新時期人事檔案管理信息化建設(shè)研究

文/安岳縣人才交流服務(wù)中心 陳祖莉

新時期人事檔案管理信息化建設(shè)研究

文/安岳縣人才交流服務(wù)中心 陳祖莉

人事檔案信息是一個寶貴的資源，對新時期狀態(tài)下的人才發(fā)展以及招納有著重要作用，為響應(yīng)新時期社會發(fā)展的要求，加強人事檔案信息化建設(shè)是一項重要任務(wù)，本文就此展開探討。

新時期；人事檔案；信息化建設(shè)；研究

人事檔案管理的工作內(nèi)容就是將機關(guān)事業(yè)單位的個人信息進行收集，集中管理的一個系統(tǒng)化工作。在社會經(jīng)濟和信息化時代的快速發(fā)展過程中，人才管理的改革也是作為促進企事業(yè)單位及組織發(fā)展的一項重要內(nèi)容。人事檔案管理也是機關(guān)事業(yè)單位人力資源管理工作中的重要構(gòu)成部分，促進人事檔案管理改革對于人才的全面發(fā)展起著重要的作用。因此，促進人事檔案管理與信息化、網(wǎng)絡(luò)化的結(jié)合，充分發(fā)揮其優(yōu)勢，為機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

一、新時期人事檔案信息化建設(shè)的重要意義

第一，新時期人事檔案信息化建設(shè)是適應(yīng)時代發(fā)展的重要手段。當(dāng)今社會現(xiàn)代化發(fā)展的同時帶動了信息化時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案信息管理工作已經(jīng)跟不上時代的發(fā)展，已然受到了多方面因素的影響，導(dǎo)致工作效率不提升反而呈持續(xù)下滑趨勢。因此，我們應(yīng)該不斷推進人事檔案管理工作，加強信息化建設(shè)。第二，人事檔案本身具有一定的價值，檔案工作的特點是具有持續(xù)性，所以人事檔案管理工作必須系統(tǒng)化進行，使人事信息的正確性得到保障。信息化的人事檔案信息在確保人事檔案的準(zhǔn)確性上體現(xiàn)了極大的優(yōu)勢，因為信息化可以設(shè)置權(quán)限，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不能做到這一點。對人事檔案管理工作提供了方便的同時也確保檔案的安全性。

二、目前人事檔案信息化建設(shè)存在的問題

（一）基礎(chǔ)的設(shè)施設(shè)備沒有得到完善。信息化人事檔案管理中，掌握信息技術(shù)的同時，硬件設(shè)備的支持與工作人員的技能培訓(xùn)也是非常重要的。例如計算機與檔案管理員的匹配程度，要保證檔案管理員能夠熟練操作計算機，才能保證信息化的檔案儲存和管理工作能夠有序進行。目前有部分機關(guān)事業(yè)單位的計算機信息技術(shù)配備不全，加之設(shè)備陳舊、軟硬件不更新這些問題，阻礙了人事檔案信息化建設(shè)發(fā)展的進程。

（二）信息化管理沒有明確的管理標(biāo)準(zhǔn)。需要對信息化的人事檔案管理模式提出針對性的目標(biāo)，才能朝向正確的改革方向進行。建立人事檔案管理制度需要機關(guān)事業(yè)單位根據(jù)單位本身的特點和時代的發(fā)展需求來進行正確的制定，要保證信息化管理制度的建設(shè)在全國范圍內(nèi)是統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，就要有明確的具體的標(biāo)準(zhǔn)。如果制定的管理制度不夠明確，會導(dǎo)致相關(guān)工作人員思想上對企業(yè)失去信心，失去工作的積極性，這種不公平的管理制度會影響工作氛圍和工作效率。

三、新時期人事檔案管理信息化建設(shè)的措施

（一）加強人事檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識。人事檔案信息管理采取信息化管理模式，讓員工學(xué)習(xí)互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用技術(shù)并熟練地使用，便于人事檔案信息的收集和整理，使人事檔案管理信息傳輸能夠更具時效性。工作人員在操作起來也會感到方便快捷。所以，員工學(xué)習(xí)檔案信息化建設(shè)的主要思想和理論是非常有必要的，要了解人事檔案管理信息化的目標(biāo)以及影響。因此，工作人員需要掌握一定的專業(yè)水平，要具備較高的工作素養(yǎng)。

（二）加快研發(fā)人事檔案管理軟件。信息化檔案管理的相關(guān)軟件對于信息化人事檔案管理的平臺搭建有重要作用，應(yīng)該加快速度研發(fā)相關(guān)管理軟件，建立一個較系統(tǒng)的信息化人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)，同時將人事檔案管理軟件與實際的人事檔案數(shù)據(jù)庫相結(jié)合，從而增強人事檔案信息化的普及力度。在運行操作之前，可以安排相關(guān)工作人員進行實踐操作并且學(xué)習(xí)理論知識。特別注意管理軟件的工作人員要具備較強的操作能力，在此基礎(chǔ)還要注重人事檔案信息的安全性與保密性，可以通過設(shè)置職能權(quán)限的方式來有效保障。

（三）提高檔案管理相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)。在人事檔案管理信息化建設(shè)的過程中，要注重對檔案管理相關(guān)工作人員的基本素質(zhì)以及工作能力的提升。檔案管理工作人員需要具備基礎(chǔ)的處理信息的技能，掌握相關(guān)的檔案管理理論知識，例如，在人事檔案信息化管理工作內(nèi)容中，有的需要運用計算機進行制圖或者處理文字、增加音頻或者圖像等；用數(shù)字化方式對人事檔案信息進行儲存；并使用人事檔案管理平臺傳輸信息以達到人事檔案共享。工作人員必須將高度的責(zé)任感帶入人事檔案管理信息化建設(shè)工作中去，才能有效提升人事檔案管理水平。

四、結(jié)束語

人事檔案管理信息化是檔案管理未來的發(fā)展趨勢，但是人事檔案管理信息化建設(shè)是一項很復(fù)雜并且耗時長的工作，需要檔案管理人員和單位其他部門員工共同參與，并積極配合。在信息化建設(shè)過程出現(xiàn)的問題，檔案管理部門要積極采取措施，推進人事檔案信息化建設(shè)的進程。

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