論新形勢(shì)下如何提升企業(yè)辦公室工作水平

文/臨沂礦業(yè)集團(tuán)有限公司田莊煤礦 寇天燕

論新形勢(shì)下如何提升企業(yè)辦公室工作水平

文/臨沂礦業(yè)集團(tuán)有限公司田莊煤礦 寇天燕

本文分析當(dāng)前企業(yè)辦公室的現(xiàn)狀，明確辦公室工作的任務(wù)，表明提升辦公室工作水平的發(fā)展方向：即規(guī)范化、制度化、信息化和專業(yè)化，闡述對(duì)應(yīng)解決措施以為企業(yè)辦公室工作者所用。

企業(yè)；辦公室；水平；提升

企業(yè)辦公室工作具有范圍廣、綜合性強(qiáng)、繁瑣性的自身特點(diǎn)。目前，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力日益加大，伴隨現(xiàn)代企業(yè)發(fā)生的一系列變化，對(duì)辦公室工作要求更高更新。在新形勢(shì)下，企業(yè)辦公室的工作必須不斷改革創(chuàng)新以滿足時(shí)代需求。

一、當(dāng)前企業(yè)辦公室工作的現(xiàn)狀分析

辦公室作為企業(yè)的綜合管理部門舉足輕重，其工作直接關(guān)系著企業(yè)開展其它各項(xiàng)工作。辦公室工作存在一些不足：一是主動(dòng)服務(wù)少；二是提供的情報(bào)參考價(jià)值少；三是服務(wù)以事務(wù)型居多，而決策型服務(wù)少；四是服務(wù)于上層人多；五是實(shí)地考察少，主要通過(guò)電話等進(jìn)行；六是員工專業(yè)化水平低。這妨礙了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作的正常進(jìn)行和高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

二、明確企業(yè)辦公室“四項(xiàng)”職能定位

（一）辦理日常事務(wù)職能。辦理日常事務(wù)，簡(jiǎn)稱“三辦”，即辦文、辦會(huì)和辦事；接待訪客戶或上級(jí)主管部門，維護(hù)良好形象；提供后勤保障，包括采購(gòu)各項(xiàng)物流設(shè)備、維修等；管理綜合物業(yè)，如管理證照、印章和公車、組織活動(dòng)等工作。辦公室工作需滿足管理目標(biāo)和領(lǐng)導(dǎo)要求，切實(shí)做好服務(wù)工作。

（二）協(xié)調(diào)職能。企業(yè)辦公室具有協(xié)調(diào)職能，需要敏銳地察覺(jué)新情況、新問(wèn)題、新矛盾，做好掌控全局、銜接溝通工作，又好又快地完成各項(xiàng)任務(wù)。切實(shí)履行協(xié)調(diào)職能，尤其提高綜合協(xié)調(diào)能力，處理好對(duì)上與對(duì)下的關(guān)系、對(duì)內(nèi)與對(duì)外的關(guān)系十分重要。

（三）提供決策職能。一方面及時(shí)搜尋和篩選企業(yè)內(nèi)外部經(jīng)營(yíng)環(huán)境變化的信息，進(jìn)行匯報(bào)以供領(lǐng)導(dǎo)決策。另一方面實(shí)地調(diào)研，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，把握趨勢(shì)，為決策提供有效科學(xué)可靠的依據(jù)。

（四）監(jiān)督職能。公司制定工作任務(wù)后，應(yīng)如期檢查落實(shí)情況。作為上級(jí)部門的秘書，企業(yè)辦公室應(yīng)履行監(jiān)督職能。在特殊時(shí)期，企業(yè)安排重點(diǎn)專項(xiàng)工作，進(jìn)行督辦匯報(bào)。

三、應(yīng)對(duì)“四化”的措施

（一）規(guī)范化。企業(yè)辦公室建立規(guī)范的工作制度標(biāo)準(zhǔn)，明確職能和權(quán)限，嚴(yán)格執(zhí)行，確保各項(xiàng)工作高效完成。此外，設(shè)計(jì)應(yīng)急方案以應(yīng)對(duì)突發(fā)狀況。

（二）制度化。企業(yè)辦公室健全崗位責(zé)任制、安全保密制、會(huì)議制度、公文處理制度、物流采購(gòu)管理制度、績(jī)效考核制度等，推動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)化管理，增強(qiáng)員工責(zé)任意識(shí)、提高工作效率。

（三）信息化。隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，企業(yè)辦公室需要構(gòu)建網(wǎng)上辦公平臺(tái)，處理考勤管理、提醒、審批、維修等日?，嵤隆?/p>

（四）專業(yè)化。提升辦公室工作水平依靠專業(yè)化人才，所謂高素質(zhì)即員工具備一些基本的文字能力和溝通能力、經(jīng)濟(jì)管理和法律常識(shí)多方面的基礎(chǔ)知識(shí)、文字功底好、計(jì)算機(jī)操作熟練。企業(yè)更要掌握經(jīng)營(yíng)方面的基礎(chǔ)知識(shí)。

四、提升辦公室工作水平的措施

（一）轉(zhuǎn)變服務(wù)意識(shí)。提升工作水平的前提是轉(zhuǎn)變服務(wù)意識(shí)，可以從以下幾個(gè)方面考慮：首先，樹立創(chuàng)新意識(shí)。辦公室工作要學(xué)會(huì)繼承和創(chuàng)新，擺脫傳統(tǒng)的條框、思維、模式的束縛，創(chuàng)造性地開展工作。其次，樹立工作效率意識(shí)。最后，樹立大局意識(shí)。服務(wù)經(jīng)營(yíng)從大局利益出發(fā)，杜絕部門個(gè)體主義。

（二）創(chuàng)新工作。企業(yè)辦公室工作要與時(shí)俱進(jìn)，增加相應(yīng)的工作必需設(shè)備如計(jì)算機(jī)掃描、數(shù)碼、管理檔案文件管理等設(shè)備。此外，采用如電視電話會(huì)議系統(tǒng)等現(xiàn)代化辦公手段。熟練操作信息化技術(shù)，提高辦公自動(dòng)化水平。

（三）改革運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制。提升工作效率需要工作運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制良好。企業(yè)辦公室應(yīng)以高效辦事、運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范、協(xié)調(diào)順暢為目標(biāo)，進(jìn)一步提高辦公室的整體功能和效率，確保辦公室履行各項(xiàng)職能。首先完善部門溝通協(xié)調(diào)機(jī)制。協(xié)調(diào)關(guān)系包括全局工作和企業(yè)重點(diǎn)工作之間的關(guān)系以及領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)和基層單位服務(wù)的關(guān)系。企業(yè)辦公室擔(dān)任橋梁，積極配合機(jī)關(guān)職能部室做好溝通和反饋企業(yè)內(nèi)部的信息工作，落實(shí)各項(xiàng)重點(diǎn)專項(xiàng)工作。其次完善各項(xiàng)責(zé)任制度和流程。合理科學(xué)地安排、銜接、溝通內(nèi)部工作，做到責(zé)任到人。使事務(wù)工作程序化，清晰工作流程，提高辦事效率，促進(jìn)日常工作高效有序運(yùn)轉(zhuǎn)。最后加強(qiáng)學(xué)習(xí)各項(xiàng)規(guī)章制度和工作規(guī)范，使辦公室各項(xiàng)管理工作流程化、制度化、規(guī)范化，以便員工耳熟能詳，從而自覺(jué)遵守。

（四）管理員工隊(duì)伍。首先，加強(qiáng)建設(shè)員工隊(duì)伍。在招聘辦公室從業(yè)人員時(shí)，要遵循“選用高政治素質(zhì)、具備各項(xiàng)技能和超強(qiáng)處事能力的人才”原則，酌情選用不同年齡層次、知識(shí)結(jié)構(gòu)和性格特征突出的優(yōu)秀人員。其次，合理分配辦公室工作。從定崗定責(zé)的要求和員工自身特點(diǎn)，最大限度地發(fā)揮個(gè)人專長(zhǎng)，合理安排崗位，分配工作任務(wù)，各司其職。再次，建立合理高效的激勵(lì)制度與考核制度。通過(guò)薪酬福利、職位晉升等多種形式來(lái)完善獎(jiǎng)勵(lì)制度，重視員工心理情況，提高工作積極性，發(fā)揮工作潛能，以便為公司作更多的貢獻(xiàn)。最后，強(qiáng)化培訓(xùn)辦公室員工。創(chuàng)新工作理念，提升綜合能力，加強(qiáng)合作理念，構(gòu)建良好的工作氣氛，促使素質(zhì)從整體上得到提升，提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

總之，在目前新形勢(shì)下，企業(yè)必須重視辦公室管理。辦公室工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)促進(jìn)和保障企業(yè)的運(yùn)營(yíng)、管理以及發(fā)展。企業(yè)必須從自身特點(diǎn)和經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀出發(fā)，加強(qiáng)辦公室職能建設(shè)，優(yōu)化與完善企業(yè)辦公室工作以提升辦公室工作水平，提高工作效率，便于企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)地發(fā)展。

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