加強(qiáng)《出生醫(yī)學(xué)證明》辦理和管理的重要性

文/浙江省舟山市婦幼保健院 陸世芬

加強(qiáng)《出生醫(yī)學(xué)證明》辦理和管理的重要性

文/浙江省舟山市婦幼保健院 陸世芬

隨著信息化的普及，出國人員低齡化不斷增多，《出生醫(yī)學(xué)證明》承載的功能不斷增加，查閱該信息的人與日遞增，在此結(jié)合《國家衛(wèi)生計生委、公安部關(guān)于啟用和規(guī)范管理新版<出生醫(yī)學(xué)證明>的通知》的要求，淺談幾點(diǎn)個人觀點(diǎn)。

出生醫(yī)學(xué)證明；辦理；管理

《出生醫(yī)學(xué)證明》是國家統(tǒng)一印制，并依據(jù)《中華人民共和國母嬰保健法》出具的，證明嬰兒出生狀態(tài)、血親關(guān)系，申報國籍、戶籍，取得公民身份號碼的法定醫(yī)學(xué)證明，出生醫(yī)學(xué)證明檔案是國家民生檔案的重要組成部分。

一、《出生醫(yī)學(xué)證明》的辦理

首次申領(lǐng)《出生醫(yī)學(xué)證明》必須由新生兒母親親自辦理，在規(guī)定時間內(nèi)攜帶新生兒父母雙方有效身份證原件和復(fù)印件，向簽發(fā)醫(yī)院申領(lǐng)《出生醫(yī)學(xué)證明》。如特殊原因，母親不能親自辦理，必須由新生兒母親寫好委托書，委托人持有效身份證原件和復(fù)印件才能辦理《出生醫(yī)學(xué)證明》。

如遺失等需要重新辦理《出生醫(yī)學(xué)證明》的，先到原簽發(fā)醫(yī)院出具的出生醫(yī)學(xué)證明材料（原《出生醫(yī)學(xué)證明》存根聯(lián)編碼，到當(dāng)?shù)亍度請蟆飞绲菆舐暶鳎傧蜥t(yī)院提出書面補(bǔ)發(fā)申請，核實(shí)無誤后予以補(bǔ)發(fā)。

二、《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案的安全保密

出生醫(yī)學(xué)證明檔案不得外借，單位或組織要求查閱的，必須憑介紹證明當(dāng)場查閱指定的內(nèi)容；不得公開出生醫(yī)學(xué)證明檔案的內(nèi)容；不得損害出生醫(yī)學(xué)證明檔案當(dāng)事人的合法權(quán)益。

保管單位明確并固定檔案工作人員，保證管理必要的設(shè)施、場所等確保檔案的安全，計算機(jī)應(yīng)專機(jī)專人專用，周期性地進(jìn)行密碼更改加強(qiáng)安全防范。工作人員應(yīng)高度重視維護(hù)好相關(guān)賬號的密碼安全，不得泄漏密碼，如發(fā)生泄漏的應(yīng)及時更改密碼并匯報單位領(lǐng)導(dǎo)。

三、《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案的歸檔和管理

根據(jù)《浙江省〈出生醫(yī)學(xué)證明〉管理規(guī)定（試行）》的通知，《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案的歸檔文件材料按首次簽發(fā)、換發(fā)、補(bǔ)發(fā)進(jìn)行分類歸檔，內(nèi)容真實(shí)完整、圖文清晰、簽字手續(xù)完備，作永久保存。首次簽發(fā)的有《出生醫(yī)學(xué)證明》存根、申領(lǐng)登記表、父母親身份證復(fù)印件；換領(lǐng)的有《出生醫(yī)學(xué)證明》存根、申領(lǐng)登記表、父母親身份證復(fù)印件及原《出生醫(yī)學(xué)證明》等相關(guān)材料；補(bǔ)領(lǐng)的有《出生醫(yī)學(xué)證明》存根、申領(lǐng)登記表、父母親身份證復(fù)印件和報社刊登的聲明作廢等相關(guān)材料。

按檔案分類法要求，采用保管期限-年度-問題分類，設(shè)立“出生醫(yī)學(xué)證明”類目；按檔案管理要求，在年度一致的情況下，以流水號排序?！冻錾t(yī)學(xué)證明》存根、《出生醫(yī)學(xué)證明》申領(lǐng)登記表和父母親有效身份證復(fù)印件及相關(guān)證明材料裝訂為一件，采用一人一件一號的形式裝訂整理，原則上100件為一盒。按數(shù)字化檔案管理要求，在錄入數(shù)據(jù)的同時做好校對工作，發(fā)現(xiàn)錯誤的條目進(jìn)行修改，把數(shù)字化加工成的 P D F全文掛接到檔案管理系統(tǒng)軟件上，在檔號一致的情況下一一對應(yīng)，實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)與圖像文件數(shù)據(jù)進(jìn)行批量掛接，發(fā)現(xiàn)對接錯誤的文件及時進(jìn)行改正，審核無誤后按要求打印卷內(nèi)目錄，其中序號為流水號，編號以《出生醫(yī)學(xué)證明》編號順序排列，題名為《新生兒+母親+父親+出生日期》，日期為發(fā)證日期，頁號為此件文件材料的頁數(shù)，備注有注明換發(fā)、補(bǔ)發(fā)、原證號以便統(tǒng)一查找、打印等。

四、《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理存在的問題

《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理制度落實(shí)不到位。一些簽發(fā)機(jī)構(gòu)管理部門和相關(guān)工作人員的法律意識淡薄，缺乏有效的監(jiān)管制度。部分管理和簽發(fā)機(jī)構(gòu)未按相關(guān)要求建立完善各項制度，未嚴(yán)格執(zhí)行證件入庫登記，證、章未分開管理，對相關(guān)有效信息核實(shí)后蓋章等相關(guān)管理制度。

《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案的保管年限不統(tǒng)一，按病歷檔案保管30年是不夠的。未進(jìn)入檔案館單位的，部分《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案沒有向綜合檔案室移交，仍由病案室保管，不能做到防盜、防火、防光、防潮、防塵、防高溫等，《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案保管安全性差。

五、改善問題的幾點(diǎn)思考

《出生醫(yī)學(xué)證明》作為一種特殊形式的檔案，它是具有法律效力的。因此，要定期安排檔案管理人員參加檔案專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育和參加數(shù)字化檔案建設(shè)知識等培訓(xùn)班，不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，專人管理《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案。

在當(dāng)今飛速發(fā)展的信息時代，作為《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理人員，如果仍停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式上，未建立互聯(lián)網(wǎng)《出生醫(yī)學(xué)證明》管理信息系統(tǒng)，會給不法分子帶來可乘之機(jī)。通過信息化管理，能準(zhǔn)確地掌握《出生醫(yī)學(xué)證明》管理信息，實(shí)現(xiàn)信息縱向與橫向的共享、互查，防止虛假證件等發(fā)生。

長期、有效地保護(hù)好《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案，維護(hù)檔案的真實(shí)、完整和信息安全，作為“人生第一證”，無論對新生兒父母或其本人都具有終身保留的意義。

[1]王占偉,管先海,宋朝存.出生醫(yī)學(xué)證明檔案的歸檔范圍與整理方法——以南樂縣檔案館為例[J].檔案雜志,2016(1):52－54.

[2]朱丹平.淺談《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理的重要[J].醫(yī)學(xué)信息,2013,12(26):70－71.

[3]陳湘紅.如何加強(qiáng)《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理[J].藥物與人,2014(8):304－305.

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