文/陜西學(xué)前師范學(xué)院 劉然

試論高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中工作流技術(shù)應(yīng)用

文/陜西學(xué)前師范學(xué)院 劉然

我國(guó)的電子信息技術(shù)的發(fā)展起步較晚，因此在辦公自動(dòng)化的推行上也相對(duì)較晚。20世紀(jì)90年代初期辦公自動(dòng)化在中國(guó)的發(fā)展已經(jīng)步入成熟。越來越多的企事業(yè)單位對(duì)于辦公自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)予以認(rèn)可，并將這種技術(shù)形式引入到自身的發(fā)展中。隨著我國(guó)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的不斷推行，與高校發(fā)展相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)也逐步成型。并引進(jìn)了一些先進(jìn)的教學(xué)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和科研網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。本文將辦公自動(dòng)化的運(yùn)用與高校工作流程中的計(jì)算模型的相互結(jié)合作為研究方向，探討工作流技術(shù)對(duì)高校辦公自動(dòng)化的作用和影響。

高校辦公自動(dòng)化；工作流技術(shù)；應(yīng)用

辦公自動(dòng)化在高校的使用，充分發(fā)揮了其自身的技術(shù)優(yōu)勢(shì)和信息優(yōu)勢(shì)，不僅簡(jiǎn)化了傳統(tǒng)辦公的流程和工作量，同時(shí)將信息資源以及內(nèi)容更好地進(jìn)行了分享和傳遞。高校辦公自動(dòng)化的發(fā)展，有效地結(jié)合高校自身的特點(diǎn)，將辦公自動(dòng)化與高校的發(fā)展和管理制度相統(tǒng)一，既通過辦公自動(dòng)化的手段實(shí)現(xiàn)高校日常辦公的目的，又能提高辦事效率。辦公自動(dòng)化的發(fā)展使得現(xiàn)代化的辦公模式與計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)更好地結(jié)合起來。它是我們經(jīng)濟(jì)發(fā)展、技術(shù)發(fā)展的時(shí)代產(chǎn)物。通過辦公自動(dòng)化的運(yùn)用，相關(guān)人員的工作不再受到辦公時(shí)間、辦公地點(diǎn)的限制?？梢詫?shí)現(xiàn)全網(wǎng)絡(luò)覆蓋下的協(xié)同辦公，使相關(guān)信息的傳遞更加高效、快捷，以滿足高校高效率辦公的需求。

一、運(yùn)用于高校的辦公自動(dòng)化

（一）高校辦公自動(dòng)化的發(fā)展。辦公自動(dòng)化的實(shí)際意義就是結(jié)合先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)設(shè)備，將人們?nèi)粘＾k公活動(dòng)的一部分植入到各種設(shè)備中。通過設(shè)備運(yùn)行來使人們達(dá)到信息處理的目的。其帶來的優(yōu)勢(shì)就是能夠使人們充分地使用信息資源，加大對(duì)資源的利用率，從而提高辦公質(zhì)量、辦公效率以及數(shù)據(jù)信息的輔助決策。隨著我國(guó)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)于高校的辦公自動(dòng)化的水平也有了更進(jìn)一步的要求。它所面對(duì)的內(nèi)容不再是單一、獨(dú)立的信息知識(shí)的傳遞和分享，它更進(jìn)一步向著政務(wù)處理、協(xié)同辦公、知識(shí)管理等新的辦公自動(dòng)化的發(fā)展領(lǐng)域邁進(jìn)。

（二）目前的使用現(xiàn)狀以及呈現(xiàn)的特點(diǎn)。1.條件不斷成熟。受到先進(jìn)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的不斷影響，辦公自動(dòng)化的內(nèi)容也在不斷地增多，同時(shí)與辦公相關(guān)的各種辦公設(shè)備也不斷地加入。使用辦公軟件制作文檔、表格、PPT以及實(shí)現(xiàn)文檔打印、撰寫已成為高校辦公的日常。利用電子郵件進(jìn)行文件傳輸，不僅快捷高效，同時(shí)還能夠滿足無紙化辦公的需求。2.跨區(qū)域辦公。隨著高校規(guī)模的不斷發(fā)展，一些高校呈現(xiàn)多區(qū)域的管理模式，校區(qū)的地理位置各異，這就給高校的管理帶來了不小的挑戰(zhàn)。通過辦公自動(dòng)化的引入，實(shí)現(xiàn)了移動(dòng)化辦公，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)不再需要被捆綁在崗位上，通過移動(dòng)協(xié)同辦公的方式就可實(shí)現(xiàn)信息的及時(shí)更進(jìn)、決定的及時(shí)發(fā)布和對(duì)應(yīng)文件的批示。同時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，使移動(dòng)數(shù)據(jù)和校園網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行連接，從而使移動(dòng)辦公真正凸顯其作用。3.信息化管理。高校的管理運(yùn)行也與企業(yè)的運(yùn)作結(jié)構(gòu)相類似，需要很多個(gè)不同部門的支持和協(xié)作。實(shí)現(xiàn)信息化的管理和辦公，將校辦、教務(wù)、科研、財(cái)務(wù)、人事等部門相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行協(xié)調(diào)統(tǒng)一，通過數(shù)據(jù)集成進(jìn)行有效信息共享，從而使不同部門能夠通過信息分析盡快地進(jìn)行調(diào)整和反應(yīng)。4.知識(shí)更新要求更高。高校知識(shí)分子人員眾多，是知識(shí)數(shù)據(jù)集中的地方，尤其是科研項(xiàng)目，多數(shù)以高校作為源頭。因此，必須做到知識(shí)的有效規(guī)范、整理存儲(chǔ)和更新。從而避免由于人員調(diào)配而引起的知識(shí)數(shù)據(jù)流失和重復(fù)勞動(dòng)。

二、工作流的內(nèi)涵

工作流在目前暫沒有確切的定義，它是為了更好地提高工作效率而提出的概念。其實(shí)際的出發(fā)點(diǎn)在于通過與工作流程中的既定目標(biāo)進(jìn)行預(yù)定義的規(guī)則設(shè)定，從而使在工作流程中的相關(guān)文件、信息以及任務(wù)進(jìn)行自動(dòng)的匹配，從而達(dá)成預(yù)期的業(yè)務(wù)目標(biāo)。

工作流的概念最初是來源于辦公自動(dòng)化以及生產(chǎn)組織的發(fā)展，它是對(duì)在日常工作中的一些具有固定流程的活動(dòng)或者程序提出的一個(gè)新型的概念。在工作中加入工作流技術(shù)能夠使工作中具有特定任務(wù)和角色的工作依照一定的程序和規(guī)則開展任務(wù)，并通過監(jiān)控的手段來確保工作完成質(zhì)量。通過這種技術(shù)不僅僅能夠很好地對(duì)程序化的工作進(jìn)行控制，同時(shí)也能夠滿足服務(wù)需求，提升業(yè)務(wù)流程的進(jìn)展速度。

三、先進(jìn)技術(shù)的引入所產(chǎn)生的意義

辦公自動(dòng)化在高校的工作中正不斷深入，已經(jīng)成為高校辦公過程中不可或缺的技術(shù)手段。然而隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)于辦公的效率的要求也不斷地提升。我們可以發(fā)掘更多的辦公途徑，無論是信息的檢索、存儲(chǔ)還是生成都可以通過工作流的形態(tài)來更快的達(dá)成。通過工作流技術(shù)的介入使信息資源、工作效率以及決策力度更進(jìn)一步得到提升。高校作為知識(shí)的傳授、更新，科技的研發(fā)以及智力的培育主要源頭。因此，對(duì)于高效率的辦公以及簡(jiǎn)化有效的辦公流程的需求更加迫切。它的使用能夠促使高校教育質(zhì)量得到進(jìn)一步的提升，同時(shí)促進(jìn)科研水平以及改進(jìn)教育教學(xué)環(huán)境。信息化、自動(dòng)化、科技化的發(fā)展已經(jīng)達(dá)到能夠影響高校發(fā)展水平以及管理能力的階段。因此，高校辦公自動(dòng)化引入工作技術(shù)流，對(duì)于高校的發(fā)展有著獨(dú)特的意義：

（一）通過工作流的介入，使辦公自動(dòng)化的工作流程和規(guī)則更加規(guī)范。不僅有效地還原了工作的具體流程，同時(shí)也反作用于實(shí)際的辦公流程使其更加規(guī)范。在工作流技術(shù)的影響下，對(duì)于開展工作的流程中的相關(guān)人員以及責(zé)任分配等進(jìn)行了更加明確的劃分，可以有效避免人為的失誤和隨意性問題的產(chǎn)生。對(duì)工作的開展進(jìn)行更加有效的監(jiān)督機(jī)制，使辦公自動(dòng)化的運(yùn)行更具權(quán)威性和嚴(yán)謹(jǐn)性。

（二）增強(qiáng)了管理的力度。通過辦公自動(dòng)化的辦公模式，有效地減少了文件信息傳遞過程中的內(nèi)耗，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行更加快捷準(zhǔn)確的傳遞，從而減輕了高校各個(gè)校區(qū)之間、各部門之間的管理成本，并簡(jiǎn)化了相關(guān)的業(yè)務(wù)流程。

（三）促進(jìn)了決策的科學(xué)性。工作流的介入使辦公更加科學(xué)化、信息化、智能化以及資源的整合化。通過辦公手段對(duì)數(shù)據(jù)的整理和分析能夠有效地得到相應(yīng)的數(shù)據(jù)分析，從而通過數(shù)據(jù)分析結(jié)果能夠?qū)χ贫ǜ雍侠淼臎Q策提供支撐。

四、具體實(shí)施方式

（一）文件管理。高校在發(fā)展過程中，難免會(huì)出現(xiàn)多部門之間協(xié)同工作的情況，尤其是涉及上下領(lǐng)導(dǎo)之間的公文批示等問題。需要相關(guān)部門的層層審批和復(fù)核。不僅加大了工作內(nèi)容，同時(shí)也給各個(gè)部門的協(xié)調(diào)帶來一定的難度。通過工作流技術(shù)引入，將審核流程引入到計(jì)算機(jī)的環(huán)境中。公文的批復(fù)只需要通過電腦端口進(jìn)行人機(jī)交互。通過電腦設(shè)定的特定流程，避免了文件傳遞不及時(shí)和對(duì)公文內(nèi)容的修改，對(duì)公文的下發(fā)有著較大的促進(jìn)作用。

（二）查詢和相關(guān)檔案的管理。通過技術(shù)流的介入，對(duì)檔案管理和查詢進(jìn)行對(duì)應(yīng)管理系統(tǒng)的整合。幫助使用者更加快捷方便地找到所要查詢的文檔。同時(shí)還能夠?qū)ξ募膫鬏斶M(jìn)行流程上的監(jiān)控，更加快捷方便地看到文件流轉(zhuǎn)進(jìn)程。

（三）事務(wù)管理。高校的日常事務(wù)比較繁雜，通過將工作技術(shù)流和辦公自動(dòng)化的有效結(jié)合。就能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)事務(wù)發(fā)展的申請(qǐng)、確認(rèn)、跟蹤、管理等一系列的工作內(nèi)容的開展。不僅提升了對(duì)事務(wù)管理的有效性，同時(shí)還能夠更加快速直接地將事務(wù)的進(jìn)展進(jìn)行分享。

五、結(jié)束語

隨著工作技術(shù)流技術(shù)的不斷深入，高校的辦公自動(dòng)化水平必然會(huì)得到更進(jìn)一步的提升，通過工作技術(shù)流的引導(dǎo)，有效配合日常的工作內(nèi)容。使辦公自動(dòng)化的內(nèi)容向更加科學(xué)、有效、全面的方向發(fā)展，從而更進(jìn)一步地提升高校的管理水平，促進(jìn)高校的發(fā)展。

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