高校公文處理工作中的特色案例分析

文/中國人民大學(xué)學(xué)校辦公室 祝賀

高校公文處理工作中的特色案例分析

文/中國人民大學(xué)學(xué)校辦公室 祝賀

高校的公文處理工作有其獨特之處，會遇到高校特有的問題，本文選取了實際工作中遇到的三個特色案例，分析一下原因，分享一下當(dāng)時的解決辦法，并提出筆者對于高校公文處理工作的一些想法。

高校；辦公室；公文處理；案例分析

高校的公文處理工作有自己的特點，在公文流轉(zhuǎn)過程中會遇到高校特有的問題，有些錯誤在黨政機(jī)關(guān)中不常見，但是在高校中發(fā)生的頻率較高，筆者根據(jù)自己在高校辦公室文書崗位上五年多的工作經(jīng)歷，總結(jié)了一些高校公文處理工作中的特色案例，并談?wù)勛约旱目捶?，與大家交流分享。

一、收文時碰到了學(xué)術(shù)論文

去年年底有一次收文，某學(xué)院報送了《成立X X X本科專業(yè)的調(diào)研報告》，初步閱讀，發(fā)現(xiàn)此“公文”有腳注、尾注，末尾還有參考文獻(xiàn)，文件很長，調(diào)研的數(shù)據(jù)表格、圖表確實很清晰；仔細(xì)審核，發(fā)現(xiàn)此“公文”涉及的請示事項較多，有招生指標(biāo)、人員編制、學(xué)生住宿、課程安排等，這不但不符合請示類公文一事一報的原則，而且相關(guān)請示事項均沒有職能部處的會簽意見。這是一篇規(guī)范的學(xué)術(shù)論文，但不是一篇合格的公文。

此類報文，從程序上應(yīng)拆分為幾個公文，由職能部處會簽提出初步意見后報校領(lǐng)導(dǎo)批閱；從行文上應(yīng)開宗明義，言簡意賅，寫短文、說短話。但是考慮到相關(guān)教師同志為此事已進(jìn)行了長時間辛苦的調(diào)研，報告也寫得很翔實，時間又比較緊迫，最后綜合學(xué)院的意見和公文處理程序，將公文修改為《關(guān)于提請召開成立X X X本科專業(yè)專題辦公會的請示》，調(diào)研報告作為附件，先請相關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)和職能部處閱知此事，隨后召開專題會集中討論，這樣既不違背原則，又能提高效率，也不至于影響相關(guān)教師同志的積極性，會后以會議紀(jì)要為依據(jù)積極推進(jìn)此事。

二、白頭件、專報件的比率偏高

我校的“白頭件”“專報件”比率較高，為此學(xué)校辦公室專門設(shè)立了“領(lǐng)導(dǎo)交辦文件”的登記制度，每年平均有2 8 0余件，是各部門正式報文數(shù)量的近十分之一，這些文件轉(zhuǎn)到學(xué)校辦公室，時效性已大打折扣；還有一些文件是“專報專取”，學(xué)校辦公室不掌握任何信息，這樣的文件危害更大。

一次學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)與某區(qū)委書記會談，讓秘書同志找一下前段時間“報送”的我校與該區(qū)有關(guān)事宜的公文，我們經(jīng)過仔細(xì)查閱，確定此文為“專報件”，隨即聯(lián)系可能報送此文件的幾個部門，最后在其中一個部門找到了這個文件的協(xié)議，在會談即將結(jié)束時才將協(xié)議呈送與會領(lǐng)導(dǎo)。

除了上述的“白頭件”“專報件”的窘?jīng)r，還有一類是邀請校領(lǐng)導(dǎo)出席活動會議的文件，學(xué)校辦公室在綜合協(xié)調(diào)大型活動會議時，才知道校領(lǐng)導(dǎo)在某時間段已經(jīng)有安排了。

我們經(jīng)過調(diào)研和分析發(fā)現(xiàn)造成這種情況的主要原因是兩個方面：一是多數(shù)校領(lǐng)導(dǎo)的組織關(guān)系、工資關(guān)系、工會關(guān)系在其教學(xué)的學(xué)院，校領(lǐng)導(dǎo)接受文件的渠道比較多。二是有些學(xué)術(shù)聲望很高的教授平時與中央及各部委時有書信聯(lián)系，對于公文報送的程序確實是不太了解，“聞道有先后，術(shù)業(yè)有專攻”，所以報文時也不經(jīng)過自己所在的學(xué)院，直接手寫或打印“文件”就直送校領(lǐng)導(dǎo)了。

解決的辦法首先是加大規(guī)章制度的宣傳和培訓(xùn)，從辦公室的角度做到無遺漏、無死角。其次是做好補救預(yù)案，盡量在“白頭件”“專報件”流轉(zhuǎn)過程中及時發(fā)現(xiàn)，校辦和院辦兩級聯(lián)動，加強溝通，事后事中補充公文程序，以便及時掌握信息以及日后查詢調(diào)閱。

三、要求修改的公文又“原樣”上報

規(guī)章制度類、方案計劃類公文，在上報后閱批期間，校領(lǐng)導(dǎo)提出修改意見或是批示上會研究的情況較多，在會上也往往會有修改意見，這就要求報文單位根據(jù)會議精神或領(lǐng)導(dǎo)批示意見修改過后重新報送公文。但是個別單位再報文時，又“原樣”上報。

比如我校某處報送校內(nèi)公文《X X X處關(guān)于提請審議<房屋出租出借管理暫行辦法（審議稿）>的請示》，此文經(jīng)校長辦公會審議后要求修改，且在下次辦公會通報修改情況。但是該處在隨后的報文中，一是仍使用相同的標(biāo)題，二是請示部分的語言也一模一樣。規(guī)章制度、方案計劃類公文開篇部分的請示行文，一般是對文件起草制定的背景和過程以及上級要求等事項的說明，便于領(lǐng)導(dǎo)同志對后續(xù)內(nèi)容的判斷和決策。上述公文在二次呈報時背景和目的均已變化，應(yīng)在行文時明確表述根據(jù)X X次校長辦公會意見修改，并將需要通報的內(nèi)容簡要概括；標(biāo)題應(yīng)修改為《X X X處關(guān)于向校長辦公會通報<房屋出租出借管理暫行辦法（修改稿）>有關(guān)情況的請示》。

這個案例的錯誤原因與第一個案例不同，根源還是在工作作風(fēng)上。有些制度要求在黨政機(jī)關(guān)可能已經(jīng)是習(xí)慣，但是在高校還需要加強管理和落實。高校的工作氛圍更寬松、更自由，所以有些同志在公文工作中就會不嚴(yán)謹(jǐn)、不細(xì)致，總是覺得“差不多能看明白就行了”。一流大學(xué)必須要有一流的管理，一流的管理必須是嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?、精?xì)的，“千里之堤，毀于蟻穴”，小事上不注意，將來就有可能出現(xiàn)大問題。

教學(xué)科研講究的是“百花齊放，百家爭鳴”，要有發(fā)散思維，要破除一定之規(guī)，要有新思路、新想法，不能因循守舊；公文處理工作講究的是規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)，按規(guī)定辦文，按程序流轉(zhuǎn)，這是一對矛盾，所以在公文處理工作中會出現(xiàn)上述一些高校特有的案例。高校辦公室同志對待此類事件，應(yīng)該更加講究工作方法，更能經(jīng)得起委屈誤解，更多運用聰明智慧，既要堅持原則，又不能簡單粗暴；既要靈活處理，又不能超越底線，努力為一流大學(xué)貢獻(xiàn)一流的管理。

[1]黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例[J].秘書工作,2013(3):59-62.

[2]教育部.《教育部公文處理規(guī)定》（教辦〔2013〕7號）,2013.

[3]毛澤東.矛盾論[M].毛澤東選集第一卷,2009,299-340.