鄉(xiāng)鎮(zhèn)私營企業(yè)檔案管理存在的問題及對策

文/山東省泰安市泰山區(qū)上高街道辦事處 羅文瑩

鄉(xiāng)鎮(zhèn)私營企業(yè)檔案管理存在的問題及對策

文/山東省泰安市泰山區(qū)上高街道辦事處 羅文瑩

檔案管理是企業(yè)管理工作的重要組成之一，關(guān)乎企業(yè)運營質(zhì)量和生產(chǎn)效益。本文以鄉(xiāng)鎮(zhèn)私營企業(yè)作為研究對象，探究其檔案管理存在的問題，并針對存在的問題提出相應(yīng)的對策。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)私營企業(yè)；檔案管理；問題；對策

鄉(xiāng)鎮(zhèn)私營企業(yè)在開展各項生產(chǎn)經(jīng)營管理活動的過程中，不可避免會產(chǎn)生各種原始記錄材料，這些原始記錄材料形成了鄉(xiāng)鎮(zhèn)私營企業(yè)檔案。這些檔案對鄉(xiāng)鎮(zhèn)私營企業(yè)今后的各項生產(chǎn)經(jīng)營管理工作有著極其重要的利用和參考價值。但鄉(xiāng)鎮(zhèn)私營企業(yè)由于受諸多因素的制約，導(dǎo)致其檔案管理還存在諸多問題，這些存在的問題阻礙了鄉(xiāng)鎮(zhèn)私營企業(yè)檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)私營企業(yè)檔案管理存在的問題

（一）管理意識淡薄。由于大多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)私營企業(yè)將經(jīng)濟(jì)效益作為企業(yè)追求的最大目標(biāo)，所以存在重生產(chǎn)、輕檔案的現(xiàn)象。他們片面地認(rèn)為檔案管理工作不僅無法直接創(chuàng)造任何經(jīng)濟(jì)效益，而且也無法直接完成某項指標(biāo)，因此沒有重視檔案管理工作的重要性，沒有將檔案管理工作上升到企業(yè)必須認(rèn)真開展的位置。此外，鄉(xiāng)鎮(zhèn)私營企業(yè)的工作人員檔案意識薄弱，沒有主動做好相關(guān)資料的歸檔意識，只圖自己使用方便，輕藏重用，導(dǎo)致檔案歸檔率低，甚而對檔案管理其他環(huán)節(jié)產(chǎn)生了負(fù)面影響。

（二）管理制度不健全。根據(jù)我國檔案管理“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”這一原則，企業(yè)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)置于檔案行政管理機構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)下，做好本單位的檔案管理工作。然而事實上，鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)由于受自身管理體制的制約，無法有效貫徹落實國家在這方面的相關(guān)規(guī)定。檔案行政管理機構(gòu)對鄉(xiāng)鎮(zhèn)私營企業(yè)的檔案管理工作也缺乏有效指導(dǎo)與監(jiān)督，這些都導(dǎo)致鄉(xiāng)鎮(zhèn)私營企業(yè)的檔案管理制度存在諸多缺陷，最終使得檔案的收集、整理、歸檔、保管等環(huán)境無法嚴(yán)格按照企業(yè)檔案管理制度予以按章執(zhí)行，不僅影響了企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量，同時由于許多重要檔案信息的流失，從而給鄉(xiāng)鎮(zhèn)私營企業(yè)的經(jīng)營管理帶來諸多不利因素。

（三）基礎(chǔ)設(shè)施不完備。前文已經(jīng)提到鄉(xiāng)鎮(zhèn)私營企業(yè)由于檔案管理意識不足，再加之受經(jīng)濟(jì)條件制約，因此許多鄉(xiāng)鎮(zhèn)私營企業(yè)將資金更多用于生產(chǎn)經(jīng)營上，從而忽視了檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，導(dǎo)致檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不完備。具體表現(xiàn)在兩個方面，一是檔案保管基礎(chǔ)設(shè)施不完備，無法切實履行檔案保管“八防”措施，部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)私營企業(yè)甚至沒有專門的庫房和檔案柜來存放檔案資料，由于保管不善，大大縮短了檔案的壽命。二是檔案信息化建設(shè)相關(guān)設(shè)備沒有跟上，制約了檔案信息化管理建設(shè)進(jìn)程，無法有效提升檔案管理效率和水平。

（四）人員素養(yǎng)偏低。受經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)的制約，鄉(xiāng)鎮(zhèn)私營企業(yè)在人員配備方面也比較精簡，一人身兼多職的情況在鄉(xiāng)鎮(zhèn)私營企業(yè)普遍存在。據(jù)調(diào)查，許多鄉(xiāng)鎮(zhèn)私營企業(yè)的檔案管理工作通常情況下都是由行政辦公室文員一人或二人兼管，很少有鄉(xiāng)鎮(zhèn)私營企業(yè)設(shè)立專職檔案管理崗位。由于檔案管理人員是普通文員兼職，缺乏檔案管理專業(yè)素養(yǎng)，再加之身兼多職，因此很容易出現(xiàn)顧此失彼的情況，難以滿足檔案管理工作的需要。此外，鄉(xiāng)鎮(zhèn)私營企業(yè)對負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員的業(yè)務(wù)培養(yǎng)也缺乏重視，制約了檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提升。

二、做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)私營企業(yè)檔案管理的對策

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理觀念。企業(yè)檔案由于記載著一個企業(yè)的發(fā)展歷史，生產(chǎn)經(jīng)營相關(guān)重要信息以及技術(shù)圖文資料，因此可以說對于任何企業(yè)而言，檔案都是其主要活動記錄和資產(chǎn)憑證，此外部分檔案資料還是企業(yè)文化的主要載體?？梢哉f，企業(yè)檔案管理工作雖然不能夠直接為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價值，但是對于企業(yè)的內(nèi)塑以及經(jīng)營管理有著重要的促進(jìn)作用，在間接幫助企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價值方面有著不可估量的作用。所以對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)而言，應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變過去那種不重視檔案管理的理念，切實認(rèn)識到檔案管理對企業(yè)發(fā)展的重要意義，加大檔案管理資金和人力投入，切實提升企業(yè)檔案管理質(zhì)量和水平。

（二）健全檔案管理制度。針對前文所提到的檔案歸檔問題以及檔案資料在借閱、交接時常會發(fā)生丟失、損毀的情況。因此對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)私營企業(yè)而言，除了轉(zhuǎn)變檔案管理觀念外，還要對現(xiàn)有的檔案管理制度予以完善，重新制定一套完整、健全的檔案管理制度，加強檔案管理制度的約束力度。在新的檔案管理制度中，應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定檔案歸檔范圍、檔案利用、檔案保管方法、檔案保管期限等各個方面的內(nèi)容，并且由行政辦公室統(tǒng)一管理各個部門、各個門類、各種載體的檔案，以便檔案管理與企業(yè)生產(chǎn)管理業(yè)務(wù)同步考核、同步評價、同步發(fā)展。比如檔案利用方面，應(yīng)制定明確的檔案借閱權(quán)限，只有達(dá)到相關(guān)權(quán)限級別的人員才能借閱相關(guān)檔案，并且制定嚴(yán)格的檔案資料借閱手續(xù)，規(guī)定借閱時間，以此來充分保證檔案資料的安全性。針對違反檔案管理制度相關(guān)規(guī)定的人員，必須依據(jù)相關(guān)制度進(jìn)行處罰。

（三）加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。根據(jù)我國檔案存放管理的有關(guān)規(guī)定，檔案庫房應(yīng)單獨建立，并且需要一定的空間，配以滅火器、去濕器、空調(diào)、專用保密電腦、專用打印機等設(shè)備，此外，庫房門要進(jìn)行防盜竊加固，做到庫房、閱覽室、辦公室三室分開，這樣有利于文件檔案的保密。根據(jù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)私營企業(yè)的工作需要，正確分類存放文件，準(zhǔn)確判定保管期限，按照不同密級采取分盒存放的方式，杜絕混卷存放的現(xiàn)象。除此之外，由于檔案工作的特殊性，鄉(xiāng)鎮(zhèn)私營企業(yè)應(yīng)注意辦公地點的選擇，確保網(wǎng)絡(luò)隔離保密電腦，保障企業(yè)商業(yè)機密的安全。信息化的檔案管理工作離不開計算機設(shè)備的輔助，將計算機信息技術(shù)應(yīng)用于日常的檔案管理工作中可以改善傳統(tǒng)的工作環(huán)境，提高檔案管理者的工作效率。

（四）提升人員專業(yè)素養(yǎng)。要想實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化，對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)私營企業(yè)而言，提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)尤為重要。針對鄉(xiāng)鎮(zhèn)私營企業(yè)檔案管理人員兼任這一現(xiàn)實情況，專門設(shè)置檔案管理崗位對于大多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)私營企業(yè)而言并不現(xiàn)實，因此更應(yīng)當(dāng)注重檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提升。首先，做好檔案管理人員思想教育工作，提升檔案管理人員職業(yè)道德素養(yǎng)，確保檔案管理人員盡職盡責(zé)，努力做好各項檔案管理工作，保持企業(yè)檔案資源的安全與完整，實現(xiàn)企業(yè)檔案資源的完整性、可靠性以及持續(xù)性。其次，積極通過多種途徑加強檔案管理人員專業(yè)技能方面的培訓(xùn)力度，落實相應(yīng)的培訓(xùn)考核，確保培訓(xùn)起到應(yīng)有效果，切實提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。培訓(xùn)內(nèi)容除了要包含檔案管理專業(yè)知識培訓(xùn)外，還應(yīng)當(dāng)包含計算機信息技術(shù)培訓(xùn)等方面內(nèi)容，增強檔案管理人員信息化能力，從而更好地滿足檔案管理信息化建設(shè)需要。最后，檔案管理人員自身也應(yīng)當(dāng)加強學(xué)習(xí)，提升自身信息綜合分析能力，能夠從海量的檔案資源中提取到有用的數(shù)據(jù)或觀點，從而為企業(yè)的經(jīng)營決策提供準(zhǔn)確依據(jù)，增強檔案管理服務(wù)企業(yè)發(fā)展的廣度和深度。

三、結(jié)語

在整個社會經(jīng)濟(jì)中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)私營企業(yè)是其重要組成部分之一，有非常重要的地位和作用，在增加就業(yè)機會、優(yōu)化經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)、拉動民間投資、繁榮市場經(jīng)濟(jì)等多個方面發(fā)揮著極其重要的作用。所以對鄉(xiāng)鎮(zhèn)私營企業(yè)檔案管理展開相應(yīng)研究探討具有重要的意義和作用，希望借本文的相關(guān)研究為鄉(xiāng)鎮(zhèn)私營企業(yè)的檔案管理工作提供一定參考借鑒。

[1]強跳梅.企業(yè)檔案管理存在的問題及對策研究[J].甘肅科技,2016(22):88-91.

[2]柴惠賢.企業(yè)檔案管理中存在的問題及對策[J].中小企業(yè)管理與科技(下旬刊),2016(08):16-17.

[3]金銀珠.談民營中小型企業(yè)檔案管理存在的問題及對策[J].黑龍江史志,2014(21):230.