關(guān)于如何提高城建檔案質(zhì)量的思考

文/湖北省宜昌市城市建設(shè)檔案館 李喻曉

關(guān)于如何提高城建檔案質(zhì)量的思考

文/湖北省宜昌市城市建設(shè)檔案館 李喻曉

精確的指導(dǎo)方法，是建設(shè)工程檔案正確形成的關(guān)鍵。作為一名城建檔案工作的管理人員，在進(jìn)行建設(shè)工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)時，正確處理好指導(dǎo)的對象、指導(dǎo)的方法、指導(dǎo)的時間，是形成準(zhǔn)確的、高質(zhì)量的城建檔案的必備條件。

業(yè)務(wù)指導(dǎo)；利用

作為一名城建檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)員，去建設(shè)工地指導(dǎo)工程檔案建檔時，正確處理好指導(dǎo)的對象、指導(dǎo)的方法、指導(dǎo)的時間，是形成準(zhǔn)確的高質(zhì)量的城建檔案的必備條件。精確的指導(dǎo)方法，是建設(shè)工程檔案正確形成的關(guān)鍵。建設(shè)工程檔案涉及單位很多，一個工程會產(chǎn)生多家建設(shè)工程檔案，只有準(zhǔn)確地指導(dǎo)，才會形成正確的檔案。

以一個工程的全套檔案為例，至少要有三個部門形成，建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位。向這三個部門提供歸檔資料的內(nèi)容與要求，指導(dǎo)他們正確地形成檔案。

一、工程開工時業(yè)務(wù)交底內(nèi)容

（一）宣傳相關(guān)規(guī)定和要求。宣傳《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》（國務(wù)院令第279號）《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》（建設(shè)部令第90號）《城市地下管線工程檔案管理辦法》（建設(shè)部令第136號）、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》以及省、市有關(guān)城建檔案管理的文件，落實(shí)參建單位應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和要求，增強(qiáng)各參建單位的城建檔案法律意識，提示參建單位應(yīng)將工程文件的形成和積累納入工程建設(shè)管理的各個環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。

（二）建設(shè)單位應(yīng)交的資料是由多個部門形成的，稍不注意，便可能無法完整移交。交給建設(shè)單位應(yīng)交資料目錄，講解具體內(nèi)容與要求，了解已經(jīng)辦了哪些手續(xù)，產(chǎn)生了哪些資料，告之保存方法等等。

（三）告之施工單位及監(jiān)理單位收集資料中應(yīng)注意的事項(xiàng)。內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程，工程檔案的內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)活動和工程實(shí)際狀況，告訴他們除完善質(zhì)監(jiān)要求外，城建檔案部門也有特定的要求，只有把質(zhì)監(jiān)要求與城建檔案要求融為一體，才是合格的城建檔案。

二、工程施工過程中的業(yè)務(wù)指導(dǎo)

在工程建設(shè)過程中，項(xiàng)目責(zé)任人不定期到施工現(xiàn)場進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，了解資料收集情況，特別是工程分部驗(yàn)收合格后，施工單位要和城建檔案館項(xiàng)目負(fù)責(zé)人聯(lián)系，對分部驗(yàn)收資料進(jìn)行審核。業(yè)務(wù)指導(dǎo)主要是督促檢查為主，內(nèi)容如下：一是檢查質(zhì)評資料中施工管理人員名單是否與施工資料中簽章一致。二是原材料合格證及復(fù)試報告是否齊全。三是施工驗(yàn)評資料監(jiān)理簽章手續(xù)是否完備。四是設(shè)計變更要注意收集及時標(biāo)注。五是監(jiān)理月報的內(nèi)容填寫要真實(shí)齊全，是否與形成資料一致，監(jiān)理指令通知單有無及時回復(fù)到位。六是工程資料是否與工程實(shí)體同步進(jìn)行等等。

三、工程竣工后的檔案接收

在檔案接收方面，我們應(yīng)充分利用建設(shè)行政程序把關(guān)，建立建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)認(rèn)可制和檔案驗(yàn)收合格報送移交制。建設(shè)工程竣工驗(yàn)收后一定要進(jìn)行工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，檔案合格后，一定要對工程檔案進(jìn)行移交，驗(yàn)收并移交后，發(fā)放認(rèn)可文件，才能進(jìn)行備案許可，工程才能辦理產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍手續(xù)。這一系列具體措施，把業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檔案接收結(jié)合成一套完整的程序，使檔案歸集不再虛弱，做到了應(yīng)收盡收，將“編制深度”與“歸檔廣度”相結(jié)合，拓展了歸檔渠道。

城建檔案涉及部門、單位有幾十家，內(nèi)容涉及城市規(guī)劃、建設(shè)和管理方方面面。一般來說，建設(shè)系統(tǒng)內(nèi)部產(chǎn)生或管理的建筑工程檔案、部分市政檔案、房建檔案等收集難度相對較小，歸集率較高；而非建設(shè)系統(tǒng)建設(shè)工程檔案種類多，數(shù)量大，收集矛盾多，難度大。這就要運(yùn)用行政、經(jīng)濟(jì)、法律等手段，突出重點(diǎn)、以點(diǎn)帶面、不斷拓展，積極做好收集工作。

（一）城市地下管線檔案。主動與有關(guān)部門溝通，采取有力措施，加強(qiáng)地下管線檔案接收，開展地下管線檔案信息的綜合動態(tài)管理。

（二）開發(fā)區(qū)的檔案。開發(fā)區(qū)城建檔案是城建檔案不可缺少的組成部分。要按照國家集中統(tǒng)一管理城建檔案的基本原則，依法加強(qiáng)對開發(fā)區(qū)城建檔案工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，定期接收城建檔案。

四、工程檔案進(jìn)館后的檔案利用

高質(zhì)量的城建檔案進(jìn)館后，就要進(jìn)行充分的利用。要變被動為主動，開發(fā)檔案利用市場，提高檔案利用率。

（一）加強(qiáng)宣傳力度，引導(dǎo)市場需求。利用市場經(jīng)濟(jì)宣傳手段，結(jié)合檔案利用工作特點(diǎn)，采取多種渠道，積極、主動地開展檔案宣傳工作，徹底走出“被遺忘的角落”，重樹檔案館形象，提高社會地位和影響力，并向社會展示館藏魅力，力求喚起社會對檔案利用的重視及自覺性，從而變“等客上門”為“引客上門”。宣傳形式有：發(fā)揮大眾傳播媒介（如網(wǎng)絡(luò)、報紙、電視、雜志等）廣泛性的宣傳效果；通過用戶之間的“口碑”方式進(jìn)行宣傳，即把服務(wù)形象、館藏內(nèi)容、查閱手續(xù)等通過“大家告訴大家”的方式進(jìn)行宣傳；適時宣傳，即利用各種重大事件或重大活動等契機(jī)，搞一些宣傳活動，以提高社會的重視和影響。

（二）強(qiáng)化需求分析，滿足用戶需求。1.加強(qiáng)檔案利用情況統(tǒng)計分析，即對某一時期檔案利用側(cè)重點(diǎn)做出判斷，區(qū)分出哪類檔案利用率高，哪類檔案利用率低。對利用頻率高的檔案要及時開發(fā)檔案信息資源，不斷完善各種檢索工具，為用戶提供查閱捷徑。2.加強(qiáng)用戶跟蹤調(diào)研，及時搜集檔案利用信息反饋，聽取用戶意見和要求，彌補(bǔ)工作中的不足，更好地為用戶服務(wù)。

（三）完善軟硬設(shè)施，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。1.提高檔案人員的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，只有具有較高的思想政治上的修養(yǎng)和對業(yè)務(wù)知識了如指掌，才能真誠地、耐心地、主動地為用戶提供服務(wù)，才能詳細(xì)、明確地解答用戶提出的疑難問題。2.充分利用現(xiàn)代化科技設(shè)備和手段，建立檔案網(wǎng)絡(luò)信息，方便各地用戶隨時對檔案目錄、數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢，消除時間、區(qū)域限制，實(shí)現(xiàn)資源共享。

總之，開發(fā)檔案信息資源，服務(wù)社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，是歷史賦予檔案工作的神圣使命，增強(qiáng)檔案信息的時效性又是檔案信息資源得以充分利用的關(guān)鍵。另外，檔案利用工作還需要從觀念轉(zhuǎn)變到加強(qiáng)自我宣傳；從豐富館藏到提高服務(wù)水平；從改善檔案利用的環(huán)境條件到軟硬件的大量投入，只有這樣，檔案利用工作才會躍上一個新的臺階。

[1]張?jiān)虑?知識經(jīng)濟(jì)時代的檔案工作[J].檔案天地,2000(3):9.

[2]劉敏.淺談檔案信息資源的開發(fā)利用[J].遼寧行政學(xué)院學(xué)報,2006,8(2):135.

[3]施紅剛.淺談檔案信息資源與開發(fā)利用[J].科技成果縱橫,2006,33(4):36.

[4]魏立君,程靜.淺談檔案信息資源開發(fā)利用[J].檔案管理,2011(5):91.

[5]陸紅.淺談檔案信息資源開發(fā)利用[J].電力檔案,2005(3):18-19.