不同階段檔案工作者的特點及培養(yǎng)策略探析

文/福建師范大學福清分校 盧飛斌

不同階段檔案工作者的特點及培養(yǎng)策略探析

文/福建師范大學福清分校 盧飛斌

檔案隊伍專業(yè)化是檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃的一個重要發(fā)展目標。本文首先在分析檔案工作者新手、熟手和專家三個不同職業(yè)發(fā)展階段的概念和特點基礎(chǔ)上，建議應(yīng)根據(jù)三個階段檔案工作者的工作特征和心理狀態(tài)，分對象有針對性地設(shè)計培養(yǎng)方案，從而為更有效提升檔案工作者的專業(yè)素養(yǎng)提供一些建議。

檔案；特點；培養(yǎng)策略

2016年，國家檔案局印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》明確將檔案隊伍專業(yè)化作為發(fā)展目標之一，并將健全檔案干部培養(yǎng)機制，建設(shè)檔案專家信息庫列為檔案事業(yè)發(fā)展的一項主要任務(wù)。在這一重要指導思想下，學術(shù)界又一次掀起了探討如何提高檔案工作者專業(yè)素養(yǎng)和培養(yǎng)檔案專家的熱潮。然而，縱觀已發(fā)表的相關(guān)文章和書籍，都忽略檔案工作者從新手到專家的長期發(fā)展過程中還存在一個熟練階段，即檔案熟手階段。檔案熟手介于檔案新手和專家之間，是一個能夠熟練處理常規(guī)檔案問題，但創(chuàng)新水平不高的檔案工作者。一般而言，檔案新手經(jīng)過一段時間的相關(guān)工作實踐和培訓都能成為檔案熟手，但不是所有的檔案熟手都能成為檔案專家。實際上許多檔案工作者往往習慣于熟手的角色，讓專業(yè)素質(zhì)停滯在這一階段，直至退休也未成為專家，這可能是當前檔案工作者專業(yè)素養(yǎng)不高的一個重要原因。因此，各級各類的檔案工作者培訓必須研究檔案工作者專業(yè)發(fā)展過程中最重要階段——檔案熟手，并與檔案新手和專家進行比較，明晰不同專業(yè)發(fā)展階段檔案工作者的工作狀態(tài)、心理特征，發(fā)現(xiàn)三者的職業(yè)差異點，從而更有針對性地為提升不同階段的檔案工作者專業(yè)水平服務(wù)。

一、檔案新手—熟手—專家的定義

在新手、熟手、專家研究最多的教師領(lǐng)域，連榕教授提出可以通過教齡和職稱來進行劃分，因為我國教師的水平主要還是通過職稱來體現(xiàn)，而職稱與教齡有密切關(guān)系。一般而言，教齡的長短是職稱評定的前提條件之一。對檔案專家的界定，2016年國家檔案局辦公室印發(fā)的《全國檔案專家選拔與培養(yǎng)實施方案》中指出檔案專家的選拔范圍為“在全國檔案系統(tǒng)、高等院校和科研機構(gòu)、機關(guān)企事業(yè)單位等從事檔案工作或檔案學研究5年以上的在職優(yōu)秀人才和業(yè)務(wù)骨干”；檔案專家還分為“檔案法規(guī)標準、檔案收集鑒定、檔案保管保護、檔案信息開發(fā)利用、檔案信息化建設(shè)、檔案學理論研究”6個專業(yè)領(lǐng)域。

綜上所述，本文也認為在6個檔案專業(yè)領(lǐng)域中應(yīng)以檔案工齡和職稱來劃分檔案工作者新手、熟手和專家3種職業(yè)發(fā)展水平。職稱為副研究館員及以上、檔案工齡在5年以上的檔案工作者為檔案工作者專家階段；職稱為助理館員及以下、檔案工齡在0～2年稱作檔案工作者新手階段；介于兩者之間的就是檔案工作者熟手階段。

二、檔案工作者新手、熟手、專家3個階段的特點

（一）檔案工作者新手階段。在從事檔案工作的頭2年，新手階段的檔案工作者還不能夠很好地將檔案基礎(chǔ)知識和實際工作相聯(lián)系，對檔案專業(yè)工作的基本方法和操作技能的掌握也處于較為生疏階段。因此，他們更為關(guān)注的是檔案基礎(chǔ)工作能否完成，在意外界對其檔案業(yè)績的評價，希望通過檔案工作的有效完成提高他人對自身的評價。由于檔案新手還不能熟練處理解決各種檔案問題，與查檔對象的互動不夠和檔案的“冷門專業(yè)”印象，大多數(shù)處于這一階段的檔案工作者會出現(xiàn)檔案職業(yè)承諾（對職業(yè)的認同，并愿意為之投入時間、精力和因社會規(guī)范內(nèi)化導致不愿變更職業(yè)的程度）水平不高，工作中情緒的自我調(diào)節(jié)能力不強，職業(yè)成就感缺乏；對解決相關(guān)檔案問題的前期計劃和后期效果評估也缺乏有效的反思等現(xiàn)象。

（二）檔案工作者熟手階段。經(jīng)過新手階段的實踐，檔案工作者不僅對檔案工作的法律、法規(guī)和相關(guān)方針、政策較為熟悉，也對檔案專業(yè)基礎(chǔ)理論知識、基本方法、各項操作技能有了系統(tǒng)的掌握。相比新手，檔案熟手已經(jīng)具備獨立工作能力，對檔案業(yè)務(wù)工作可以進行相關(guān)研究；形成自己的檔案工作思路，可以組織起草、實施所處單位的檔案有關(guān)規(guī)章制度，并能較有效完成檔案管理的各環(huán)節(jié)工作。一般而言，檔案熟手在解決各類檔案問題的過程中：（1）對問題的理解比檔案新手更深入，更關(guān)注問題解決的效果、問題提出者的滿意度和自己檔案專業(yè)水平的提升。（2）檔案熟手相對新手而言更隨和，能更好適應(yīng)檔案工作環(huán)境，自我調(diào)節(jié)和控制能力更好，一般也能熟練掌握問題解決的相關(guān)操作程序。檔案熟手與檔案新手相似之處在于：與檔案工作的對象缺乏較有效的互動，對從檔案工作對象角度拓展檔案工作思路、優(yōu)化工作流程、提高工作效率的反思水平不夠深入。

（三）檔案工作者專家階段。隨著檔案工作經(jīng)驗的不斷積累，檔案工作者的關(guān)注點逐漸從工作任務(wù)的完成過渡到自我檔案專業(yè)能力的提升和檔案工作的內(nèi)在價值上，尤其到了專家階段，大多數(shù)比較不在意自己的檔案工作是否成功，而能更自覺、善于對檔案工作成效進行思考。具體而言：（1）理論知識方面。某一領(lǐng)域的檔案專家一般已系統(tǒng)掌握相關(guān)的檔案理論知識，精通檔案工作制度、標準、法律、法規(guī)，對領(lǐng)域內(nèi)的檔案學理論和前沿技術(shù)有較高的學術(shù)造詣，能幫助指導檔案工作者進行學術(shù)、業(yè)務(wù)研究或開展、主持研究領(lǐng)域內(nèi)的檔案學術(shù)研究活動。（2）專業(yè)技能方面。檔案業(yè)務(wù)工作能力和工作經(jīng)驗豐富，可以解決檔案工作中的疑難問題。與檔案熟手相比，檔案專家在從事業(yè)務(wù)工作中，大多能更好地對自己的情緒進行自我調(diào)節(jié)，能自覺通過對工作的計劃、評估、反思來改進工作成效，從而不斷提高檔案工作的效果和創(chuàng)新水平。此外，檔案專家工作的角度更善于站在檔案工作對象的角度來進行工作，與工作對象的關(guān)系更融洽，因此他們更容易得到工作中的反饋和認可，從而體驗到良好的工作成就感。在不斷提升的工作能力和工作成就感中，檔案專家會產(chǎn)生內(nèi)在動機，使之對檔案工作的責任感和熱愛感不斷提高，實現(xiàn)了檔案工作者與所從事工作之間的良性循環(huán)。

三、不同階段檔案工作者的培養(yǎng)策略

檔案工作者在新手、熟手、專家三個階段的工作狀態(tài)、心理特征和培養(yǎng)需求都有各自的特點，因此在檔案工作者的培養(yǎng)中首先應(yīng)區(qū)分培養(yǎng)對象屬于哪一階段，然后按照對象類型有針對性地給予相應(yīng)的培養(yǎng)課程和培養(yǎng)手段，以促使檔案工作者隊伍的素質(zhì)上一個新臺階。

（一）檔案工作者新手階段。大多數(shù)檔案新手與檔案熟手、專家相比，除了工作相關(guān)理論、技能知識的不夠、業(yè)務(wù)操作技能的不熟練和工作經(jīng)驗的缺乏，他們在檔案工作的過程中還存在缺乏行之有效的工作策略，與檔案工作對象的溝通不夠順暢，情緒自我調(diào)節(jié)和控制能力也有待提升等問題，尤其是對檔案工作成果的評估和反思水平不夠。因此，對檔案新手的培養(yǎng)側(cè)重點應(yīng)該放在檔案基礎(chǔ)知識和技能的掌握，檔案法律法規(guī)理念的樹立，檔案工作的使命感和重要性的認同上，從而使之盡快度過職業(yè)磨合期，能夠依法、獨立、有效地進行檔案各環(huán)節(jié)工作，獲得初步的職業(yè)成就感。當前，對檔案知識、技能和檔案法律法規(guī)的傳授線下主要采用的是直接灌輸理論知識方式；網(wǎng)絡(luò)培訓大多采用的也是錄制老師直接講授理論知識的方式傳播知識。這種方式可以幫助已明確了解檔案概念或術(shù)語的檔案工作者更深入了解和掌握檔案相關(guān)知識；但對原來非檔案專業(yè)剛從事檔案工作的人員而言，這種方式對他們開展實際工作的效用不大。因此，建議對檔案新手的培訓應(yīng)以對檔案工作原先未接觸的人員為基準，開發(fā)用實物或案例來展示檔案相關(guān)術(shù)語、概念，用實際演示檔案各環(huán)節(jié)工作的操作程序來傳授相關(guān)檔案專業(yè)技能。檔案專業(yè)技能還可以像計算機程序教學一樣，老師演示完，學員跟著做一遍，有問題可以直接在培訓課堂上詢問教師，以實現(xiàn)即學即用的效果。此外，檔案新手還可以通過參觀檔案工作先進單位的具體做法、成效和參加交流座談會來提升自己的檔案專業(yè)素養(yǎng)。在參觀和交流中，可以讓其觀看和聽取其他單位的檔案成效和具體實際操作細節(jié)，尤其是先進單位的檔案工作具體操作細節(jié)對檔案新手而言是十分寶貴的，因為檔案新手最缺乏的就是在實踐中如何操作和應(yīng)用相關(guān)檔案知識。對于檔案中不同的專業(yè)領(lǐng)域，必須有針對地傳授相應(yīng)的工作策略，幫助檔案新手在不同的形勢中制定有效的方案，采取切合實際的方式方法實現(xiàn)工作任務(wù)和目標。在工作任務(wù)之后，也應(yīng)通過合理的檔案工作評估模板，傳授如何進行反思和總結(jié)，以不斷拔高自身的檔案專業(yè)素養(yǎng)短板。從培訓單位的角度，建議可以按照不同的檔案業(yè)務(wù)領(lǐng)域分別做常見問題匯總小冊子，這樣有助于檔案新手規(guī)避常犯的錯誤，更快成為檔案熟手。

（二）檔案工作者熟手階段。檔案熟手相比檔案新手，雖然大都能較為系統(tǒng)掌握檔案的相關(guān)知識和技能，情緒管理能力有所增強，但是他們?nèi)匀粚n案工作的反思不夠有效。本文認為，反思是檔案工作者不斷完善自我和檔案工作策略與時俱進、不斷創(chuàng)新的基本前提條件，也是檔案工作者不斷提高檔案研究、學術(shù)造詣水平的基礎(chǔ)。許多檔案熟手終身停留在這一階段，而沒有向檔案專家進一步發(fā)展，就是因為缺乏自我提高的動機，對自己檔案工作中不足之處的反思總結(jié)不夠，所以其在工作中表現(xiàn)為滿足現(xiàn)狀，檔案工作水平止步不前。因此，培養(yǎng)檔案熟手可以將重點放在如何評估檔案工作成效，迎難而上，通過反思提升檔案專業(yè)素質(zhì)，提高業(yè)務(wù)和學術(shù)研究水平，從而不斷提高檔案熟手的工作創(chuàng)新水平，為向檔案專家的轉(zhuǎn)化打好基礎(chǔ)。檔案熟手也仍然需要進行職業(yè)生涯管理，通過加強職業(yè)認同感、調(diào)動內(nèi)在工作動機等手段不斷激發(fā)在工作中向上、向好的意愿，從而促使其自覺主動學習檔案新理論和新技能，檔案的工作行為和能力才可能有實質(zhì)性的提高。

（三）檔案工作者專家階段。檔案專家雖然已經(jīng)是高水平的檔案工作者，但是他們也仍然有不斷自我實現(xiàn)的需求。為了滿足這一需求，相關(guān)機構(gòu)在組織檔案專家的培訓時，除了介紹、交流國內(nèi)外前沿的檔案知識和技能外，還可以介紹一些與檔案有關(guān)的跨領(lǐng)域知識，如人工智能化、心理學、管理學等。此外，檔案專家肩負著指導檔案新手、熟手成長的任務(wù)，因此也應(yīng)該熟悉教育學、教育心理學、學習心理學、職業(yè)生涯管理等知識和技能，這樣才能更有效做好“傳幫帶”工作，提高檔案工作者隊伍的整體素質(zhì)。處于不同職業(yè)發(fā)展水平的檔案工作者具有不同的工作特征和心理特點，培養(yǎng)三個階段檔案工作者除了在相關(guān)知識、技能上要有不同的側(cè)重點外，還應(yīng)將如何與檔案工作對象（檔案形成者、歸檔者和利用者）、檔案工作的布置者和相關(guān)檔案機構(gòu)進行良好溝通作為一門課程，以提高3個階段檔案工作者工作中的溝通協(xié)調(diào)能力，從而進一步提高檔案工作成效。

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