干部人事檔案管理與利用創(chuàng)新研究

文/貴州省地質礦產勘查開發(fā)局一O一地質大隊 楊紅梅

干部人事檔案管理與利用創(chuàng)新研究

文/貴州省地質礦產勘查開發(fā)局一O一地質大隊 楊紅梅

干部人事檔案工作在事業(yè)單位管理中具有重要的地位，是干部個人經歷和社會實踐的記錄，是思想品德、業(yè)務能力和各項工作的具體反映，是培養(yǎng)和考察選拔干部的重要依據(jù)。但是從實際情況來看，干部人事檔案的管理和利用還存在一些不足之處，這對檔案管理有很大影響，也對企業(yè)人事工作帶來消極作用。因此，需要把干部人事檔案管理當作干部人事管理的前提與基礎，緊緊圍繞強化其管理和利用等目的，切實推進國內干部人事改革的發(fā)展。

干部人事檔案；管理與利用；問題；創(chuàng)新

一、引言

干部人事檔案管理在企業(yè)管理中占有重要地位，和干部自身有著緊密的聯(lián)系，是干部晉升、任免和調動等工作關系的重要參考。但是從實際情況來看，干部人事檔案管理在很多單位中并沒有得到應有的重視，還存在很多不足和缺陷。本文主要對干部人事檔案管理中存在的問題進行詳細的研究，并提出管理和利用的創(chuàng)新措施，進而促進干部人事檔案管理的規(guī)范化與科學化，下面進行詳細的介紹。

二、干部人事檔案管理中存在的問題

（一）對干部人事檔案管理缺乏足夠的重視。這一現(xiàn)象在很多單位中都存在，一些單位領導甚至感覺干部人事檔案管理不重要，也就是對干部的相關資料進行管理，也沒有太大的使用價值。而且，這里還存在著相關人員責任意識落后的問題，一些負責干部人事檔案管理的人員，缺乏足夠的責任感，很多人自己都認為人事檔案管理不重要，這種思想對干部人事檔案的管理有很大阻礙，也不符合新時代對干部人事進行改革的需求。

（二）干部人事檔案材料的歸檔環(huán)節(jié)還存在問題，需要創(chuàng)新與規(guī)范。首先，在對檔案材料進行收集和歸檔時，人員缺乏主動性，被動成分比較大，收集上來的材料很多時候沒有進行核實與查證，這就使相關檔案的真實性大大降低。其次，檔案材料來源的渠道問題，很多檔案材料的來源渠道比較單一，缺乏從不同角度反映出干部情況的渠道，所以需要不斷拓展與疏通。此外，檔案材料的歸檔制度也有很大缺陷，需要不斷規(guī)范，尤其是對那些與檔案材料的要求不符合的材料，處理時缺乏及時性。

（三）檔案的功效發(fā)揮存在很大局限。首先，檔案具有特殊的功能，但是從實際狀況來看，并沒有真正地發(fā)揮出這些功能的作用，功能的發(fā)揮存在很大局限。在檔案中，很多內容看上去都十分呆板、單調，無法全面反映出干部自身的真實能力和其他狀況，缺少可以全面了解干部狀況的特殊化與個性化材料。其次，干部人事檔案在對干部相關人事的晉升、任免和調動的過程中執(zhí)行力和影響力都還不夠，檔案本來在干部的人事活動中發(fā)揮著重要的作用，但實際上，檔案自身應該發(fā)揮出的考察功效卻并沒有真正發(fā)揮出來。而且，在很多單位中，對干部人事檔案進行管理時，過分關注其保存和存檔的功能，忽視了其開發(fā)和利用的功能，不能全面地發(fā)揮出人事檔案的功能，這就造成一種資源的浪費。而且，還缺乏對檔案資源進行合理使用的系統(tǒng)管理機制，干部人事檔案在新形勢下，在改革的實踐過程中，也沒有很好地展現(xiàn)出其社會作用和效益。

（四）干部人事檔案管理與利用的方法和方式還存在一些不足。當前，很多干部人事檔案管理部門工作的方法和方式還相對落后，管理理念缺乏創(chuàng)新性，過分關注紙質檔案，忽視了和紙質檔案相匹配的電子化檔案，這也是現(xiàn)代化技術在檔案管理中的體現(xiàn)。但是很多管理部門對現(xiàn)代化信息網絡技術和計算機科技的使用還只是停留在對檔案進行存檔的基礎應用上，沒有有效地發(fā)揮出現(xiàn)代化工作的優(yōu)勢，造成檔案管理的效率比較低下。此外，在檔案管理部門，一些員工的素質還有待提高，很多員工并沒有學習過和檔案管理相關的專業(yè)知識，對檔案管理并沒有系統(tǒng)的認識。時代的發(fā)展和科技的進步，使得干部人事檔案管理工作對員工的要求不斷增加，但是很多員工卻沒有與之相匹配的能力。

三、強化干部人事檔案管理和利用的創(chuàng)新策略

（一）首先需要更新檔案管理工作的理念，提高對干部人事檔案管理的重視程度。這里可以從兩方面入手，首先需要更新單位領導的相關理念，使其看到干部人事檔案管理的重要性，對于一些對檔案管理存在認知偏差的領導，需要使其走出傳統(tǒng)理念的誤區(qū)，將干部人事檔案管理當作人事管理的基礎，切實落實各種先進理念。另一方面是從干部人事檔案管理工作人員入手，提升他們的相關認識，他們是檔案的直接管理人員，對整個檔案管理工作的質量有直接的影響，所以需要使其工作理念得到更新，不斷發(fā)展。此外，還可以完善干部人事檔案管理的獎勵和責任機制，對那些工作不認真的工作人員需要采取措施進行處罰，對于工作努力出色的員工就要進行獎勵，進而增強工作人員的責任意識，提高工作的積極性。

（二）對檔案材料的歸檔程序進行規(guī)范，創(chuàng)新其工作機制。首先需要的是收集檔案材料的長效機制得到完善，采用多種收集方式，建立起有效、合理的檔案收集制度，發(fā)揮出檔案工作人員的積極性，克服工作時的應付和隨意狀態(tài)，提高檔案材料的真實性和收集的規(guī)范性。還要使檔案材料來源的渠道得到擴展和疏通，但是這一措施需要以道德和法律為基礎，擴寬檔案材料的來源和途徑，確保檔案材料的來源真實和準確，能夠全面、廣泛地反映問題。最后需要完善干部人事檔案的歸檔體制，提升工作的效率?？梢允褂矛F(xiàn)代化信息科技，對與歸檔標準不符的材料進行處理，并借助各種現(xiàn)代化通信與計算機科技等，對檔案材料辦理情況進行及時的監(jiān)管和督促。

（三）要創(chuàng)新使用檔案的方法，提升檔案利用的效率。第一，需要充分挖掘出檔案的功能，提升檔案利用價值，首先需要不斷豐富檔案的內涵，在檔案內增添能夠全方位反映干部情況的信息與內容，比如待遇福利、經濟條件以及住房情況等。其次，提升干部人事檔案在對干部的人事進行變動時發(fā)揮的作用，切實發(fā)揮出檔案自身能夠提供參考的性能。最后，需要合理地開發(fā)與利用檔案優(yōu)勢，建立起健全的檔案資源管理和利用機制，切實發(fā)揮出檔案的效益。第二，要對檔案管理方法方式進行創(chuàng)新，進而提升工作的效率。首先需要建立起以現(xiàn)代化信息科技為基礎的干部人事檔案信息平臺，提升檔案的管理和利用效率，實現(xiàn)動態(tài)、全面的管理。然后需要強化檔案管理隊伍建設，吸收、留住真正的人才，還要加強培訓的力度，確保檔案管理人員的素質。

（四）需要建構出面向全社會的檔案管理服務系統(tǒng)。建構與時代要求相符合的檔案管理系統(tǒng)，對管理機構與管理模式重新進行思考，使得檔案管理不僅可以滿足人事、組織等部門的需要，還可以使廣大民眾的需求和利用得到滿足，真正地做到“以人為本”。

四、結語

綜上所述，干部人事檔案管理與利用創(chuàng)新具有重要的意義，因此需要引起相關人員的重視，不斷對檔案管理和利用進行創(chuàng)新，切實發(fā)揮出檔案管理的作用，進而為單位發(fā)展奠定良好的基礎。還需要加強和國際同行業(yè)的要求，取長補短，然后結合國內檔案管理的實際情況，制定出符合國內檔案管理的措施和制度，切實發(fā)揮出檔案的作用，進而促進檔案管理的發(fā)展，為培養(yǎng)選拔黨和人民事業(yè)需要的好干部奠定堅實基礎。

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