基于辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書(shū)檔案管理探究

文/吉林省白城市洮南市勞動(dòng)保障事務(wù)所 董志恒

基于辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書(shū)檔案管理探究

文/吉林省白城市洮南市勞動(dòng)保障事務(wù)所 董志恒

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，科學(xué)科技水平也隨之得到了很大的提升，包括網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)都隨之發(fā)展起來(lái)。雖然辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書(shū)管理的發(fā)展已經(jīng)有了一定的基礎(chǔ)，但是在管理中還存在一些不足的地方。本文基于辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行了探究，并且給出了一些相對(duì)應(yīng)的建議，希望可以給管理工作人員帶來(lái)一些幫助，提高文書(shū)檔案管理的水平。

辦公自動(dòng)化；文書(shū)檔案管理；探究；策略

辦公自動(dòng)化就是在計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)的同時(shí)支持下結(jié)合辦公設(shè)備的一種新型的辦公模式。辦公自動(dòng)化對(duì)于文書(shū)檔案管理中有著至關(guān)重要的作用，也對(duì)于傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理進(jìn)行了改革；辦公自動(dòng)化的技術(shù)給文書(shū)檔案管理帶來(lái)了更多的便利，使得文書(shū)檔案管理工作的效率得到了提高，信息資源得到了充分的利用。接下來(lái)就辦公自動(dòng)化的文書(shū)檔案管理工作的特點(diǎn)和建議進(jìn)行探討。

一、辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書(shū)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題

（一）文檔管理脫離自動(dòng)化系統(tǒng)。現(xiàn)如今，許多企業(yè)事業(yè)單位還沒(méi)有將文檔管理納入辦公自動(dòng)化的系統(tǒng)中，文件管理和檔案管理兩個(gè)部門(mén)分開(kāi)獨(dú)立分工完成工作，這樣的管理模式使得文書(shū)管理和檔案管理兩者之間脫節(jié)了，讓檔案的信息質(zhì)量受到了嚴(yán)重影響，真實(shí)性也得不到保證，并且影響了文書(shū)檔案一體化管理的發(fā)展，降低了文檔管理的工作效率。

（二）工作重點(diǎn)有待轉(zhuǎn)移。根據(jù)以往傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理主要是以紙質(zhì)管理為主要管理方向，具體的工作內(nèi)容為：文件的編號(hào)、文件的歸類(lèi)、文件的歸檔等，雖然，辦公自動(dòng)化的文件檔案管理很好地解決了這些問(wèn)題，但文件檔案的管理人員要調(diào)整好工作的重心，改變現(xiàn)有的工作方向，把工作的精力放在文檔內(nèi)容的檢查和鑒定中，可以更好地提高文件檔案管理的工作效率。

（三）文檔保密性有待提高。在自動(dòng)化的電子文檔信息中，它是處于持續(xù)的動(dòng)態(tài)更新?tīng)顩r，這里面的文件很容易遭到無(wú)痕跡的修改，這讓電子文檔的安全性受到了很大的威脅。文檔一直處于更新的狀態(tài)，讓它的穩(wěn)定性受到了影響。相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，電子文檔的真實(shí)性和穩(wěn)定性收到了很大的影響。在信息技術(shù)十分發(fā)達(dá)的今天，電子文檔很容易被網(wǎng)絡(luò)的非法技術(shù)盜取，面對(duì)如此復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，電子文檔信息的安全性受到了威脅。

二、辦公自動(dòng)化的文書(shū)檔案管理的策略

（一）文件與檔案的一體化管理。文件和檔案兩者有著密不可分的關(guān)系，從一定程度上來(lái)講，檔案是由一份份文件組成的，文件是檔案的前世，檔案是文件的歸屬。但是兩者又在某些方面有很大的不同之處，文件是根據(jù)時(shí)間的順序整理出來(lái)的，其本身就是比較亂的，經(jīng)過(guò)一定的時(shí)間進(jìn)行排序整理好就成了檔案。但是在自動(dòng)化文件檔案管理中它們之間的這種界限就沒(méi)有那么明顯，在自動(dòng)化的系統(tǒng)中，文件和檔案都是經(jīng)過(guò)有序的排列，之后整理好保存，不再像傳統(tǒng)的管理模式那么的復(fù)雜，這樣也方便對(duì)于文件的查找和瀏覽。自動(dòng)化的管理中，把文件和檔案的信息都井然有序地保存進(jìn)信息系統(tǒng)，通過(guò)電腦搜索可以找到所需的文件或者檔案，可以幫助管理工作人員迅速分出文件的種類(lèi)，達(dá)到資源分享，也是將文件和檔案兩者的內(nèi)容進(jìn)行結(jié)合的新型方式。

（二）多部門(mén)的有機(jī)配合。在自動(dòng)化環(huán)境下的文件檔案管理中，每一個(gè)文件都是單獨(dú)的個(gè)體，檔案不再是以整卷為單位，而是以文件為單位組成的。每個(gè)文件都有明確的標(biāo)有作者、寫(xiě)作日期、獨(dú)特的編號(hào)等信息直接存入檔案里，不用再對(duì)文件進(jìn)行重新分類(lèi)和整理，在保存之前就整理出所有的順序和目錄，保存時(shí)按照上的順序進(jìn)行管理即可。在這種全新的管理模式下，產(chǎn)生了一個(gè)新名詞：電子文件。電子文件的管理工作需要多方面的協(xié)調(diào)才能完成，不僅需要檔案管理部門(mén)的配合，還需要檔案生產(chǎn)部門(mén)和信息技術(shù)部門(mén)進(jìn)行協(xié)助完成工作，這三個(gè)部門(mén)缺一不可，需要大家共同合作才能完成檔案的管理工作。

（三）文書(shū)檔案更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。文件檔案管理包括文件的產(chǎn)生和文件的運(yùn)轉(zhuǎn)處理，以及最后的歸檔三個(gè)部分，電子文件歸檔包括網(wǎng)絡(luò)歸檔和紙質(zhì)文件歸檔這兩個(gè)部分。文書(shū)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理可以落實(shí)到文件的每一個(gè)細(xì)節(jié)，使得文書(shū)檔案管理工作更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。所以，在系統(tǒng)生成的前期，應(yīng)該考慮到文書(shū)檔案管理的每一個(gè)細(xì)節(jié)，不僅要對(duì)各部門(mén)的職責(zé)進(jìn)行明確，還有在對(duì)文書(shū)檔案歸檔的流程和細(xì)節(jié)上，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)完成之前就要將這些方面考慮周到。

（四）檢索信息更加快速高效。辦公自動(dòng)化的管理模式不僅減少了文書(shū)歸檔工作人員的工作量，還實(shí)現(xiàn)了輸入數(shù)據(jù)一次就可以對(duì)信息多次利用，在工作人員需要對(duì)文書(shū)進(jìn)行發(fā)表和歸檔時(shí)只需要集中在一個(gè)歸檔點(diǎn)上就可以了。在需要某些信息數(shù)據(jù)的時(shí)候，直接在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上面搜索即可得到想要的資料，實(shí)現(xiàn)了信息資源的共享。除此之外，辦公自動(dòng)化支持多種檢索方式，是數(shù)據(jù)查找的途徑更加豐富，可以更快速地搜索到想要的信息。

三、結(jié)語(yǔ)

辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書(shū)檔案管理工作的好壞是衡量一個(gè)企業(yè)事業(yè)單位文檔管理水平的標(biāo)準(zhǔn)，也是保證檔案真實(shí)性和完整性的重要工作。所以，文書(shū)檔案管理人員要加大對(duì)自動(dòng)化環(huán)境下文書(shū)檔案管理工作的監(jiān)督力度，及時(shí)地發(fā)現(xiàn)其中存在的問(wèn)題并且快速地解決，使得文書(shū)檔案管理工作更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。

[1]邱迎瑩.基于辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書(shū)檔案管理探究[J].中外企業(yè)家,2016(11):203+209.

[2]張丹丹.辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書(shū)檔案管理研究[J].經(jīng)營(yíng)管理者,2015(29):280.