如何做好醫(yī)院遷建項目檔案工作

文/成都市新都區(qū)人民醫(yī)院檔案室 馬春榮

如何做好醫(yī)院遷建項目檔案工作

文/成都市新都區(qū)人民醫(yī)院檔案室 馬春榮

醫(yī)院整體遷建項目是重大民生工程，也是醫(yī)院遷建投資最大的民生工程，如何管理好遷建項目檔案非常重要，而遷建項目最終順利竣工驗收和日后如何有效利用檔案是重中之重。本文從檔案管理工作者的角度，談一談如何做好醫(yī)院遷建項目的檔案工作。

遷建項目；檔案

一、充分認識檔案的重要性

工程建設是百年大計，工程建設項目檔案更是百年大計，如工程項目檔案沒收齊管好，那將是對今后的利用后患無窮。通過經(jīng)歷2008年5月12日的特大地震后查找檔案的過程，筆者對修建房屋建筑單位所交的檔案圖紙不全深有體會，所以，根據(jù)國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合發(fā)布的《重大建設項目檔案驗改辦法》對建設項目檔案進行驗收。并明確規(guī)定建設項目竣工驗收的重要組成部份，未經(jīng)檔案驗收或項目檔案驗收不合格的建設項目，不得進行或通過整個項目的竣工驗收。醫(yī)院可以對項目檔案及對整個工程項目的竣工驗收具有一票否決權，要充分體現(xiàn)項目檔案在建設項目中的重要性，并對醫(yī)院在今后對全院房屋進行整體維修、管理、使用、改擴建、技改等有準確的數(shù)據(jù)。如果現(xiàn)在對收集檔案工作不認真負責，就會對整個醫(yī)院造成不可估量的損失，并直接影響醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展。由此，確定了專業(yè)門類眾多的收集情況：如基建類檔案的收集，就要求施工單位必須把包括打基礎、土建隱蔽資料及所用的鋼筋規(guī)格、水泥標號等全部一份不少地收集到檔案中，交給醫(yī)院存檔，以備查驗；對特殊的建設工程如：CT室、放射室、心電圖、化驗室、供氧中心、鍋爐房、財務科、信息中心、藥品庫房，特別是毒麻藥品的存放庫房有特殊的要求，其中有需要防腐蝕、隔熱、隔音并保溫、保濕等建材，要嚴格按照我們的要求進行；對于現(xiàn)代化信息中心的設置、信息端口的預留配置、接入接出、局域網(wǎng)等等，都必須保質(zhì)保量收集到醫(yī)院檔案室管理。

二、健全制度加強領導

為了保證檔案能夠順利歸檔，要向院領導建議，凡是參與新醫(yī)院建設的各參建單位都要高度重視遷建項目檔案工作，并且要成立醫(yī)院整體遷建項目檔案工作領導小組，加強對該項遷建項目檔案工作的組織領導，制定明確崗位責任制度，遷建項目檔案工作的規(guī)章制度，實施方案和工作流程。并建議制定會議制度，如能定期召開檔案工作會議，由各參建單位領導聽取檔案工作匯報，督促監(jiān)督檔案工作按檔案流程管理進行。

三、貫穿始終做好檔案收集工作

以本人來看，遷建項目工程十分浩大，在工程建設過程中要涉及到很多單位，各種工作環(huán)節(jié)錯綜復雜。所以要從工程立項開始，就成立專業(yè)檔案人員、專門的檔案管理室來負責整個工程的立項文件、設計圖紙、計算數(shù)據(jù)、現(xiàn)場攝像記錄等資料的收集開始。并在定期召開的遷建項目建設進度工作會議上，同設計、施工、監(jiān)理等單位進行有效溝通，方便檔案人員定期收集各種檔案資料，能確保遷建項目檔案資料的收集與工程建設同步進行。即：遷建項目計劃的下達與審批的文件資料和開工儀式上錄像錄音資料和歸檔同步，工程建設進行中的文件、資料的收集同步，當遷建項目完成后的所有的文件、圖紙、錄像、照片等資料的完全歸檔，這樣才能做好整個遷建項目檔案的收集工作。

四、檢查指導保障檔案工作

醫(yī)院遷建項目規(guī)模大、工期長、形成材料多，所以要在遷建項目檔案管理工作中做到規(guī)范化、標準化，僅靠檔案工作人員和工程建設管理部門少數(shù)幾個人的力量是根本辦不到的。因此，醫(yī)院領導要定期召集遷建項目檔案收集人員召開遷建項目檔案工作會議，對遷建項目檔案工作的進度，對設計、施工、監(jiān)理等參建單位進行檔案資料歸檔的檢查指導，安排布置每一階段工作，都是做好遷建項目檔案管理工作的根本保障。

五、業(yè)務培訓確保檔案鑒定

在遷建工程項目進行過程中，為了確保檔案的真?zhèn)?，建議對于項目建設、管理過程中形成的、具有保存價值的各種形式的歷史檔案、記錄全部交給醫(yī)院檔案保管，必須是原件，復印件最好不收，因為有的管理人員不是專業(yè)的建筑方面的人才，對于其中的真?zhèn)尾荒苡行Х直?，特別是關于建筑中的鋼筋的材質(zhì)等問題必須是蓋鮮章的，因為現(xiàn)在有一部分不法商人，以次充好，以假亂真，所以必須把好這個關。還有如污水池的建設，其中的隱蔽部分，檔案必須是原件，特別是到質(zhì)檢站的壓塊資料必須蓋鮮章。對于不懂的，要有項目建設單位派專業(yè)人員進行業(yè)務指導，確保檔案的真實性和嚴肅性。

六、分門別類做好整理工作

因醫(yī)院遷建工程量大，不可能綜合收集檔案，所以應該分門別類進行收集，按照工程進度、專業(yè)進行收集。如：基礎部分、隱蔽部分、建筑、土木、水電氣、光纖等，收集檔案分為幾個小組，各負其責，大家有分有合，按照目錄進行收集，一一對照，雖然這樣工作量大，但是這樣做，檔案不會缺，也不會混亂，為以后統(tǒng)一歸檔提供方便。

七、做好檔案永久的保管工作

醫(yī)院的檔案管理基本是一個綜合檔案管理，全院檔案除了病歷以外，全部存放在檔案室。項目遷建檔案不可能一開始就放進醫(yī)院的檔案室，所以應該重新開啟一個新的、寬敞的單獨遷建項目檔案室，收集遷建工程中的所有檔案，整個工程完畢后，對全部檔案進行規(guī)范化的清理、裝訂，在裝訂前還要查看歸案資料是否完整，對于有破損的、字跡模糊不清褪色的應立即進行修補和復制后再行裝訂。通過比較詳細的分工，在各項有關遷建項目工程的檔案收集中，在新修建的醫(yī)院開始運行時，醫(yī)院的遷建項目工程檔案應進行檔案管理。在新的檔案室里，各種資料進行歸位管理，包括項目遷建的所有檔案和原有的檔案集中進行統(tǒng)一的排列順序、編號，并將保管期限定為永久。

[1]問憲莉.如何做好遷建項目檔案工作[J].陜西檔案,2012(1).