淺談企業(yè)重點建設(shè)項目檔案管理

文/新疆光源電力實業(yè)總公司 王萍 白媛

淺談企業(yè)重點建設(shè)項目檔案管理

文/新疆光源電力實業(yè)總公司 王萍 白媛

企業(yè)重點建設(shè)項目的檔案管理是企業(yè)檔案管理工作的核心，因此，這一工作也有著更高的要求。本文敘述了企業(yè)重點建設(shè)項目檔案管理中包含的問題，提出了企業(yè)重點建設(shè)項目檔案管理的措施。

重點建設(shè)項目；企業(yè)；檔案管理

對于建筑企業(yè)而言，建設(shè)項目是一項整體工程，集中體現(xiàn)在建筑工程等方面。它包含著各個工作步驟，而關(guān)于重點建設(shè)項目的檔案管理，也是根據(jù)各個工作步驟而進行的。例如建筑工程的投標、立項，工程進行過程中的材料購買、人員配置，工程竣工后的驗收工作等。這些檔案記錄了建設(shè)項目的各個細節(jié)，也是建設(shè)項目各項活動的真實依據(jù)。對企業(yè)重點建設(shè)項目進行檔案管理，可以對工程方的具體行為進行規(guī)范，保證責(zé)任的認真落實。建設(shè)項目檔案是建設(shè)項目工作過程以及工作細節(jié)的真實寫照，它對于施工過程中的各個工作步驟都能夠真實反應(yīng)，降低各項事故的發(fā)生幾率。企業(yè)需要重視重點建設(shè)項目檔案管理問題，保證工程質(zhì)量，促進企業(yè)發(fā)展。

一、企業(yè)重點建設(shè)項目檔案管理中包含的問題

（一）企業(yè)不具備檔案意識。大多數(shù)企業(yè)在進行重點項目的建設(shè)時，過于注重項目為自身帶來的經(jīng)濟利益與工程的施工進度，沒有將重點建設(shè)項目檔案擺在重要位置，不具備檔案意識，不了解重點建設(shè)項目檔案對于企業(yè)的重要意義，沒有針對重點建設(shè)項目檔案管理設(shè)置相應(yīng)的管理制度。管理制度的缺乏導(dǎo)致檔案管理人員缺乏檔案意識，不了解自身工作的重要性，沒有為重點建設(shè)項目檔案管理作出準備，很多工作無法正常進行。各類檔案制作不及時，很多檔案內(nèi)容不完整，檔案內(nèi)容以文字作為主體，其中缺乏圖像資料，對企業(yè)重點建設(shè)項目檔案管理帶來不良影響。

（二）缺乏相關(guān)制度與專業(yè)檔案管理人才。重點建設(shè)項目的工程量較多，施工任務(wù)較重，因此，企業(yè)往往過于重視施工進度、施工消耗資金以及施工質(zhì)量，但是缺乏對檔案管理工作的重視程度，一般只是在臨近竣工時才開始補寫相關(guān)檔案，這無法保證工程檔案的準確性與真實性，檔案自身無法發(fā)揮相應(yīng)的作用。很多企業(yè)制定了與重點建設(shè)項目檔案管理相關(guān)規(guī)章制度，但是由于企業(yè)與施工方分工存在問題，規(guī)章制度無法發(fā)揮作用，才導(dǎo)致上述結(jié)果。負責(zé)重點建設(shè)項目檔案管理的人員多數(shù)是企業(yè)臨時抽調(diào)的，他們沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，不了解具體的工作流程，記錄檔案不完整或存在缺陷，難以反映工程施工的真實情況。

（三）檔案資源無法共享。企業(yè)對重點建設(shè)項目檔案管理沒有足夠的重視程度，因此，關(guān)于這一工作沒有形成完整的機制，缺乏管理網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，導(dǎo)致部分檔案資料內(nèi)容具有缺陷，資料輸送受到阻礙。部分企業(yè)沒有對相關(guān)資源共享網(wǎng)絡(luò)進行建設(shè)，導(dǎo)致企業(yè)之間的檔案資源無法得到共享；部分企業(yè)對相關(guān)的管理網(wǎng)絡(luò)進行了購買與安裝，但是這一網(wǎng)絡(luò)沒有與企業(yè)局域網(wǎng)進行對接，檔案資源仍舊無法實現(xiàn)共享，給企業(yè)的重點建設(shè)項目檔案管理工作帶來阻礙。

二、改善企業(yè)重點建設(shè)項目檔案管理的措施

（一）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)保持重視。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要改變對重點建設(shè)項目檔案管理工作的看法，對重點項目檔案管理工作保持足夠的重視，將重點建設(shè)項目檔案管理工作作為企業(yè)日常工作的一部分，將企業(yè)重點項目檔案記錄與企業(yè)重點工程項目建設(shè)同步進行。在檔案管理人員安排上，需要具有專業(yè)素質(zhì)與能力的人員擔(dān)任這一工作，提升企業(yè)重點建設(shè)項目檔案管理工作的整體水平，同時，將檔案內(nèi)容作為重點建設(shè)項目工程質(zhì)量的參照。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要提升企業(yè)員工以及工程施工人員的檔案意識，讓他們了解到重點建設(shè)項目檔案管理對于企業(yè)以及自身的重要性，保證重點建設(shè)項目檔案的完整。

（二）制定相關(guān)規(guī)章制度。規(guī)章制度是某項工作正常進行的保障，想要企業(yè)重點建設(shè)項目檔案管理工作正常進行，就必須對相關(guān)規(guī)章制度進行設(shè)置與完善。重點建設(shè)項目檔案包含了眾多內(nèi)容，工作流程較為復(fù)雜，這說明了規(guī)章制度對于這一工作的重要性。企業(yè)需要與工程施工單位進行合作，共同對相關(guān)規(guī)章制度進行制定與完善。重點建設(shè)項目檔案管理工作中的主要工作步驟，例如收集檔案、整理檔案，需要由專人完成，保證檔案的整體質(zhì)量。管理部門需要介入這一工作，及時發(fā)展工作中存在的問題，為重點建設(shè)項目檔案的真實性提供保障。

（三）培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人員。很多負責(zé)企業(yè)重點建設(shè)項目檔案管理的人員缺乏與之相匹配的素質(zhì)與能力，因此，給企業(yè)重點建設(shè)項目檔案管理工作的整體質(zhì)量帶來較為嚴重的影響，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要認識的到這一點，對專業(yè)檔案管理人才進行培養(yǎng)，提升他們的個人能力，保證他們能夠勝任這份工作。企業(yè)可以對檔案管理人員進行集中培訓(xùn)，讓他們了解自身工作以及工作流程；邀請專家、學(xué)者對檔案管理人員進行授課，幫助他們學(xué)習(xí)重點建設(shè)項目檔案管理工作方法；確保每個檔案管理人員都能夠參與到重點建設(shè)項目檔案管理工作中，提升他們的實踐經(jīng)驗。檔案管理人員的素質(zhì)與能力得到提升，企業(yè)重點建設(shè)項目檔案管理工作才能夠更加有效。

[1]張艷.加強重點建設(shè)項目檔案管理 提高重點建設(shè)項目檔案歸檔率[J].城建檔案,2013(09):35-38.

[2]鐘小梅.淺析重點建設(shè)項目檔案管理的問題及對策[J].現(xiàn)代國企研究,2016(24):105.