試論企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)

文/湖南有色金屬研究院 向嵐

試論企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)

文/湖南有色金屬研究院 向嵐

在企業(yè)的不斷發(fā)展中，企業(yè)檔案工作也需要給予提高，良好的檔案管理工作能夠顯著提升企業(yè)的工作效率，有利于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。透過對(duì)一個(gè)企業(yè)檔案內(nèi)的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)，諸多企業(yè)的信息可以透過信息而規(guī)劃企業(yè)的發(fā)展方向，否則，雜亂無章的檔案管理工作則會(huì)減少企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，對(duì)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展十分不利。在信息化與網(wǎng)絡(luò)化的環(huán)境中，傳統(tǒng)檔案建設(shè)與檔案管理工作也需要給予創(chuàng)新。

企業(yè)；檔案管理；信息化；建設(shè)

對(duì)所有企業(yè)或單位來講，做好檔案工作極其關(guān)鍵，通過個(gè)人視角而言，個(gè)人檔案包含了諸多私人信息，這些私人信息均為個(gè)人隱私，應(yīng)當(dāng)獲得保密性保護(hù)，假如企業(yè)的檔案管理工作無法執(zhí)行到位，則易使員工的個(gè)人隱私被泄露，在這些私人信息被不法分子所利用時(shí)，則會(huì)對(duì)員工的生活乃至工作帶來較大的煩擾。對(duì)于企業(yè)而言，檔案管理工作不到位，則會(huì)令員工的檔案信息暴露在外，從而顯著影響到員工對(duì)企業(yè)的信任與好感，減少企業(yè)的團(tuán)結(jié)力與競爭力，并且，還令商業(yè)競爭對(duì)手得到機(jī)會(huì)，從而影響到企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)。在傳統(tǒng)檔案建設(shè)與檔案管理工作中，因?yàn)闄n案管理工作涵蓋的信息較為繁瑣，所以諸多企業(yè)的檔案建設(shè)工作并未獲得良好的成效，如何使企業(yè)的檔案信息管理工作得到良好執(zhí)行，則成為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)當(dāng)考量的一個(gè)方面。

一、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的問題

（一）企業(yè)基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，總體結(jié)構(gòu)不科學(xué)。首先，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)引進(jìn)計(jì)算機(jī)設(shè)備，應(yīng)當(dāng)運(yùn)用并發(fā)展互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，這些均應(yīng)當(dāng)具備較多的資金與技術(shù)。當(dāng)前諸多企業(yè)特別是中小型企業(yè)技術(shù)水平較差，設(shè)備與資金不充分，以此妨礙了企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)。其次，被資源影響。大部分規(guī)模小、效益差的中小型企業(yè)較難在檔案管理中融入信息化，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)更加無法涉及。而規(guī)模大、效益佳的大型企業(yè)能夠完成檔案管理的信息化建設(shè)，在有效運(yùn)用資源的條件下能夠不斷擴(kuò)充規(guī)模，提升效益。這一結(jié)構(gòu)的不正確性妨礙了企業(yè)的進(jìn)步。

（二）技術(shù)能力欠缺，專業(yè)人才不足。首先，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中應(yīng)當(dāng)持續(xù)運(yùn)用并發(fā)展計(jì)算機(jī)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，而當(dāng)前并未運(yùn)用良好方式完成檔案資料的共享，由此產(chǎn)生電子檔案反復(fù)建設(shè)以及資源浪費(fèi)的狀況，令企業(yè)電子檔案不能展現(xiàn)最大的效用，令共享性以及服務(wù)性不佳。并且，因?yàn)橄到y(tǒng)建設(shè)不夠良好，互聯(lián)網(wǎng)的安全問題令檔案資料較易被侵害，安全技術(shù)也需要提升。其次，在企業(yè)檔案管理崗位中，較為欠缺高素質(zhì)以及高技能的人才，令企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中的創(chuàng)新不足，研發(fā)能力缺乏。

（三）欠缺統(tǒng)籌規(guī)劃，盲從性較強(qiáng)。企業(yè)檔案管理涵蓋企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營、項(xiàng)目管理以及人事管理等諸多方面，過程極為繁瑣，信息化的引進(jìn)需企業(yè)把控正確方法。當(dāng)前，企業(yè)的管理信息化建設(shè)意識(shí)不足，系統(tǒng)性不足，從而令信息化建設(shè)在企業(yè)檔案管理內(nèi)的效果大打折扣。

二、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）創(chuàng)新檔案管理信息化理念。檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)加快相應(yīng)理念的創(chuàng)新，通過創(chuàng)新理念而加快實(shí)踐的發(fā)展。建立大局理念，把以人為本、服務(wù)為首當(dāng)成檔案工作的主要目標(biāo)。加快理念的創(chuàng)新，在全新的發(fā)展?fàn)顟B(tài)中，創(chuàng)新檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容，令其真正實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)。具體而言，企業(yè)應(yīng)當(dāng)透過組建培訓(xùn)方法強(qiáng)化員工對(duì)檔案管理工作的注重程度，提高工作人員的專業(yè)能力及素養(yǎng)。

（二）創(chuàng)新檔案管理信息化技術(shù)。建立交互性、開放式的檔案服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)如實(shí)為檔案管理進(jìn)行服務(wù)，加快檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)發(fā)展，并且以此為條件加快電子檔案管理系統(tǒng)的完善，提升相應(yīng)檔案數(shù)據(jù)信息的輸出量及運(yùn)用效率，令檔案管理能夠有效為企業(yè)及社會(huì)的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。加快電子檔案管理制度的科學(xué)及完善，技術(shù)作為檔案信息化建設(shè)的主要?jiǎng)幽?，企業(yè)在執(zhí)行相應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，需要通過現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行支持，將紙質(zhì)檔案作為根本，創(chuàng)建相關(guān)的電子檔案信息管理制度，完成電子檔案信息技術(shù)的有效運(yùn)用，將管理行為進(jìn)行規(guī)范，以此加快信息資源的良好發(fā)展與運(yùn)用。

（三）創(chuàng)新檔案管理信息化制度。在當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，企業(yè)檔案管理制度應(yīng)當(dāng)在形勢的發(fā)展中給予變化。所以，為了顯著順應(yīng)企業(yè)的發(fā)展所需，企業(yè)應(yīng)當(dāng)創(chuàng)建崗位責(zé)任制度與良好的獎(jiǎng)懲制度。加快企業(yè)中崗位責(zé)任制的創(chuàng)建，依照檔案管理工作的要求與規(guī)律，把具體責(zé)任落實(shí)到所有部門與員工方面，進(jìn)一步明確權(quán)責(zé)。并且，通過良好的獎(jiǎng)懲制度締造企業(yè)內(nèi)部良好的工作氛圍，依照具體崗位責(zé)任，融合企業(yè)的發(fā)展實(shí)際，通過正確的獎(jiǎng)懲方式與實(shí)際的考核制度規(guī)范人員的行為，以此將工作人員的使命感與責(zé)任感調(diào)動(dòng)出來，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)軟件與硬件的管理，規(guī)避信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

（四）創(chuàng)新檔案管理信息化服務(wù)。本著實(shí)現(xiàn)檔案信息化服務(wù)的持續(xù)更新，令其符合時(shí)代的發(fā)展所需，顯著運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資源共享，提升資源的利用率。并且，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的電子文檔信息中心，所有用戶不但能夠自主上傳電子文檔，還應(yīng)當(dāng)在此平臺(tái)執(zhí)行相應(yīng)的電子文檔下載工作。本著持續(xù)更新檔案信息化的服務(wù)，從而符合所有信息用戶的所需，令檔案管理工作能夠有效符合經(jīng)濟(jì)發(fā)展所需。強(qiáng)化檔案信息管理工作的社會(huì)化服務(wù)，打造全新的服務(wù)主體，完成聯(lián)機(jī)與檔案館相互間的互補(bǔ)檢索，透過網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程檢索進(jìn)行服務(wù)，完成服務(wù)主體的多元化。

三、結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)執(zhí)行檔案管理信息化建設(shè)成為時(shí)代發(fā)展的所需，國有企業(yè)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)牢牢抓住機(jī)會(huì)，解決困難，積極工作，創(chuàng)建企業(yè)檔案管理信息化，為數(shù)字檔案建設(shè)做好鋪墊。

[1]王淑芬.關(guān)于企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].蘭臺(tái)世界,2013(22):134-136.

[2]李雪.新形勢下加強(qiáng)電力企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的思考[J].江西電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2013(3):189-193.