醫(yī)院重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案管理工作實(shí)踐

文/廣西柳州市人民醫(yī)院 熊含艷

醫(yī)院重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案管理工作實(shí)踐

文/廣西柳州市人民醫(yī)院 熊含艷

本文結(jié)合醫(yī)院遷建工程建設(shè)項(xiàng)目過程中檔案管理的實(shí)踐情況，為醫(yī)院開展重大工程項(xiàng)目檔案管理提供一些借鑒，共同探索更符合實(shí)際的工程項(xiàng)目檔案管理方法。

醫(yī)院；工程項(xiàng)目；檔案管理

廣西柳州市人民醫(yī)院遷建工程是城市重點(diǎn)建設(shè)工程，是集醫(yī)療、保健、教學(xué)、科研、預(yù)防、康復(fù)等功能于一體的綜合性現(xiàn)代化醫(yī)院，是對(duì)城市的國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展具有影響的骨干工程，有利于城市衛(wèi)生資源結(jié)構(gòu)優(yōu)化，滿足不斷增長的醫(yī)療服務(wù)需求。本文在利用項(xiàng)目檔案成套性、同步性、現(xiàn)實(shí)性等普遍性特點(diǎn)的同時(shí)，結(jié)合遷建工程檔案形成時(shí)間跨度大、數(shù)量大、利用實(shí)效久的新特點(diǎn)，加強(qiáng)了項(xiàng)目檔案管理，為醫(yī)院開展重大工程項(xiàng)目檔案管理提供一些借鑒。

一、建設(shè)項(xiàng)目檔案案卷組成概況

2008年11月底，醫(yī)院遷建工程一、二期建設(shè)項(xiàng)目投入使用，三期及后續(xù)工程待建中。2017年，醫(yī)院綜合檔案室完成竣工項(xiàng)目全過程文件材料的收集、分類、立卷歸檔工作，共收集整理項(xiàng)目檔案共1148卷，其中工程準(zhǔn)備階段檔案304卷，監(jiān)理文件12卷，施工技術(shù)檔案270卷，施工圖140卷，竣工文件201卷，竣工圖209卷，聲像檔案12卷。

建設(shè)項(xiàng)目檔案的主要內(nèi)容涵蓋了設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、設(shè)備安裝調(diào)試到竣工各過程的文件材料，綜合檔案室收集和整理好的歸檔文件主要有：1.項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告的批準(zhǔn)文件；2.選址申請(qǐng)及選址規(guī)劃意見書；3.國有土地使用、建設(shè)用地許可的批準(zhǔn)文件；4.關(guān)于征地拆遷補(bǔ)償、人員安置的文件材料；5.項(xiàng)目初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)的審批及說明；6.項(xiàng)目勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等招投標(biāo)文件；7.開工審批、建設(shè)施工許可證的文件材料；8.反映項(xiàng)目工程質(zhì)量、進(jìn)度、資金使用控制情況的文件材料；9.工程監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理日記、監(jiān)理工作總結(jié)等文件材料；10.項(xiàng)目主要設(shè)備、材料采購合同、出廠質(zhì)量合格證、裝箱清單、開箱記錄等文件材料；11.竣工備案表、整改通知書等文件材料。

二、建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的主要措施

（一）制度管理，做好前端控制。醫(yī)院遷建工程項(xiàng)目參建單位數(shù)量眾多，必須運(yùn)用管理制度和標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范指導(dǎo)工作。醫(yī)院綜合檔案室依據(jù)《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》修訂了《柳州市人民醫(yī)院項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》和《柳州市人民醫(yī)院項(xiàng)目檔案范圍及保管期限表》。當(dāng)參建單位確定時(shí)，立即將醫(yī)院項(xiàng)目檔案管理制度和歸檔范圍以正式文件的形式下發(fā)，并召開由各參建單位專兼職檔案人員參加的工程項(xiàng)目檔案會(huì)議，并說明各自在項(xiàng)目檔案管理中的職責(zé)以及具體要求等。在工程開工之前，提前介入，了解工程項(xiàng)目內(nèi)容、涉及的部門和人員、工程進(jìn)度安排等，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)一步安排項(xiàng)目檔案工作計(jì)劃，做好前端控制，使建設(shè)項(xiàng)目檔案工作得以有序開展。

（二）同步管理，做好全程控制。醫(yī)院綜合檔案室制定了《檔案管理“三參加”制度》《科技檔案工作“四同步”管理制度》，在項(xiàng)目檔案管理工作中，堅(jiān)持在項(xiàng)目前期設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收的全過程做到項(xiàng)目建設(shè)的檔案材料形成、積累、歸檔與工程同步進(jìn)行。檔案管理人員在立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等過程中，全程跟蹤，進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查，明確檔案歸檔范圍和質(zhì)量。尤其在施工中的檔案管理，深入施工現(xiàn)場(chǎng)，實(shí)地了解各施工單位檔案資料的收集歸檔情況，切實(shí)履行督查指導(dǎo)職能。同時(shí)與監(jiān)理單位多溝通，要求加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目檔案的收集齊全工作。

（三）實(shí)行預(yù)立卷制度，做好質(zhì)量管理。實(shí)行項(xiàng)目檔案預(yù)立卷制度，“誰形成文件材料，誰立卷歸檔”，施工單位在工程承包的范圍內(nèi)負(fù)責(zé)編制，提交完整的竣工文件資料，要求收集齊全、內(nèi)容準(zhǔn)確、整理系統(tǒng)，質(zhì)量符合管理要求。監(jiān)理單位在負(fù)責(zé)監(jiān)督各施工單位做好竣工檔案資料工作同時(shí)也按質(zhì)量要求移交整個(gè)項(xiàng)目管理工作形成的文件材料。實(shí)行預(yù)立卷制度，為醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目的竣工文件材料的歸檔管理打下了良好的基礎(chǔ)。

三、建議及對(duì)策

（一）進(jìn)一步完善項(xiàng)目檔案全程管理。運(yùn)用管理理念，繼續(xù)推行項(xiàng)目檔案全程管理，定期學(xué)習(xí)研究國家制定的檔案管理制度和法規(guī)，根據(jù)醫(yī)院實(shí)際情況，及時(shí)制定符合項(xiàng)目檔案工作自身發(fā)展規(guī)律的檔案規(guī)章制度，并結(jié)合工程建設(shè)實(shí)踐，不斷完善建設(shè)項(xiàng)目檔案全程管理，確保工程項(xiàng)目檔案的完整與齊全。

（二）完善工程項(xiàng)目檔案管理人員培訓(xùn)制度。工程項(xiàng)目檔案管理是一項(xiàng)綜合性工作，檔案管理人員不僅要有扎實(shí)的工程項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)知識(shí)，還要有檔案管理技能。在重大建設(shè)工程中需要專業(yè)復(fù)合型的人才就必須完善培訓(xùn)制度，采用定期性、階段性、專題性不同的培訓(xùn)方式來提升檔案管理人員對(duì)工程項(xiàng)目的檔案管理專業(yè)技能。有助于檔案管理人員了解工程動(dòng)態(tài)，確保檔案材料收集齊全、完整、準(zhǔn)確。

（三）進(jìn)一步加強(qiáng)溝通能力。項(xiàng)目檔案工作僅憑檔案人員的專業(yè)知識(shí)和工作熱情是不夠的，在工程項(xiàng)目檔案管理的各個(gè)階段，要與施工單位的工程技術(shù)人員進(jìn)行有效溝通。工程技術(shù)人員看重的是工程本身的質(zhì)量和進(jìn)度，容易忽視工程項(xiàng)目檔案管理的重要性，檔案管理人員要主動(dòng)與工程技術(shù)人員溝通，使歸檔文件符合歸檔要求。同時(shí)，與監(jiān)理、項(xiàng)目部門加強(qiáng)溝通，充分利用他們的行政力量，層層把關(guān)，才能確保工程項(xiàng)目檔案的合格率、準(zhǔn)確率。

（四）加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理信息化。檔案管理信息化，涉及檔案數(shù)字化、檔案材料載體轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)、檢索方式研究設(shè)計(jì)、軟件平臺(tái)功能設(shè)置等眾多問。醫(yī)院目前正處于信息技術(shù)與傳統(tǒng)的檔案管理相銜接的過渡時(shí)期，因此我們要從多方面進(jìn)行思考、改進(jìn)，檔案管理信息化建設(shè)迫在眉睫。

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