科研項(xiàng)目文檔一體化管理模式研究

文/中國(guó)電子科技集團(tuán)公司第三十八研究所 楊曉紅

科研項(xiàng)目文檔一體化管理模式研究

文/中國(guó)電子科技集團(tuán)公司第三十八研究所 楊曉紅

科研項(xiàng)目檔案是在科研項(xiàng)目研究過程中產(chǎn)生的、具有參考價(jià)值并歸檔保存的技術(shù)文件。本文通過對(duì)科研項(xiàng)目文檔管理模式的分析和探討，目的在于建立規(guī)范化的文檔一體化管理模式，提升科技檔案工作水平，積極推進(jìn)科學(xué)技術(shù)研究工作的高效快速發(fā)展。

科研項(xiàng)目；一體化；文檔管理；模式

信息技術(shù)的高速發(fā)展推動(dòng)了科研工作發(fā)展以及科研項(xiàng)目檔案管理模式的變革?？蒲许?xiàng)目管理對(duì)數(shù)字化條件下的協(xié)同管理、信息管理、系統(tǒng)安全提出了更高的要求。為了提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，縮短產(chǎn)品的研發(fā)周期，實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目信息資源的有效管控，企業(yè)通過建立信息集成管理平臺(tái)，統(tǒng)一管理產(chǎn)品設(shè)計(jì)、項(xiàng)目管控、文檔信息。本文對(duì)科技項(xiàng)目文檔一體化管理的研究源自科研管理能力提升的需求，具有提高科技檔案工作水平、增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的實(shí)踐意義。

一、科研項(xiàng)目文檔管理的現(xiàn)狀及存在的問題

在科研項(xiàng)目管理的各階段，由于科研項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的多層次特性和科研項(xiàng)目類型的多樣化，產(chǎn)生了大量?jī)?nèi)容豐富的技術(shù)和管理文檔，有圖樣型、文字型，有紙介質(zhì)、磁介質(zhì)等。檔案人員在管理科研項(xiàng)目文檔過程中發(fā)現(xiàn)，按照檔案管理相關(guān)規(guī)定，由項(xiàng)目組成員主動(dòng)歸檔時(shí)，存在收集的文檔資料不完整、項(xiàng)目文檔利用率較低、文檔管理滯后于項(xiàng)目等情況。雖然在科研項(xiàng)目立項(xiàng)之初，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人就根據(jù)科技文件管理要求，編制了科研項(xiàng)目歸檔文件清單，但是由于缺乏有效的前端控制措施和規(guī)范的文檔管理機(jī)制，在項(xiàng)目研制各階段仍有部分文檔不能按時(shí)歸檔，影響了項(xiàng)目研究的順利進(jìn)行。為了保證科研工作的順利進(jìn)行，建立科研項(xiàng)目文檔一體化管理模式，是提升項(xiàng)目管理工作質(zhì)量的有效措施。

二、科研項(xiàng)目文檔一體化管理的理論依據(jù)

科研項(xiàng)目檔案是在科研項(xiàng)目研究過程中產(chǎn)生的、具有參考價(jià)值并歸檔保存的技術(shù)文件。在項(xiàng)目管理日益標(biāo)準(zhǔn)化、精益化的背景下，科研項(xiàng)目文檔管理納入了項(xiàng)目管理范疇，并成為項(xiàng)目管理的重要部分?？蒲许?xiàng)目檔案不僅是項(xiàng)目管理過程的原始記錄，而且是科研成果申報(bào)、獲取知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)不可缺少的依據(jù)。建立科研項(xiàng)目文檔一體管理模式，就是在分析文件生命周期的業(yè)務(wù)活動(dòng)、文件特性和文件管理活動(dòng)的基礎(chǔ)上產(chǎn)生的。文件生命周期理論起源于二十世紀(jì)四五十年代，美國(guó)檔案學(xué)者普利菲·C·布魯克斯提出: 應(yīng)當(dāng)更多地關(guān)注文件的產(chǎn)生和管理，檔案工作者應(yīng)當(dāng)成為檔案文件連續(xù)統(tǒng)一體的審計(jì)員，文件生命周期理論強(qiáng)調(diào)文件從形成到銷毀或永久保存的整體運(yùn)動(dòng)過程。文件管理活動(dòng)與檔案形成活動(dòng)之間存在緊密的聯(lián)系，文件形成活動(dòng)是檔案管理活動(dòng)的基礎(chǔ)，文檔一體化管理的對(duì)象包括處于各個(gè)生命階段的所有文件，并為文件形成者和利用者提供服務(wù)。因此，文檔一體化管理方法是建立在文件生命周期理論基礎(chǔ)上的，并且已在實(shí)際應(yīng)用。

三、科研項(xiàng)目文檔一體管理模式的建立和實(shí)施

（一）確立科研項(xiàng)目文檔一體化管理標(biāo)準(zhǔn)、制度。制定科學(xué)規(guī)范的文檔管理標(biāo)準(zhǔn)、制度是實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目文檔一體化管理的基礎(chǔ)。電子文件是科研信息資源的重要組成部分，為了對(duì)電子文件進(jìn)行科學(xué)、有序管理，國(guó)家檔案局相繼制訂了GB/T17678《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》、GB/T17679《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)歸檔一致性測(cè)試》、GB/T17825《CAD文件管理》、GB/T18894《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，中國(guó)電科第三十八所制定了《電子文件歸檔管理及使用程序》《科技文件歸檔管理程序》和《科技文件編制格式要求》等企業(yè)項(xiàng)目文檔管理標(biāo)準(zhǔn)，明確各部門如研究部、質(zhì)量部、標(biāo)準(zhǔn)化及檔案部門在項(xiàng)目文檔一體化管理中的職責(zé)，規(guī)范了電子文件的使用和更改要求、科技文件的格式要求等。企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的頒布實(shí)施，使科研項(xiàng)目文檔一體化管理更加嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)。

（二）建立IPD、PDM系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目文檔一體化管理的重要平臺(tái)。電子文件是在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、硬盤、光盤等載體上，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。利用IPD、PDM對(duì)電子文件進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管和提供利用，實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目文檔一體化管理，可以建立知識(shí)共享平臺(tái)，降低產(chǎn)品設(shè)計(jì)缺陷，縮短產(chǎn)品開發(fā)時(shí)間。IPD(Integrated Product Development集成產(chǎn)品研發(fā))是一個(gè)先進(jìn)的管理產(chǎn)品研發(fā)活動(dòng)的體系，可以為客戶提供科學(xué)的管理方式。PDM（Product Data Management產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理）是以軟件技術(shù)為基礎(chǔ)，以產(chǎn)品為核心，實(shí)現(xiàn)對(duì)產(chǎn)品相關(guān)的數(shù)據(jù)、過程、資源一體化管理的技術(shù)。IPD和PDM將手工管理電子文檔轉(zhuǎn)變?yōu)橛糜?jì)算機(jī)管理，利用軟件對(duì)項(xiàng)目管理、文檔管理、產(chǎn)品信息管理、技術(shù)信息管理、圖像管理的集中管控，在企業(yè)內(nèi)部全方位實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享。隨著IPD、PDM系統(tǒng)功能的不斷改進(jìn)，中國(guó)電科第三十八所的科技人員對(duì)電子簽名、數(shù)據(jù)集成、項(xiàng)目信息統(tǒng)計(jì)功能進(jìn)行逐步完善，信息資源管理人員跟蹤管理，對(duì)相關(guān)信息資源管理制度適時(shí)進(jìn)行調(diào)整補(bǔ)充，信息資源的集成管理促進(jìn)了科研項(xiàng)目管理水平的提升。

（三）檔案部門集中統(tǒng)一管理科研項(xiàng)目信息資源。在科研項(xiàng)目研發(fā)過程中，形成了大量不同類型的文檔。對(duì)科研項(xiàng)目文檔實(shí)行集中統(tǒng)一管理，有利于項(xiàng)目文檔信息資源的收集、整理、利用工作。按照《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》的基本要求，科研項(xiàng)目文檔管理是科技檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，由檔案部門集中統(tǒng)一管理科研項(xiàng)目文檔信息，建立健全科研項(xiàng)目檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用工作，從而實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目檔案科學(xué)規(guī)范管理。

（四）實(shí)行科研項(xiàng)目文檔主管負(fù)責(zé)制。在項(xiàng)目立項(xiàng)階段，項(xiàng)目組成員的任命中包括檔案主管，檔案主管負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目文檔的形成、積累、整理、利用過程進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查，對(duì)項(xiàng)目文檔實(shí)行全過程管控。在項(xiàng)目研發(fā)過程中，中國(guó)電科第三十八所科研人員按照各階段歸檔范圍要求形成各類文檔，利用PDM系統(tǒng)，形成者可以及時(shí)整理電子文件、審簽歸檔，檔案主管協(xié)助、指導(dǎo)項(xiàng)目組成員按時(shí)完成各類文檔的歸檔工作，按照項(xiàng)目不同階段檢查歸檔文件的完整性、規(guī)范性，為項(xiàng)目階段考核提供必要的參考依據(jù)，檔案人員根據(jù)項(xiàng)目管理程序及檔案管理原則、方法，擬制檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖，明確各類人員的職責(zé)權(quán)限。

（五）明確項(xiàng)目組成員的文件歸檔職責(zé)?？萍既藛T根據(jù)項(xiàng)目管理工作計(jì)劃，制定項(xiàng)目各階段文件資料形成歸檔計(jì)劃。為了確保有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)可靠，同時(shí)又可保存，在電子文件生命周期的設(shè)計(jì)階段，由研發(fā)人員按照《科技文件歸檔管理程序》（企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）確定“科技文件歸檔計(jì)劃表”，通過這個(gè)文件來確定明確歸檔范圍、歸檔時(shí)間、簽署要求，并在電子文件形成和使用階段采取計(jì)劃定期考核、質(zhì)量跟蹤管理等措施，檢查落實(shí)歸檔計(jì)劃。計(jì)劃部門在下達(dá)項(xiàng)目科研計(jì)劃的同時(shí)，下達(dá)科研項(xiàng)目文件形成歸檔計(jì)劃，通過PDM系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)提供的文件信息，按計(jì)劃節(jié)點(diǎn)對(duì)項(xiàng)目組成員形成的文件進(jìn)行檢查考核，通過召開項(xiàng)目例會(huì)及時(shí)通報(bào)工作進(jìn)展，實(shí)時(shí)跟蹤管理項(xiàng)目研發(fā)過程。

（六）嚴(yán)格控制科研項(xiàng)目文檔質(zhì)量?？刂茪w檔文件的質(zhì)量就是對(duì)文件進(jìn)行有效的系統(tǒng)化管理，對(duì)文件管理過程和文件系統(tǒng)的記錄應(yīng)該強(qiáng)調(diào)法律、機(jī)構(gòu)和技術(shù)三方面的要求。歸檔電子文件進(jìn)行歸檔時(shí)，根據(jù)GB/T18894-2002《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《科技文件編制格式要求》（企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)），首先審查的內(nèi)容是格式是否符合相關(guān)的國(guó)家和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，如果不符合，擬制者將被要求提交修改，符合歸檔要求的電子文件下載打印紙質(zhì)文件，利用元數(shù)據(jù)完整記錄保存電子文件的形成過程、技術(shù)措施和管理過程，保存經(jīng)過元數(shù)據(jù)完整封裝的電子文件，以保障電子文件的真實(shí)性。

四、結(jié)語

電子文件在進(jìn)行歸檔時(shí)，需要對(duì)歸檔的電子文歸檔條件進(jìn)行檢測(cè)，歸檔檢測(cè)內(nèi)容有很多，主要包括以下內(nèi)容：軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染、硬件環(huán)境的有效性等。

基于PDM、IPD系統(tǒng)的科研項(xiàng)目文檔一體化管理是為了更好地開發(fā)利用技術(shù)信息資源，PDM、IPD的應(yīng)用帶來了項(xiàng)目信息資源管理方式的變革，面對(duì)數(shù)字信息資源及其管理所帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，我們要拓寬視野，轉(zhuǎn)變觀念，不斷探求適應(yīng)新技術(shù)發(fā)展的項(xiàng)目信息管理方式，才能贏得信息管理工作發(fā)展的主動(dòng)權(quán)。