當(dāng)前高校教學(xué)檔案管理的問題及創(chuàng)新對策

文/鹽城師范學(xué)院檔案館 周瑩瑩

當(dāng)前高校教學(xué)檔案管理的問題及創(chuàng)新對策

文/鹽城師范學(xué)院檔案館 周瑩瑩

隨著高校教學(xué)檔案電子化程度的提高和普及，很多地區(qū)實現(xiàn)了文檔電子化，但還是有一部分管理人員對紙質(zhì)文檔的管理出現(xiàn)了松懈，因此，我們需要加強對紙質(zhì)高校教學(xué)檔案的管理。本文深入分析高校教學(xué)檔案管理中存在的問題，并針對這些問題提出解決方案。

高校教學(xué)檔案管理；歸檔；問題；對策

一、在高校教學(xué)檔案管理中存在的問題

（一）高校教學(xué)檔案管理工作不規(guī)范。目前，在我國的高校教學(xué)檔案管理中，大部分高校教學(xué)檔案管理存在著這樣那樣的問題，高校沒有嚴(yán)格的教學(xué)檔案管理制度，教學(xué)檔案管理人員對教學(xué)檔案的管理工作也不規(guī)范，這種問題主要體現(xiàn)在教學(xué)檔案名稱、歸檔分類、教學(xué)檔案排號不規(guī)律等方面，而且有個別的高校教學(xué)檔案還會出現(xiàn)卷宗內(nèi)容不全面、歸檔位置不正確的問題。除了以上這些問題之外，最重要的就是在對歸檔高校教學(xué)檔案進行檢索的時候，由于高校在進行教學(xué)檔案檢索時多數(shù)是人工檢索并且教學(xué)檔案管理不規(guī)范，因此，在進行當(dāng)案件檢索的時候就會花費較長的時間，影響工作效率。

（二）沒有配套的教學(xué)檔案管理設(shè)備。有一部分高校并沒有對教學(xué)檔案管理重視起來，有些高校中甚至都沒有專門的教學(xué)檔案存放室。由于硬件設(shè)施條件不足，造成了部分高校教學(xué)檔案存放不完整，甚至有丟失的現(xiàn)象。由于高校的防潮方式和防濕工作做得不到位，高校教學(xué)檔案內(nèi)容錯位、內(nèi)容丟失以及霉變都時有發(fā)生。這些問題不但影響了教學(xué)檔案的干凈整潔、整齊美觀，而且對教學(xué)檔案檢索和日后的教學(xué)檔案整理造成了惡劣的影響，因此，高校應(yīng)該重視高校教學(xué)檔案管理方面的問題，尤其是要配備高校教學(xué)檔案管理設(shè)施。

（三）教學(xué)檔案管理人員的素質(zhì)不夠高。高校教學(xué)檔案管理人員的素質(zhì)直接決定了教學(xué)檔案管理的質(zhì)量和工作效率。由于高校對教學(xué)檔案管理問題的不重視，作為管理教學(xué)檔案的直接負責(zé)人的教學(xué)檔案管理人員的自身素質(zhì)并沒有達到合格水平。在高校中從事教學(xué)檔案管理工作的員工的文化素質(zhì)普遍不高，大多數(shù)教學(xué)檔案管理人員沒有經(jīng)過專門的培訓(xùn)和專業(yè)技能學(xué)習(xí)就被分配到教學(xué)檔案管理的工作崗位上，對立卷、教學(xué)檔案分類等工作基本技能都不了解；還有一部分教學(xué)檔案管理人員雖然是教學(xué)檔案管理專業(yè)的，但是并沒有認真地對待教學(xué)檔案管理工作，以為已經(jīng)上崗就不需要再完善自己的專業(yè)知識結(jié)構(gòu)，不需要再提升自身的實際教學(xué)檔案管理水平，特別是隨著現(xiàn)代教學(xué)檔案電子化的普及，教學(xué)檔案管理人員并沒有意識到掌握計算機歸檔技術(shù)的重要意義，大部分教學(xué)檔案管理人員還是對電子教學(xué)檔案歸檔一竅不通。因此，教學(xué)檔案管理人員急需提升自身的專業(yè)素質(zhì)和思想素質(zhì)。

二、針對教學(xué)檔案管理中存在問題的解決對策

（一）使用紙封對教學(xué)檔案進行歸類。在對教學(xué)檔案進行歸類時，教學(xué)檔案的內(nèi)容多少以及大小規(guī)格都存在一定的差異，因此，教學(xué)檔案管理人員應(yīng)該采用統(tǒng)一的文件袋來對教學(xué)檔案進行裝訂。用文件袋對教學(xué)檔案進行裝訂能夠以件為單位，通過層次分明、薄厚不同的文件袋對文件進行分類；而且把教學(xué)檔案都裝進文件袋，對教學(xué)檔案能夠起到一定程度上的保護作用，能夠有效避免一些可能會對教學(xué)檔案造成損傷的事件發(fā)生；能夠有效提高教學(xué)檔案檢索的效率；方便復(fù)印；文件袋的成本遠遠要低于不銹鋼夾子，節(jié)省了很大的空間。而且文件袋的表面通常都有用于教學(xué)檔案類型記錄的地方，方便對教學(xué)檔案進行標(biāo)號和記錄整理，使有關(guān)人員在進行教學(xué)檔案檢索時能夠一目了然地了解教學(xué)檔案的基本信息。

（二）強化歸檔要求。將歸檔章蓋在固定的位置，最好在文件教學(xué)檔案袋的右上方，并且能夠有一個固定的上邊距和右邊距，如：將歸檔章蓋在距離文件袋上邊距2cm，右邊距2cm的地方。這樣以后再檢索教學(xué)檔案時，就不用把教學(xué)檔案全部抽出，只有把教學(xué)檔案的右側(cè)拉出大約四分之一的大小就可以輕松地找到所需要的教學(xué)檔案。這樣不但能夠提高教學(xué)檔案檢索的效率，而且能夠減小教學(xué)檔案管理人員的工作量。建議教學(xué)檔案管理人員保持歸檔章的擺放方向一致，裝盒時保持文件袋上文字的統(tǒng)一對齊，整齊一致。這樣即使改變了教學(xué)檔案的擺放方向，卻不會對教學(xué)檔案的閱讀和檢驗造成影響。

（三）尋找合理的歸檔規(guī)律，制定完整的檢索計劃。教學(xué)檔案管理人員應(yīng)該在對教學(xué)檔案進行歸類時總結(jié)歸類教學(xué)檔案的規(guī)律，方便日后在有需要時進行教學(xué)檔案檢索，通過不同教學(xué)檔案的類型、時間和保管期限對教學(xué)檔案進行分類歸檔，制定同一類的教學(xué)檔案的編號對照表，在對照表中，根據(jù)教學(xué)檔案的時間順序，由遠到近地對教學(xué)檔案進行分類歸檔，在教學(xué)檔案的文件袋上注明該教學(xué)檔案的件號、所屬學(xué)科以及保管期限，這樣在進行教學(xué)檔案查找時，只要知道教學(xué)檔案的時間和件號就可以非常容易地找到該教學(xué)檔案。

三、結(jié)束語

雖然我們正處在電子數(shù)碼時代，但是對紙質(zhì)文檔的管理也不能松懈，我們要提高教學(xué)檔案管理人員的素質(zhì)，規(guī)范教學(xué)檔案管理工作，使用紙封對教學(xué)檔案進行歸類，將歸檔章位置蓋在文件教學(xué)檔案袋的右上方，制定完善的教學(xué)檔案管理計劃，工作人員一定要跟上時代發(fā)展的潮流，為教學(xué)檔案管理打下堅實的基礎(chǔ)。

[1]王從容.當(dāng)前高校教學(xué)檔案管理的缺失與對策[J].華章,2011(24):269-270.

[2]李輝紅.試論高校教學(xué)檔案管理中存在的問題及對策[J].廣東科技,2009(1):13-15.

（基金課題項目：鹽城師范學(xué)院校級教學(xué)研究課題，項目編號15YCTCJY051）