淺談加強核電企業(yè)合同文件的歸檔管理

文/中核核電運行管理有限公司 姚彥通

淺談加強核電企業(yè)合同文件的歸檔管理

文/中核核電運行管理有限公司 姚彥通

核電企業(yè)在設(shè)計、建造、調(diào)試、營運等過程中，會形成大量的合同文件，合同文件是記錄核電企業(yè)經(jīng)濟行為的依據(jù)性憑證，它的收集、整理、保管和提供利用，對維護核電企業(yè)的合法權(quán)益，促進核電企業(yè)的健康發(fā)展具有重要意義。如何加強合同文件的歸檔管理，是核電企業(yè)值得關(guān)注和探討的問題，本文根據(jù)秦山核電合同文件的管理實踐和管理經(jīng)驗，探討合同文件的管理措施，為相關(guān)行業(yè)提供參考。

核電企業(yè)；合同文件；歸檔管理

合同文件，指在采購準備及合同簽訂過程中產(chǎn)生的各種文件，如采購立項、詢報價文件、招投標文件、采購合同、合同變更、商務(wù)確認函以及合同簽訂過程中產(chǎn)生的各類審批報告/記錄等，也包括在合同結(jié)算階段產(chǎn)生的結(jié)算書和工程報告咨詢結(jié)算書等文件資料。合同文件，是記錄核電企業(yè)經(jīng)濟行為的依據(jù)性憑證，它的收集、整理、保管和提供利用，對維護核電企業(yè)的合法權(quán)益，促進核電企業(yè)的健康發(fā)展具有重要意義，如何加強合同文件的規(guī)范管理，是核電企業(yè)值得關(guān)注和探討的問題。

一、合同文件的特點

（一）突出的依據(jù)憑證性。合同文件最突出也是重要的特點是依據(jù)憑證性，也就是說依法訂立的合同，對采購雙方具有法律的約束力。由于具有這一作用，在安全管理要求非常高的核電企業(yè)，合同文件是維護企業(yè)合法權(quán)益的最直接、最有效的手段之一，只要是從事采購、項目等活動，發(fā)生經(jīng)濟聯(lián)系的，必須簽訂合同，以此來規(guī)范采購雙方的責(zé)任、權(quán)利和行為。

（二）種類很多，內(nèi)容復(fù)雜。核電企業(yè)的設(shè)計、建造、施工、營運過程非常復(fù)雜，需要十幾家建設(shè)和監(jiān)理單位、幾十家設(shè)計單位、幾百家設(shè)備制造廠商和服務(wù)供應(yīng)商的共同參與。這么多單位和部門所提供的項目建設(shè)、設(shè)備采購和服務(wù)供應(yīng)，只有通過簽訂合同，明確雙方在采購、項目工作中的責(zé)任范圍和權(quán)利義務(wù)，才能保證核電企業(yè)各項采購、服務(wù)工作順利開展、完成。多種采購和服務(wù)需求導(dǎo)致核電企業(yè)的合同種類很多，內(nèi)容復(fù)雜。

二、合同文件歸檔管理中存在的問題

在合同文件歸檔管理過程中，因合同文件由采購立項、詢報價文件、招投標文件、采購合同等多項文件和記錄組成，且合同執(zhí)行過程有長有短，由采購人員進行整理、組織，形成合同文件包進行移交歸檔，會出現(xiàn)文件不完整性和內(nèi)容不準確性等問題，各項文件和記錄缺乏有機聯(lián)系，不利于合同文件的規(guī)范利用。另外，同一類型的合同文件中的各項文件和記錄的模板不統(tǒng)一，編寫審批等的內(nèi)容不規(guī)范，簽字、修改等不符合合同文件的歸檔要求。

三、建立合同文件的歸檔管理要求

（一）前端規(guī)劃。應(yīng)按照合同法規(guī)的要求，根據(jù)合同類型建立不同的合同模板，以保證合同文件編寫的標準化和規(guī)范化；合同文件應(yīng)按文件的體系和方式進行管理，要求合同文件應(yīng)實行統(tǒng)一的文件編碼，編碼應(yīng)做到分類科學(xué)、簡單易識別、方便查詢利用。

（二）規(guī)范整理及數(shù)字化加工。合同文件接收后，應(yīng)進行歸檔整理和頁碼填寫，將合同文件按歸檔管理要求進行整合。合同文件通過電子文檔管理平臺進行查詢和利用，能提升其利用效率和水平，同時要求合同文件的電子化加工應(yīng)清晰、專業(yè)，符合電子文件的質(zhì)量要求和相關(guān)標準。

（三）電子化利用。將合同文件通過電子文檔管理平臺以文件的體系和方式進行利用，是提升合同文件歸檔管理水平的關(guān)鍵。但在電子系統(tǒng)中，必須做好合同文件的安全分級權(quán)限，保證合同電子文件內(nèi)容的安全性。

（四）歸檔管理。合同文件通過電子文檔管理系統(tǒng)按照文件的體系和方式進行管理后，還要按照檔案體系進行歸檔管理，保證核電企業(yè)檔案分類管理體系的完整和有效。

四、加強合同文件的歸檔管理措施

（一）提高對合同文件的認識，明確合同文件規(guī)范管理的必要性。合同文件為解決企業(yè)經(jīng)濟活動中的采購爭議、統(tǒng)計歸檔提供依據(jù)，在保障企業(yè)采購活動和項目工程的順利運行發(fā)揮重要作用。核電企業(yè)應(yīng)認識到合同文件的重要性，明確合同文件規(guī)范管理的必要性，把合同文件管好，提升核電企業(yè)的總體文件管理水平。

（二）重在實施、規(guī)范管理、加強監(jiān)督。做好合同文件管理工作，離不開各部門的相互合作與支持，其中，采購部門和文檔部門起關(guān)鍵作用。要明確采購人員和文檔人員的職責(zé)，制定強有力的制約措施，同時要加大管理力度, 并加強質(zhì)量保證部門對合同文件管理的監(jiān)督和檢查。

（三）提高業(yè)務(wù)水平和綜合能力。合同文件的形成、管理以及利用，采購人員和文檔人員不僅是自始至終的參與者，同時也是至關(guān)重要的管理者、服務(wù)者。要做好合同文件管理，人員是第一要素，人員業(yè)務(wù)水平和綜合能力直接決定了合同文件規(guī)范管理水平，這就要求采購人員要具備一定的文檔知識，掌握文檔管理工作的一些要求，也要求文檔人員具備一定的采購知識。

（四）文檔人員要強化宣傳意識和服務(wù)意識。要做到規(guī)范管理合同文件，文檔人員必須樹立正確的宣傳意識和服務(wù)意識，認真貫徹和落實管理制度，積極宣傳合同文件工作的重要性，爭取企業(yè)的重視和支持。其次，要向采購部門宣傳，將文檔意識植根于采購管理中，充分認識到合同文件工作是合同管理的重要組成部分。

五、結(jié)束語

加強核電企業(yè)合同文件的歸檔管理，提升合同文件管理質(zhì)量，對維護核電企業(yè)的合法權(quán)益，促進核電企業(yè)的健康發(fā)展具有重要意義。通過完善管理制度，加強采購人員和文檔人員的管理意識和服務(wù)意識，不斷提高業(yè)務(wù)水平和管理能力，加強部門溝通，爭取多方支持，才能逐步提升合同文件的歸檔管理水平。