“互聯(lián)網(wǎng)+”時代基層單位檔案數(shù)字化建設探析

文/中共臨沂市委黨校教務處 張璐璐

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代基層單位檔案數(shù)字化建設探析

文/中共臨沂市委黨校教務處 張璐璐

目前，我國檔案工作正逐步落實“存量數(shù)字化、增量電子化”的信息化戰(zhàn)略，這就需要我們不斷用創(chuàng)新的互聯(lián)網(wǎng)思維來轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案思維，實現(xiàn)超常規(guī)發(fā)展。本文通過對基層單位檔案數(shù)字化建設面臨的問題進行分析，從而提出加強基層單位檔案數(shù)字化建設相應的對策。

檔案數(shù)字化；互聯(lián)網(wǎng)+；檔案管理；對策

“互聯(lián)網(wǎng)+”是物聯(lián)網(wǎng)、云計算、社會計算、大數(shù)據(jù)等新一代信息技術融合的新形態(tài)。隨著國家信息化建設的推進、電子政務的廣泛應用、網(wǎng)絡化管理技術平臺的構筑，檔案管理模式和手段正逐步被信息化、網(wǎng)絡化的管理模式和手段所取代。目前，“在互聯(lián)網(wǎng)+”建設的大環(huán)境下，我國檔案工作正逐步落實“存量數(shù)字化、增量電子化”的信息化戰(zhàn)略，這就需要我們不斷用創(chuàng)新的互聯(lián)網(wǎng)思維來轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案思維，實現(xiàn)超常規(guī)發(fā)展。

一、基層單位檔案數(shù)字化建設面臨的問題

（一）檔案信息數(shù)據(jù)庫建設滯后。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，由于信息技術的高速發(fā)展，傳統(tǒng)載體檔案將面臨全面的數(shù)據(jù)化而不僅僅是數(shù)字化。紙質(zhì)檔案全文數(shù)字化是檔案信息上網(wǎng)的基礎，這也是網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息查看采集利用的前提。數(shù)字化可能是僵死的信息儲存，而數(shù)據(jù)化則是可檢索和可以進行關聯(lián)分析的活數(shù)據(jù)。數(shù)字化的文件(圖像、音樂、PDF等)無法被現(xiàn)有的搜索引擎搜索到，而數(shù)字化文件被數(shù)據(jù)化之后，是可以被基于文本的傳統(tǒng)搜索引擎檢索到。數(shù)字化帶來了數(shù)據(jù)化，但是數(shù)字化無法取代數(shù)據(jù)化。當前，基礎單位數(shù)據(jù)庫建設定位不準確、標準規(guī)范缺失、數(shù)據(jù)質(zhì)量不高等，開發(fā)和提供的檔案信息多是二次信息，即目錄、文摘等，而作為一次信息的檔案全文信息開發(fā)較少，用戶只能看到檢索頁，但看不到全文，不利于檔案信息的采集利用，也對互聯(lián)網(wǎng)背景下的檔案數(shù)字化檢索的發(fā)展造成了不利影響。全力構建一個包括全文數(shù)據(jù)庫、文獻數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫在內(nèi)的多類型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)任務艱巨。

（二）現(xiàn)代化的辦公設備不足。計算機設備是檔案的載體，設備的好壞直接影響檔案數(shù)字化管理的步伐，由于資金不足或領導不重視，目前，許多基層單位的辦公設備較少，檔案數(shù)字化管理中的軟件資源建設、硬件資源建設、網(wǎng)絡資源建設等基礎建設投入不夠，有的基層單位的辦公設備比較落后，計算機使用年限長，系統(tǒng)和硬件不能及時更新，計算機系統(tǒng)和程序的陳舊老化，數(shù)字化設備的標準不能達到國家的具體標準要求，先進的數(shù)字化設備比較缺乏。還有的單位內(nèi)部局域網(wǎng)沒有搭建起來，電子文檔收集工作仍采用傳統(tǒng)的方式和手段，嚴重影響了檔案工作的效率和準確性。

（三）數(shù)字化檔案安全意識淡薄。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，網(wǎng)絡技術在檔案管理中的應用越來越廣泛，不但推動了檔案管理的快速發(fā)展，也給檔案信息安全帶來挑戰(zhàn)。我國的《檔案法》規(guī)定：“檔案工作者的基本職能和歷史使命是維護檔案的完整和安全，方便社會各方面的利用”。由于數(shù)字檔案載體的脆弱性，信息的不穩(wěn)定性和對計算機軟硬件的依賴性等特點，帶來了數(shù)字檔案資源的易消亡性，給保持數(shù)字檔案的原始性、真實性增加了困難。同時，由于網(wǎng)絡具有連接形式的多樣性、開放性、互連性等特征，病毒入侵、黑客攻擊隨之而來，造成檔案信息的泄密、假冒、篡改等諸多問題，甚至給整個網(wǎng)絡安全帶來威脅。維護檔案信息的安全，成為“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案工作面臨的又一重大挑戰(zhàn)。

（四）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較低。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，檔案工作是一個知識、信息高度密集的領域，檔案工作的信息化程度高，對計算機等技術設備的依賴性很強，對檔案工作者隊伍要求也越高，就必然要求人員熟練地操作各項先進設備，了解相關的操作知識，能夠正確地處理常見的問題和困難。檔案管理人員不僅要有檔案業(yè)務基礎知識，而且也要有網(wǎng)絡信息技術能力，不僅要有檔案責任意識和服務意識，而且還要有安全防范和應急處理能力。由于網(wǎng)絡信息技術更新?lián)Q代的速度較快，部分檔案管理人員專業(yè)學習跟不上職業(yè)要求，多數(shù)員工只是經(jīng)過短時間的培訓，無法擁有嫻熟的服務技能和豐富的網(wǎng)絡技術知識，成為目前困擾檔案信息化、數(shù)字化建設的一大難題。

二、加強基層單位檔案數(shù)字化建設的對策

（一）加強數(shù)字化建設，強化檔案數(shù)據(jù)庫建設。按照“存量數(shù)字化、增量電子化”的信息化戰(zhàn)略，嚴格遵循標準規(guī)范，著重于非數(shù)字檔案的數(shù)字化和數(shù)字檔案的及時、完整、有效歸檔。紙質(zhì)檔案在進行數(shù)字化操作的過程中，應對符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻進行數(shù)字化，要按照檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收等基本環(huán)節(jié)進行。在數(shù)字化過程中，紙質(zhì)檔案數(shù)字化應以件為單位自動捕獲數(shù)字化元數(shù)據(jù)，包括數(shù)字化授權信息、數(shù)字化日期與時間、水平分辨率、垂直分辨率、色彩空間、格式信息、計算機文件大小、數(shù)字化軟硬設備等。應將數(shù)字化元數(shù)據(jù)與目錄數(shù)據(jù)組合形成紙質(zhì)檔案數(shù)字副本的元數(shù)據(jù)庫，并導入數(shù)字檔案室應用系統(tǒng)提供檢索服務。目錄建庫要選擇通用的數(shù)據(jù)格式，所選定的數(shù)據(jù)格式應能直接或間接通過XML文檔進行數(shù)據(jù)交換。在數(shù)字圖像的掃描和處理過程中，要切實重視紙質(zhì)檔案的平整度、圖像分辨率和失真度，掌握好圖像壓縮比率，保證數(shù)字檔案資源真實、完整、可用和安全，滿足各類用戶共享需求。為了滿足網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息的采集利用，盡可能實現(xiàn)檔案信息的全文數(shù)字化，要切實做好一次信息的檔案全文信息開發(fā)，改變用戶只能看到檢索頁和目錄文摘等、但看不到全文的弊端。對照片數(shù)字檔案管理應按照“簡化整理、深化檢索”的宗旨，實行“類改序”方法，將傳統(tǒng)方式中單張照片檔案承擔的檢索路徑、保存單位等多種功能，變?yōu)橐粡堈掌皇且粋€保存實體，其他檢索功能均由圖片數(shù)據(jù)庫全方位、多角度、深層次的檢索手段來解決，實現(xiàn)照片管理新型方式的改革。要充分利用辦公自動化和局域網(wǎng)，搞好接收并登記形成辦公自動化等業(yè)務系統(tǒng)的文書類電子文件及其相對應的元數(shù)據(jù)，從起草、審簽到分發(fā)或呈批、閱辦運轉(zhuǎn)結束后，行文直接送入檔案管理的公文庫進行歸檔，實現(xiàn)大數(shù)據(jù)條件下圖書、檔案、資料、電子文檔的一體化管理。

（二）進一步完善軟硬件設施，搞好網(wǎng)絡平臺建設。要配置先進的且適合本單位工作的現(xiàn)代化辦公設備，主要有微機、打印機、復印機、掃描儀、數(shù)碼相機、光盤刻錄機等，使用指紋與語音識別技術、密碼技術與電子文件簽署技術，對檔案電子文件資料信息的真?zhèn)芜M行認定，為電子檔案文件的真實可靠性提供保障。要完善基于單位局域網(wǎng)的檔案管理平臺。辦公自動化程度越來越高，以往手續(xù)繁雜的辦公行文、來往函件、許多日常工作都可以直接在計算機和網(wǎng)絡上辦結。要通過辦公自動化和檔案門戶網(wǎng)站，建立電子文檔收集、在線借閱和查詢、利用等需求的管理和服務窗口，同時將可公開的各類數(shù)字檔案信息進行資源整合，實現(xiàn)單位檔案信息交流和單位內(nèi)廣泛共享。要建好基于政務信息網(wǎng)的檔案平臺，針對政務信息網(wǎng)和單位局域網(wǎng)相互隔離的現(xiàn)狀，做好政務信息網(wǎng)電子文件的歸檔和整理，并提供在線查閱利用、存儲等服務，滿足員工在線利用需求。

（三）強化網(wǎng)絡信息技術防范，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全。針對電子檔案信息容易被竊聽、泄密、篡改和偽造并且面臨病毒入侵威脅的現(xiàn)狀，應從簽署技術、加密技術、身份驗證、安裝殺毒軟件、增設防火墻等軟硬件方面強化安全技術管理。實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護辦公自動化網(wǎng)絡安全的最有效措施，要強化辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離措施，在內(nèi)部辦公自動化和外網(wǎng)之間，設置物理隔離，要限制優(yōu)盤、移動硬盤等外設的接入。要針對不同級別的檔案，通過用戶名、用戶密碼、IP地址的三重驗證對檔案查看進行權限管理，確保檔案信息資源絕不流失。針對數(shù)字檔案資源具有的脆弱性、易逝性、依附性等特征，應建立健全數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，通過移動硬盤存儲、光盤錄入、云儲存?zhèn)浞莸榷嘀卮胧┍ＷC電子檔案的安全性。

（四）切實加強檔案隊伍建設，培養(yǎng)復合型人才。培養(yǎng)創(chuàng)新型的檔案人才是檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的關鍵，要努力培養(yǎng)能夠掌握檔案知識，同時又能熟練操作計算機的創(chuàng)新型檔案管理人才。組織其學習與檔案信息化相關的計算機應用基礎、數(shù)字化技術、網(wǎng)絡技術、圖像編輯、現(xiàn)代管理等，提高檔案工作者掌握和運用現(xiàn)代化技術的技能，適應數(shù)字檔案資源建設的需要。在日常工作中，應該將培訓和考核有機地結合起來，激勵工作人員不斷學習、提高素質(zhì)，滿足檔案數(shù)字化管理的要求。同時，檔案人員要努力學習最新的檔案管理技能，要注重自身專業(yè)水平的提高，積極學習業(yè)務知識，通過自學、參加培訓等方式，熟練掌握在信息化背景下檔案的收集、整理、保管、利用和電子文件管理、網(wǎng)絡管理等基本技能，具備良好的動手能力，從而推動檔案信息化建設科學有序地向前發(fā)展。

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