔案管理制度存在諸多的漏洞，單純地認為事業(yè)單位的重點工作內(nèi)容就是引進人才和培養(yǎng)人才，與檔案管理無較大干系，由檔案管理人員專門負責(zé)單位的檔案管理工作，并沒有足夠重視檔案管理工作與其他各個部門、各個員工之間的密切聯(lián)系。實際上，每一個員工自身的利益如何在很大程度上可以從檔案管理方面體現(xiàn)出來，甚至關(guān)系到國家的經(jīng)濟發(fā)展程度，因此，我國事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)務(wù)必要足夠重視檔案管理工作，盡可能為國家創(chuàng)造更多價值，為員工爭取更多利益。

（二）我國事業(yè)單位缺乏專業(yè)的檔案管理人員。目前，我國事業(yè)單位的檔案管理工作效率遲遲提不上去，與缺乏專業(yè)的檔案管理人員有一定的關(guān)系。大多數(shù)從事事業(yè)單位檔案管理工作的人員并沒有進行專業(yè)的培訓(xùn)，再加上年齡較大，接受新鮮事物的能力有限，在檔案管理信息化建設(shè)的過程中難以滿足崗位的實際需求。再加上領(lǐng)導(dǎo)沒有足夠重視檔案管理工作，這就會在一定程度上影響檔案管理工作人員的工作態(tài)度，不嚴謹、不認真、沒有耐心、沒有責(zé)任心，這樣檔案管理人員就無法在第一時間發(fā)現(xiàn)存在于檔案管理工作中的漏洞，檔案管理工作對事業(yè)單位所起到的作用也將大打折扣。因此，事業(yè)單位要想實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，首當其沖的就是要引進和培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才，為我國事業(yè)單位檔案管理工作的順利進行提供人才支持。

（三）我國事業(yè)單位檔案管理信息化程度不足。現(xiàn)如今，在各個行業(yè)、各個領(lǐng)域，網(wǎng)絡(luò)都得到了空前的普及，但是在我國事業(yè)單位檔案管理方面，其網(wǎng)絡(luò)化、信息化程度還遠遠不夠，部分事業(yè)單位依然采用傳統(tǒng)紙質(zhì)的方式來管理重要檔案，需要注意的是，紙質(zhì)檔案有諸多的缺陷，若遇到潮濕天氣，紙質(zhì)檔案很容易被損壞，而且一旦破損，修復(fù)難度比較大，極容易造成重要檔案、信息的流失。此外，紙質(zhì)檔案不利于信息的快速查找。因此，事業(yè)單位檔案管理應(yīng)該打破傳統(tǒng)管理方式的束縛，推進檔案管理信息化建設(shè)勢在必行，一方面便于信息的查找和使用；另一方面也可以在一定程度上保障事業(yè)單位的檔案信息安全。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)點

隨著我國科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展和進步，事業(yè)單位實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢，是傳統(tǒng)檔案管理所無法媲美的。

（一）有利于永久保存檔案信息。紙質(zhì)檔案一旦遇到潮濕天氣，會破損、發(fā)霉，不利于管理，很容易造成信息流失，在這種情況下提升事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)進程，可以在電子磁盤中儲存檔案或備份檔案，一方面起到了節(jié)省存儲空間的作用；另一方面免除了紙質(zhì)檔案受天氣影響的弊端，實現(xiàn)了檔案信息的永久保存。

（二）有利于更便捷地查找檔案信息。傳統(tǒng)檔案管理，不僅工作量較大，而且其所涉及到的查詢程序也比較繁瑣、比較復(fù)雜，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)之后，可以根據(jù)關(guān)鍵詞搜索出相關(guān)的檔案信息，簡化檔案信息的查詢程序，節(jié)約人力物力，并且不會影響其他檔案管理工作的有序進行。此外，提高事業(yè)單位檔案管理的信息化程度，可以極大地降低其受外界環(huán)境影響的程度，任何時間、任何地點都可以查詢檔案信息。

三、提升事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的方法策略

（一）事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)務(wù)必要重視檔案管理的信息化建設(shè)。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)務(wù)必要重視檔案管理信息化建設(shè)工作的重要性，并將其作為重點內(nèi)容來抓。首先，選擇一個相對隱蔽、安全的地方作為檔案管理的辦公室，并加固門窗、房門等，這樣在外部環(huán)境方面就增強了檔案管理信息的安全程度。其次，指派專門的人負責(zé)檔案管理，未經(jīng)允許任何人不得私自進入檔案管理辦公室，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準方可進入，并要做好相關(guān)登記。最后，針對檔案管理工作人員，要開展定期的培訓(xùn)工作，提高他們的業(yè)務(wù)技能和綜合素養(yǎng)，使其更好地適應(yīng)檔案管理工作的崗位需求。

（二）將傳統(tǒng)檔案管理與檔案管理信息化相結(jié)合。我國部分事業(yè)單位依然選擇傳統(tǒng)的檔案管理方法來進行一系列的檔案管理工作，這部分單位想一夜之間完成檔案管理工作的信息化建設(shè)，顯然不切實際，因此，應(yīng)該根據(jù)實際情況將傳統(tǒng)檔案管理與檔案管理信息化進行有效結(jié)合，有步驟、有層次地推進檔案管理的信息化建設(shè)。此外，事業(yè)單位在推進檔案管理信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)該要注意更新其管理手段、豐富管理人員的知識儲備，根據(jù)實際情況選擇合適的檔案管理信息化方法，從而有效推進檔案管理信息化建設(shè)順利進行。

（三）建立健全檔案管理制度。正所謂無規(guī)矩不成方圓，要想檔案管理信息化建設(shè)工作順利進行，就需要制定切實可行的檔案管理制度。事業(yè)單位立足于本單位的實際情況制定合理的檔案管理制度，并充分發(fā)揮其對檔案管理工作的指導(dǎo)作用，可以將檔案管理信息化的內(nèi)容作為一個指標，為員工的職稱評定、績效考核、責(zé)任追究等提供依據(jù)，這樣就將員工工作的積極性和主動性充分調(diào)動起來，在對待檔案管理工作時也更有耐心，更認真，為順利實施檔案管理的信息化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）促進檔案信息資源建設(shè)，加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。加快檔案信息化技術(shù)設(shè)施建設(shè)的重要內(nèi)容就是實現(xiàn)檔案館的數(shù)字化。在事業(yè)單位開展檔案管理信息化建設(shè)的過程中，充分有效地利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)，可以在一定程度上提高其檔案管理信息化水平。此外，檔案管理部門應(yīng)該針對電子檔案，制定合理的管理辦法，為檔案管理工作打造實施平臺。同時，部分檔案，如錄音檔案、視頻檔案，可以進行數(shù)字化處理和存儲，推進建設(shè)檔案信息資源的進程。

四、結(jié)語

總之，事業(yè)單位的檔案管理工作至關(guān)重要，其與領(lǐng)導(dǎo)決策、事業(yè)單位人才培養(yǎng)、人才考核等有著密切的關(guān)系，只有不斷地推進事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，才能夠滿足員工的物質(zhì)需求，同時創(chuàng)造更多的社會財富，為促進我國社會經(jīng)濟的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

[1]梁爽,王戰(zhàn).新形勢下如何加強事業(yè)單位檔案信息管理[J].卷宗,2015(8):51.

[2]劉其中,田婧.我國企事業(yè)會計電算化檔案管理之方略[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇,2011,10(3):231-232.

[3]張正華.現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀以及策略分析[J].環(huán)球市場,2016(18):122.

[4]安曉莉.試析事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展[J].現(xiàn)代商業(yè),2011(18):208-209.

[5]張桂秋.實施事業(yè)單位檔案信息化管理[J].商情,2016(24):161.

[6]張巍.試論事業(yè)單位檔案管理信息化[J].才智,2013(33):315-315.