加強企業(yè)檔案工作對企業(yè)建設的價值研究

文/浙江省送變電工程公司 鐘海芹

加強企業(yè)檔案工作對企業(yè)建設的價值研究

文/浙江省送變電工程公司 鐘海芹

加強企業(yè)檔案工作，不僅能夠逐步規(guī)范企業(yè)管理，且能夠為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供借鑒。本文從企業(yè)檔案工作入手，分析企業(yè)檔案工作對企業(yè)建設的決策、增值及培訓等價值，并提出完善企業(yè)檔案工作的有關建議。

企業(yè)檔案；企業(yè)建設；價值

21世紀，人類社會正式進入到信息時代，現(xiàn)在信息技術發(fā)展對檔案管理構成了深遠影響。檔案現(xiàn)代化管理，具有網(wǎng)絡化、信息化及智能化特點，能夠顯著提高檔案管理的有效性，且能夠實現(xiàn)共享。全新的檔案管理模式為企業(yè)建設帶來了更多發(fā)展契機，如何抓住檔案管理改革，加快企業(yè)建設進程受到了企業(yè)廣泛關注。

一、企業(yè)檔案工作概述

檔案管理，主要是指基于企業(yè)發(fā)展為原則，制定統(tǒng)一管理方式，最大限度維護企業(yè)檔案安全與完整。該項工作，能夠為企業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供指導，且能夠記錄企業(yè)發(fā)展歷程，對于企業(yè)戰(zhàn)略決策具有指導意義。在網(wǎng)絡、信息技術的影響下，檔案管理也呈現(xiàn)出全新的特點，如網(wǎng)絡化、信息化等，已經(jīng)完全擺脫了以往形式化管理，朝著資源挖掘等縱向方向發(fā)展。

二、檔案工作對企業(yè)建設價值分析

（一）決策價值。企業(yè)發(fā)展離不開戰(zhàn)略決策的制定，而戰(zhàn)略決策的制定以綜合信息為基礎。新時期下，檔案管理工作不僅要以文字形式實現(xiàn)對企業(yè)資源的優(yōu)化配置，還要融合圖片、音頻等多種形式，豐富檔案內(nèi)容。通過對現(xiàn)有資源的梳理，能夠進一步挖掘其中價值，為企業(yè)戰(zhàn)略的制定提供科學依據(jù)。特別是檔案網(wǎng)絡化趨勢下，數(shù)據(jù)挖掘、比較等應用更為廣泛，且準確性、快速性都顯著提升，從而提高分析結果實用價值，能夠為管理者提供參考?？茖W的決策無外乎從檔案資源中獲得，企業(yè)通過對信息資源的積累、掌握等，能夠判斷企業(yè)內(nèi)外部情況，對信息進行整理和分析，能夠切實制定出符合企業(yè)現(xiàn)實需求的規(guī)劃。

（二）增值價值。知識經(jīng)濟時代下，知識資本成為一項重要資本。技術資料、專利權及商業(yè)秘密等作為檔案的一部分，成為企業(yè)的重點保護對象。通過高效的檔案管理，能夠保障各類資源安全，從某種意義上來說，能夠促使企業(yè)增值。誠然，安全的資源管理，能夠推動資源搜索等工作進一步深入，挖掘企業(yè)發(fā)展?jié)撃?，實現(xiàn)對現(xiàn)有資源的優(yōu)化配置，從而為企業(yè)創(chuàng)造更高的經(jīng)濟效益。新興檔案管理理念，建立在規(guī)范檔案基礎之上，在高效數(shù)據(jù)清理等多項環(huán)節(jié)下，完成信息生產(chǎn)、處理與傳遞，從根本上改變以往事后管理弊端，實現(xiàn)信息資源實時管理，為企業(yè)業(yè)務發(fā)展提供應有的支持。

（三）文化價值。企業(yè)檔案為企業(yè)文化建設提供了大量歷史文獻，是企業(yè)文化建設的參考依據(jù)，能夠有效發(fā)揮教育作用。檔案管理作為企業(yè)文化的一部分，其文化價值具體表現(xiàn)在，檔案客體對主體的需求與滿足程度。一般來說，受到諸多因素的影響，檔案價值大小也會有所差別，且價值鑒定具有主觀性，要充分考慮企業(yè)建設，使其能夠在多方面表現(xiàn)出積極價值，進一步豐富檔案價值內(nèi)涵。

（四）培訓價值。檔案是教育資源的具體表現(xiàn)形式之一，其真實性、原始性等特點，決定了其具有較強的感染力，將其納入培訓內(nèi)容當中，能夠起到事半功倍的培訓效果。特別是企業(yè)現(xiàn)代化理念下，促進檔案管理工作朝著制度化、流程化方向轉變，對企業(yè)制度建設具有重要意義。因此加強檔案管理，能夠從中汲取優(yōu)秀的成果，為企業(yè)建設與發(fā)展提供優(yōu)質服務。

（五）其他價值。除了上述價值外，從作用性質上來看，企業(yè)檔案具體分為情報與參考兩項價值。前者由技術、經(jīng)濟情報構成，如企業(yè)技術、生產(chǎn)及設備檔案等，加強對此類信息資源的挖掘，對企業(yè)生存和發(fā)展產(chǎn)生了極大的促進作用。對于后者，檔案中記載了企業(yè)自成立以來各類生產(chǎn)活動情況、成果等，從自然資源、生產(chǎn)手段等各類信息，非常詳盡，可以為企業(yè)科研等工作的開展提供依據(jù)。除此之外，企業(yè)在發(fā)展中，一旦遇到產(chǎn)品假冒等知識產(chǎn)權糾紛時，可以從檔案中提取有力證據(jù)，確保自身知識產(chǎn)權安全。

三、加強企業(yè)檔案工作促進企業(yè)建設措施

（一）強化全員檔案意識。針對檔案信息資源的運用，企業(yè)要樹立品牌意識，打造外部社會形象，以此來增加檔案資源附加值，豐富企業(yè)檔案內(nèi)容。加強企業(yè)檔案管理，強化全員檔案意識至關重要。在實踐中，企業(yè)要建立分層機構，配備專門管理人員，以此來建設管理網(wǎng)絡，將管理責任落到實處。同時，還要加強對管理人員的定期考核，針對不同時期的檔案予以針對性管理，確保檔案完整、準確。

（二）提升人員業(yè)務水平。檔案管理人員是檔案工作的核心，其綜合素質、業(yè)務能力高低直接決定了企業(yè)建設情況。因此針對檔案技術人員，企業(yè)要組織他們深入學習，及時了解和掌握先進技術，并引入企業(yè)檔案管理工作當中，或者到高校、集團企業(yè)參觀，不斷提高技術水平。針對管理人員，在培訓中，要側重對人員理論知識、管理技能的傳授，并設置合理的晉升平臺，盡快完善人才進出、績效考核等一體化機制，重視檔案管理工作。還要積極引入市場競爭理念，以此來鞭策員工，引導員工能夠在工作中發(fā)揮創(chuàng)新、能動意識，為檔案管理工作現(xiàn)代化改革貢獻力量，另外，還要注重對員工進行職業(yè)道德教育，避免個別員工為了一己私利而破壞檔案安全，從而推動企業(yè)建設朝著良好的方向發(fā)展。

（三）完善檔案管理制度。依法治國趨勢下，企業(yè)也要積極引入這一思想，根據(jù)自身實際情況，制定并完善檔案管理制度，明確檔案形成、收集等各個環(huán)節(jié)，為實踐工作提供切實可行的制度依據(jù)，以此避免人為因素的過度干涉。同時，企業(yè)還要引導管理人員樹立服務意識，認識到本職工作的重要性，保證檔案真實、完整，使得檔案管理能夠以動態(tài)形式發(fā)展，增強檔案資料的服務價值，為企業(yè)建設保駕護航。制定嚴格的責任追究制度，并針對可能發(fā)生的緊急情況制定應急預案，確保檔案安全。信息時代下，企業(yè)要對檔案信息進行全數(shù)字化管理，實施新型管理模式，為企業(yè)與國際市場銜接做好充分的準確，在管理中，利用計算機檢索等功能，能夠實現(xiàn)對檔案信息的接收、存儲，提高工作針對性。

（四）優(yōu)化檔案編制?，F(xiàn)代社會背景下，企業(yè)要盡可能優(yōu)化檔案編制，加強對優(yōu)質資料的收集。企業(yè)要立足于可持續(xù)發(fā)展理念，采取科學手段對企業(yè)文化等各類資料進行編制，規(guī)范檔案內(nèi)容，以此來展現(xiàn)企業(yè)的成績，同時從中發(fā)現(xiàn)不足之處，予以完善。企業(yè)檔案管理，要將文書、會計及業(yè)務等各類檔案共同交給檔案室進行統(tǒng)一管理，既能夠確保檔案資料安全，且能夠確保檔案信息共享。另外，企業(yè)檔案信息呈現(xiàn)形式多元，如文書、科技及產(chǎn)品等，真實地記錄了企業(yè)發(fā)展全過程。因此企業(yè)要加大對檔案資源的利用率，通過職工培訓、廣告宣傳等途徑，不斷創(chuàng)新檔案利用形式，為企業(yè)提供現(xiàn)代化檔案服務。

（五）創(chuàng)新服務模式。企業(yè)之間競爭愈發(fā)激烈，對檔案工作提出了更高要求。因此檔案管理者要及時更新陳舊觀念，樹立創(chuàng)新意識轉變檔案管理模式，最大限度發(fā)揮檔案價值。具體來說，要方便利用，企業(yè)檔案要編制專題目錄、索引等，使檔案能夠得到一體化利用。同時，以網(wǎng)絡平臺為基礎，建立檔案信息網(wǎng)站，拓展檔案資料利用新渠道。不僅如此，還要提高人員翻閱率，針對其中重要價值的檔案，以多種形式進行保存，確保檔案資料安全。

四、結論

根據(jù)上文所述，傳統(tǒng)時代，檔案管理主要是簡單的資料收集，沒有體現(xiàn)出其重要價值；新時期，現(xiàn)代技術的應用，使得檔案管理朝著現(xiàn)代化、信息化方向轉變和發(fā)展。檔案管理發(fā)生了本質變化，由最初的單一、滯后的服務轉變?yōu)榍岸撕诵幕顒樱瑸槠髽I(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、文化建設及培訓等工作提供了更多支持，不斷提高企業(yè)綜合競爭力。同時，還要加強對檔案編制的優(yōu)化、完善檔案管理制度，創(chuàng)新服務模式，推動企業(yè)檔案工作朝著規(guī)范、標準及信息方向轉變，從而促進企業(yè)建設長足發(fā)展。

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