基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下創(chuàng)新高校檔案管理模式

蘭家友

基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下創(chuàng)新高校檔案管理模式

蘭家友

進(jìn)入到二十一世紀(jì)新型社會(huì)發(fā)展時(shí)期過后，經(jīng)濟(jì)文化的一體化發(fā)展帶動(dòng)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在國(guó)內(nèi)應(yīng)用規(guī)模的不斷壯大。本文將大數(shù)據(jù)時(shí)代作為整篇課題研究的社會(huì)背景，將在這一歷史時(shí)期內(nèi)，國(guó)內(nèi)各大高校創(chuàng)新型檔案管理工作的開設(shè)，所面臨的實(shí)際機(jī)遇和挑戰(zhàn)，做出了詳細(xì)的分析和介紹。結(jié)合檔案管理優(yōu)化改革的發(fā)展近況，圍繞有效提升創(chuàng)新水準(zhǔn)的途徑和方式，提出了富有指向性的發(fā)展方向。

大數(shù)據(jù)時(shí)代 高校 檔案管理 創(chuàng)新型

隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)帶動(dòng)我國(guó)國(guó)際地位的不斷提升，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)處理手段已經(jīng)深入結(jié)合到，廣大社會(huì)成員日常工作與學(xué)習(xí)生活當(dāng)中的方方面面。在高校檔案管理工作之中，大量的工作任務(wù)以及復(fù)雜的管理對(duì)象，經(jīng)常為工作人員的執(zhí)行效率帶來消極阻礙的不良影響。為更好的提升檔案信息管理的時(shí)效性，有關(guān)信息數(shù)據(jù)化管理模式創(chuàng)新的研究應(yīng)運(yùn)而生。

一、數(shù)據(jù)時(shí)代下，高校檔案管理面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)

（一）數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理理念提出的挑戰(zhàn)

在傳統(tǒng)高校檔案信息內(nèi)容管理工作開展的實(shí)踐性工作流程之中，相應(yīng)工作流程的設(shè)定，基本遵循從信息采集、中間整理、儲(chǔ)存?zhèn)浞菀约袄貌樵兊膶?shí)踐秩序。根據(jù)檔案管理對(duì)象相應(yīng)信息內(nèi)容的重要程度的不同，在嚴(yán)格遵循國(guó)家檔案管理法條的前提下，設(shè)定不同時(shí)間長(zhǎng)度的管理周期。在大數(shù)據(jù)時(shí)代信息化技術(shù)處理手段以及管理理念的帶動(dòng)和影響下，傳統(tǒng)高校檔案信息管理工作的思路理念，迎來了創(chuàng)新的機(jī)遇和巨大的挑戰(zhàn)。數(shù)據(jù)信息化的時(shí)代背景，將計(jì)算機(jī)信息數(shù)據(jù)處理技術(shù)的應(yīng)用作為信息內(nèi)容保存和傳遞的主要方式，在一定程度上弱化并逐漸取代了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息管理數(shù)據(jù)的儲(chǔ)備方式。

（二）數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理技術(shù)提出的挑戰(zhàn)

管理技術(shù)應(yīng)用的發(fā)展模式方面，在以往高等教學(xué)單位檔案信息內(nèi)容管理與統(tǒng)計(jì)的工作過程之中，責(zé)任負(fù)責(zé)人通常采用的是以人力管理為主的工作模式。各種紙質(zhì)化的檔案信息，在封裝到檔案袋之中后，以保存年限或者所在班級(jí)集體的劃分模式，儲(chǔ)藏于校圖書館或者指定的檔案信息儲(chǔ)藏室之中。有部分同領(lǐng)域管理專業(yè)的工作人員認(rèn)為，傳統(tǒng)人力為主紙質(zhì)的檔案信息管理，在存在形態(tài)方面可以被視作是一種粗放型的信息管理形式[1]。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，紙質(zhì)化管理的工作效率不能更好的滿足社會(huì)成員對(duì)于檔案信息檢索的求知訴求，數(shù)字化以及電子化的管理模式，作為數(shù)據(jù)時(shí)代重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)的工作形式，為檔案信息管理的表象帶來了沖擊。

（三）數(shù)據(jù)時(shí)代為檔案數(shù)據(jù)安全帶來的挑戰(zhàn)

在傳統(tǒng)以人力紙質(zhì)化檔案信息管理模式為主的發(fā)展歷程之中，高校檔案信息的安全性管理單純關(guān)注物體防備、人物防備以及技能防備，三種較為經(jīng)典和固有的信息偷盜模式。只要工作人員能夠在以上三種信息偷窺模式的應(yīng)用方面，確保防御計(jì)劃設(shè)置的萬無一失，相應(yīng)檔案信息管理對(duì)象的安全性基本可以得到保障。但在數(shù)據(jù)信息化時(shí)代發(fā)展的背景下，檔案信息以電子數(shù)據(jù)的存在形態(tài)，存儲(chǔ)并傳遞于虛擬的空間網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之內(nèi)。各種網(wǎng)絡(luò)黑客的襲擊、網(wǎng)絡(luò)癱瘓或者存儲(chǔ)芯片的損傷等，都能夠直接誘發(fā)檔案數(shù)據(jù)丟失或者遺漏等，各種安全隱患現(xiàn)象的發(fā)生。

二、高校檔案信息創(chuàng)新管理的發(fā)展現(xiàn)狀

（一）觀念得以轉(zhuǎn)變，但變化幅度有限

在數(shù)據(jù)時(shí)代各項(xiàng)信息技術(shù)手段不斷靈活化發(fā)展的背景下，高校之中負(fù)責(zé)檔案信息采集與管理的工作人員，逐漸認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)管理理念之中存在的落后性。通過結(jié)合應(yīng)用大數(shù)據(jù)信息電子化處理的認(rèn)知思想，部分工作人員已經(jīng)出現(xiàn)思想認(rèn)知觀念逐漸轉(zhuǎn)換的發(fā)展趨勢(shì)。但在實(shí)踐性工作的執(zhí)行流程之中，工作人員思想轉(zhuǎn)變的變化幅度過小。有的工作人員即使認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)認(rèn)知思想中存在的滯后性，仍舊不能通過理念帶動(dòng)行為，實(shí)現(xiàn)檔案管理措施的革新。在這一固有弊端性發(fā)展前提的影響下，校內(nèi)各項(xiàng)檔案信息管理工作的推行，由紙質(zhì)化存在形式向電子存儲(chǔ)狀態(tài)的二次轉(zhuǎn)換遇到了重重困阻。

（二）結(jié)合應(yīng)用統(tǒng)籌規(guī)劃的設(shè)計(jì)模式，機(jī)制有待完善

在當(dāng)下國(guó)內(nèi)高校檔案信息創(chuàng)新型管理模式的發(fā)展構(gòu)架之中，已經(jīng)有部分優(yōu)化設(shè)想的提出，立足于管理流程宏觀統(tǒng)籌規(guī)劃的認(rèn)知視角之上。但由于大部分工作人員在數(shù)據(jù)時(shí)代背景下強(qiáng)調(diào)的檔案管理模式方面，累積的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)尚淺。檔案信息數(shù)字化管理體系的構(gòu)建，不能高效協(xié)調(diào)校園內(nèi)部各個(gè)職能崗位與部門之間的存在形態(tài)。管理工作的開設(shè)沒能在各職能部門的帶動(dòng)下，獲得大量的群眾基礎(chǔ)。不僅檔案信息管理對(duì)象的實(shí)時(shí)共享會(huì)受到嚴(yán)格的限制，而且校內(nèi)各項(xiàng)信息協(xié)調(diào)體系的構(gòu)建也會(huì)在不同程度上存在一定的疏漏。

（三）制定數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略，合理性有待提升

鑒于檔案信息電子數(shù)據(jù)化管理體系的構(gòu)建，作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性的管理工作內(nèi)容，對(duì)高校經(jīng)濟(jì)教育水平的提升和發(fā)展具有重要的支撐性影響作用。部分高校領(lǐng)導(dǎo)部門的工作人員，開始為數(shù)據(jù)化檔案信息管理方式的構(gòu)建，設(shè)定了不同內(nèi)容的發(fā)展戰(zhàn)略。這一重要?jiǎng)?chuàng)新型管理模式的推出，在不同程度上提升了高校檔案數(shù)據(jù)信息采集和搜集的應(yīng)用效率，將數(shù)據(jù)化信息內(nèi)容的統(tǒng)計(jì)和傳遞的作用發(fā)揮到了極致。但鑒于檔案信息在電子化轉(zhuǎn)型二次加工處理環(huán)節(jié)內(nèi)，對(duì)于工作手段以及技術(shù)應(yīng)用模式提出的新型需求，目前數(shù)據(jù)化發(fā)展戰(zhàn)略的設(shè)定仍舊存在一定的不合理性[2]。

三、提升檔案信息化管理創(chuàng)新能力的有效途徑

（一）實(shí)施應(yīng)用現(xiàn)代化的檔案信息管理理念

想要全面推進(jìn)高等教育教學(xué)單位之中，現(xiàn)代化數(shù)據(jù)檔案管理模式的創(chuàng)新力度，就要全面實(shí)施并應(yīng)用更加現(xiàn)代化的檔案信息管理理念。相關(guān)工作責(zé)任負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在日常工作生活之中，通過在校內(nèi)公告欄張貼大字報(bào)、或者在校園門戶網(wǎng)站更新信息內(nèi)容的方式，盡可能最大限度的提升檔案現(xiàn)代數(shù)字化管理理念的宣傳效果。讓校內(nèi)在讀的學(xué)生和從業(yè)的教育人員，能夠通過閱覽宣傳內(nèi)容，明白所謂檔案信息數(shù)字化管理模式的應(yīng)用，其實(shí)際上指的就是信息管理工作由傳統(tǒng)信息儲(chǔ)備功能，向先進(jìn)信息檢索服務(wù)方面的轉(zhuǎn)變。在此基礎(chǔ)之上，更加清楚的了解目前高校檔案儲(chǔ)備與傳輸工作的創(chuàng)新，實(shí)質(zhì)上就是對(duì)紙質(zhì)檔案信息承載方式的電子化加工。

（二）全面推進(jìn)校內(nèi)檔案信息管理模式的現(xiàn)代化建設(shè)步伐

為能夠更好的適應(yīng)大數(shù)據(jù)信息技術(shù)發(fā)展背景，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)提出的全新內(nèi)容的訴求，工作人員應(yīng)當(dāng)在嚴(yán)格遵循社會(huì)整體發(fā)展趨勢(shì)的前提下，進(jìn)一步提升校內(nèi)信息化檔案內(nèi)容管理的建設(shè)水準(zhǔn)。首先，校方高層領(lǐng)導(dǎo)工作人員應(yīng)當(dāng)提升對(duì)檔案信息化建設(shè)工作開設(shè)和實(shí)施的重視程度，在校內(nèi)各項(xiàng)建設(shè)資金的應(yīng)用方面，提升在檔案信息化管理模式構(gòu)建方面的注入配比。通過實(shí)現(xiàn)對(duì)校內(nèi)檔案信息化管理所必備硬件設(shè)備的升級(jí)、更新與管理系統(tǒng)維護(hù)水準(zhǔn)的優(yōu)化，以微量的改善帶動(dòng)整體，最終實(shí)現(xiàn)校內(nèi)信息管理體系構(gòu)建的終極發(fā)展目標(biāo)。

（三）強(qiáng)化檔案信息管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)水準(zhǔn)

作為檔案信息在數(shù)據(jù)化時(shí)代背景下，開展服務(wù)管理工作的主導(dǎo)人物。想要提升校內(nèi)各項(xiàng)管理執(zhí)行效率的創(chuàng)新力度，就要通過不斷提升管理團(tuán)隊(duì)內(nèi)部在職員工的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，有效緩解檔案信息化管理流程內(nèi)，知識(shí)型人才儲(chǔ)備數(shù)量大量短缺的消極現(xiàn)象。校方管理人員可以與人力資源管理部門的工作人員，制定人才招聘的發(fā)展規(guī)劃。將善于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)專攻型人才的招聘，作為校方人資招聘規(guī)劃中的重點(diǎn)攬收對(duì)象。在此基礎(chǔ)之上，對(duì)于校內(nèi)已經(jīng)從事檔案信息管理工作多年的老員工，校方可以聘請(qǐng)社會(huì)上附有豐富工作經(jīng)驗(yàn)的技術(shù)人員，通過開設(shè)專業(yè)主題培訓(xùn)的方式，將檔案信息二次處理技術(shù)更好的講解傳達(dá)給從業(yè)人員。在必要時(shí)，學(xué)校還可以同社會(huì)上其他的高等教學(xué)單位，就檔案管理建立合作交流關(guān)系，實(shí)現(xiàn)管理水準(zhǔn)的逐步提升[3]。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，在大數(shù)據(jù)信息化時(shí)代的社會(huì)發(fā)展背景之下，檔案信息內(nèi)容管理工作的開展，已經(jīng)成為高校各項(xiàng)管理型工作之中較為基礎(chǔ)性的工作流程之一。由于受到自身管理經(jīng)驗(yàn)欠缺，以及認(rèn)知觀念存在偏差的影響，國(guó)內(nèi)高等教學(xué)單位之中基礎(chǔ)檔案信息管理工作的信息轉(zhuǎn)型，存在大量較為突出和顯著的應(yīng)用弊端。只有工作人員結(jié)合管理近況制定正確的創(chuàng)新方案，才能更好的面對(duì)數(shù)據(jù)時(shí)代帶來的挑戰(zhàn)。

[1]秦春陽(yáng)．高校圖書館勤工助學(xué)團(tuán)隊(duì)創(chuàng)新管理模式初探——以河南大學(xué)圖書館為例[J]．農(nóng)業(yè)圖書情報(bào)學(xué)刊,2016(01)：161～164．

[2]林喦．創(chuàng)新思政課教學(xué)模式 探尋課堂教學(xué)新方法——評(píng)方鴻志李洪軍主編的《高校思想政治理論課教學(xué)管理創(chuàng)新研究》[J]．渤海大學(xué)學(xué)報(bào)(哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版),2016(04)：2．

[3]張庚喬．城鎮(zhèn)一體化背景下農(nóng)民工的檔案管理現(xiàn)狀與創(chuàng)新模式研究[J]．才智,2016(28)：242～244．

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