淺議辦公自動化條件下對病歷檔案的管理

文/內(nèi)蒙古通遼市精神衛(wèi)生中心 霍麗麗

淺議辦公自動化條件下對病歷檔案的管理

文/內(nèi)蒙古通遼市精神衛(wèi)生中心 霍麗麗

醫(yī)院檔案的正常運行對醫(yī)院作用舉足輕重，管理水平的高低直接影響著醫(yī)院切身的發(fā)展利益，本文對辦公自動化環(huán)境下檔案管理工作的必要性進行了系統(tǒng)詳細的分析，提出了改善醫(yī)院檔案辦公自動化的具體措施。

辦公自動化；檔案管理；體系改革

如今是一個信息化迅速發(fā)展的時代，信息技術(shù)給各行業(yè)都帶來了極大的改變，都在逐漸以自動化進行文檔的管理，這種新型管理模式給傳統(tǒng)檔案的管理工作帶來了極大的挑戰(zhàn)，使檔案管理的效率得到了很大提高，下面我們進行詳細分析，就怎樣利用辦公自動化進行醫(yī)院檔案管理工作進行探討。

眾所周知，醫(yī)院的檔案具有數(shù)量龐大、實踐跨度大、所涉范圍廣等特點，所以在醫(yī)院實行檔案自動化管理是很有必要的。

一、檔案自動化管理的必要性

（一）檔案自動化管理能夠大大提高檔案管理的及時性和有效性。將電子檔案每天分類整理，可以避免一些文件材料的丟失遺漏，保證檔案在保存上的完整性和及時性，特別是對病例檔案，要及時、客觀記錄，運用辦公室的自動化管理，更方便醫(yī)護人員對病人情況的了解和掌握。

（二）辦公自動化管理相對于傳統(tǒng)的檔案管理來說更加穩(wěn)定和安全。因為紙質(zhì)的特殊性，在一定環(huán)境下會被破壞，比如發(fā)生大火或者大雨的潮濕環(huán)境會使檔案遭到嚴重破壞，而辦公自動化檔案管理，可以輕輕松松查詢和提取材料，也可以方便地儲存和傳輸材料，我們可以利用網(wǎng)絡和儲存技術(shù)來對檔案進行系統(tǒng)的規(guī)整乃至存儲和運輸。

二、醫(yī)院實施辦公自動化的可行性

現(xiàn)在辦公自動化管理的技術(shù)越來越完善，完全可以定期培訓人員的專業(yè)水平，從而實現(xiàn)辦公自動化管理的規(guī)范性，從而提高人員的專業(yè)性和管理水平，檔案管理人員不僅要有一定的計算機操作能力，還要有專業(yè)的醫(yī)學知識，醫(yī)院要制定一系列的規(guī)定，健全管理體系，才能讓醫(yī)院的辦公自動化管理進入規(guī)范化的軌道。

三、辦公自動化的影響

在醫(yī)院，實行辦公自動化所產(chǎn)生的影響是一種持續(xù)的影響，當今社會是一個信息時代，辦公自動化越來越普及，所以它也會對醫(yī)院檔案管理產(chǎn)生越來越深刻的影響。

（一）自動化更加便捷。傳統(tǒng)的檔案是用紙質(zhì)的形式保存，而且還要有專門的檔案室和檔案柜來保存，這樣使管理工作甚為繁瑣，使用起來也不是很方便，醫(yī)院建立起自己的辦公系統(tǒng)，在各個部門有效應用，也有特定的途徑把有關(guān)檔案上傳給管理部門，然后再進行保存和分類，這就使檔案管理變得非常方便和系統(tǒng)化，醫(yī)院要制定一系列的規(guī)定建立健全檔案管理制度，這樣才能使醫(yī)院的自動化管理制度進入更加規(guī)范化的軌道上來。

（二）辦公自動化有效提高了檔案管理方面的效率。首先，我們都知道，傳統(tǒng)的文件檔案查閱起來真的非常非常的困難，特別是年份比較久遠一些的文件，更加難查找，感覺無從下手，現(xiàn)在就體現(xiàn)出了辦公自動化管理的優(yōu)越性，提高了效率。其次，辦公自動化管理模式還可以降低管理的成本需求，也很大程度上減小了對文件的保存和清理上的成本。

四、醫(yī)院該怎樣采用具體措施

原有模式的改變，加強自動化管理模式，所說的辦公自動化管理模下，檔案文件的本身就具有相對獨立的性質(zhì)，而兩者不同的是，自動化模式下是以文件為個體單位的，而傳統(tǒng)形式則是將所需的檔案之間的保存，所以，自動化管理模式下的檔案歸檔不是一個專門部門的單獨工作，而是醫(yī)院所有部門結(jié)合才能完成的工作，兩者的作用都非常重要，如果一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯漏，那么就會導致檔案的歸類失敗，我們必須要改變原來的陳舊觀念，進行全面的技術(shù)普及和管理知識的培訓，確保醫(yī)用檔案的準確性與完整性。

總體上講，在新的機遇與挑戰(zhàn)的情況下，醫(yī)院的文件檔案管理應該順應時代的調(diào)整，這樣才能順應大時代的發(fā)展趨勢，而且還要根據(jù)時代的需要來進行調(diào)整，以適應時代的需求，通過引用先進的體系，改變原有的傳統(tǒng)模式，健全管理系統(tǒng)，培養(yǎng)起專業(yè)的優(yōu)秀管理團隊，還要不斷提升團隊的整體素質(zhì)，及時升級相應的檔案管理系統(tǒng)，制定出規(guī)范且優(yōu)秀的辦公自動化管理體系，用以提升醫(yī)院的自動化管理效率。

五、結(jié)束語

作為醫(yī)院重要的日常管理工作之一，醫(yī)院的檔案自動化管理工作需要不斷提升改進才能保證其一直處于優(yōu)勢地位，其管理水平的高低直接影響著醫(yī)院切身的發(fā)展利益，辦公自動化管理的運用實施將會不斷推進醫(yī)院檔案工作的現(xiàn)代化進程。