淺談如何創(chuàng)新人事檔案工作

文/新疆油田公司克拉瑪依物業(yè)管理公司 蓋淑蘭

淺談如何創(chuàng)新人事檔案工作

文/新疆油田公司克拉瑪依物業(yè)管理公司 蓋淑蘭

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案事業(yè)也有了新的需求。為了滿足社會(huì)主義市場(chǎng)的需求，促進(jìn)企業(yè)的整體進(jìn)步，人事檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)不斷地進(jìn)行改革和創(chuàng)新。本文將針對(duì)企業(yè)人事檔案工作的創(chuàng)新進(jìn)行簡(jiǎn)單的討論。

人事；檔案工作；創(chuàng)新

人事檔案的管理工作在整體企業(yè)的工作中扮演著重要的角色，對(duì)于推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展有著重要的意義。在企業(yè)管理工作中有著非凡的價(jià)值。因此為了滿足企業(yè)自身的發(fā)展以及社會(huì)時(shí)代的發(fā)展，領(lǐng)導(dǎo)階層應(yīng)當(dāng)針對(duì)人事檔案工作不斷地進(jìn)行調(diào)整和創(chuàng)新，跟緊時(shí)代步伐。

一、檔案工作的創(chuàng)新方面

無(wú)論是怎樣創(chuàng)新，總會(huì)有具體的著手點(diǎn)。對(duì)于人事檔案工作的創(chuàng)新，筆者認(rèn)為可以從以下三個(gè)方面進(jìn)行著手：

（一）服務(wù)方式。對(duì)服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新，是人事檔案工作創(chuàng)新的第一步驟。因?yàn)閺谋举|(zhì)上來(lái)講，人事檔案這方面的工作就屬于服務(wù)性質(zhì)的工作。在傳統(tǒng)的企業(yè)管理工作模式下，檔案工作的服務(wù)內(nèi)容相對(duì)來(lái)說(shuō)比較閉塞，跟不上時(shí)代發(fā)展的潮流。傳統(tǒng)的管理模式無(wú)法及時(shí)應(yīng)對(duì)人員離職、職位變動(dòng)、各方面因素變動(dòng)等情況，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)的規(guī)模也在不斷地?cái)U(kuò)大，因?yàn)閱T工的數(shù)量只會(huì)越來(lái)越多，傳統(tǒng)的管理模式逐漸無(wú)法滿足現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展，這就說(shuō)明我們必須從服務(wù)方式上進(jìn)行革新，讓這項(xiàng)工作真正為員工服務(wù)。

（二）管理方式。我們所身處的社會(huì)是一個(gè)不斷發(fā)展不斷前進(jìn)的巨大容器，在這個(gè)社會(huì)環(huán)境中生存，就必須要跟上社會(huì)發(fā)展的腳步。時(shí)代在不斷發(fā)展，在帶給企業(yè)越來(lái)越大的利益的同時(shí)，也對(duì)其工作管理方式帶來(lái)嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。因此，我們必須對(duì)管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，滿足時(shí)代發(fā)展的需求，保證企業(yè)單位的正常運(yùn)行，由原來(lái)的手動(dòng)、人工管理方式，創(chuàng)新為現(xiàn)在的智能化、多功能管理方式。例如說(shuō)，企業(yè)單位可以建立人事檔案管理的中心網(wǎng)站，并通過(guò)這個(gè)網(wǎng)站對(duì)員工的檔案進(jìn)行增刪改查和自動(dòng)更新。除此之外，為了方便管理人員之間的交流和溝通，除騰迅通外，可以設(shè)置相應(yīng)的微信群、QQ群；創(chuàng)設(shè)一些固定平臺(tái)的公眾號(hào)，對(duì)于人事變動(dòng)的消息進(jìn)行發(fā)布；樹(shù)立正規(guī)的人事管理制度，提高管理工作的效率等等。

（三）管理人員素質(zhì)。無(wú)論是怎樣的工作，都需要有相關(guān)人員的參與。這些工作人員的整體素質(zhì)對(duì)這項(xiàng)工作的效率有著決定性的影響。對(duì)管理人員的工作素養(yǎng)進(jìn)行培訓(xùn)和審核，成為了檔案工作創(chuàng)新的重要環(huán)節(jié)。具體來(lái)說(shuō)，企業(yè)單位可以加大對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)力度，設(shè)計(jì)出適合的培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)目標(biāo)，通過(guò)集中培訓(xùn)來(lái)達(dá)到理想的效果，進(jìn)一步提升工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，將工作人員對(duì)檔案工作效率的主觀影響減少到最少。除此之外，適時(shí)的考核也是檢查工作人員是否具備工作資格的重要方式，通過(guò)有計(jì)劃有目的的考核，既能夠篩查出不合格的工作人員，還能夠突出優(yōu)秀工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，對(duì)優(yōu)秀工作人員一定程度上嘉獎(jiǎng)。

二、檔案工作的創(chuàng)新方向

既然提到了人事檔案的工作需要不斷地創(chuàng)新，那么企業(yè)單位就必須要針對(duì)檔案工作的創(chuàng)新制定出合理的方向。具體來(lái)說(shuō)，檔案工作的創(chuàng)新方向可以分為兩部分：一是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，二是實(shí)現(xiàn)企業(yè)員工人事信息管理系統(tǒng)的同步更新。具體如下：

（一）人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。目前這個(gè)時(shí)代是科技的時(shí)代，是發(fā)展的時(shí)代。處理人事檔案管理工作，也需要用到一些先進(jìn)的電子設(shè)備。就目前的企業(yè)發(fā)展而言，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)致力于建設(shè)人事檔案電子管理系統(tǒng)，再對(duì)檔案人員進(jìn)行專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓工作人員能夠順利地操作計(jì)算機(jī)、掃描儀的電子設(shè)備，并將員工的檔案資料完整地錄入檔案管理系統(tǒng)中，以便隨時(shí)查閱。

大數(shù)據(jù)的時(shí)代要求企業(yè)單位的人事檔案也應(yīng)當(dāng)建設(shè)全面的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，以保證檔案工作的順利運(yùn)行。人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，應(yīng)當(dāng)包括每一個(gè)員工的工資、職位、學(xué)歷、年齡、人事變動(dòng)以及獎(jiǎng)勵(lì)懲罰等信息，這些信息需要通過(guò)專門的設(shè)備或軟件進(jìn)行錄入，然后經(jīng)過(guò)智能化的程序加工對(duì)這些信息進(jìn)行分類和存儲(chǔ)。除此之外，還需要不斷地進(jìn)行更新，以保證每一個(gè)員工信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

（二）建立連接端口，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)更新。人事檔案工作的管理，對(duì)整個(gè)企業(yè)有著重要的影響。一個(gè)企業(yè)中有很多的員工，為了保證管理工作的順利實(shí)施，人事部門應(yīng)當(dāng)能夠準(zhǔn)確把握每一個(gè)員工的最新信息。所以說(shuō)人事信息的更新，就成為了人事檔案工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在開(kāi)展人事檔案管理工作的時(shí)候，還需要對(duì)工作軟件進(jìn)行進(jìn)一步的開(kāi)發(fā)和推廣，讓每一個(gè)檔案管理工作人員都能夠正確操作，讓每一個(gè)企業(yè)員工的檔案完整性都能夠得到保障。

除了要加大開(kāi)發(fā)與推廣軟件的工作力度之外，還需要加強(qiáng)人事檔案管理系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的對(duì)接。這就需要企業(yè)建立連接端口，將人事檔案管理平臺(tái)與企業(yè)的其他工作系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行對(duì)接，讓檔案管理平臺(tái)承擔(dān)一部分其他平臺(tái)系統(tǒng)的責(zé)任，這樣一來(lái)相輔相成，促進(jìn)整體企業(yè)工作系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

人事檔案管理工作在整個(gè)企業(yè)的發(fā)展中起著至關(guān)重要的作用，因此這項(xiàng)工作應(yīng)當(dāng)不斷創(chuàng)新。它對(duì)整個(gè)企業(yè)運(yùn)行的信息資源優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化發(fā)展、智能化管理，為提高企業(yè)的工作效率提供了有效的保障。

[1]樊建麟.事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思考[J].蘭臺(tái)世界,2016(S2).

[2]侯鑫.淺析事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理[J].赤子(上中旬),2016(24).