企業(yè)職工檔案管理中存在的問題及對(duì)策探究

文/湖北省恩施州利川市人力資源和社會(huì)保障局 趙文梅

企業(yè)職工檔案管理中存在的問題及對(duì)策探究

文/湖北省恩施州利川市人力資源和社會(huì)保障局 趙文梅

企業(yè)職工檔案管理主要是關(guān)于職工個(gè)人的基本經(jīng)歷、思想情況、工作狀態(tài)以及崗位變動(dòng)等的文字記載資料。它體現(xiàn)了職工個(gè)人完整的人生經(jīng)歷，不僅是其歷史性考量的重要依據(jù)，同時(shí)也是企業(yè)管理中的一個(gè)重要內(nèi)容，與企業(yè)的生產(chǎn)、管理、招聘、培訓(xùn)、調(diào)配、考核、獎(jiǎng)懲以及選拔等工作中都具有密切聯(lián)系。本文分析了現(xiàn)階段企業(yè)職工檔案管理中存在的問題，并在此基礎(chǔ)上提出有效的解決對(duì)策。

企業(yè)；職工檔案管理；存在的問題；對(duì)策隨著社會(huì)的發(fā)展，我國(guó)現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制也獲得了快速、平穩(wěn)的發(fā)展，人才市場(chǎng)的建設(shè)和管理工作也逐漸完善，再加上現(xiàn)代企業(yè)人事制度在不斷改革，企業(yè)職工檔案管理工作在企業(yè)內(nèi)部職工隊(duì)伍建設(shè)中的重要性也日益突出。但是，還應(yīng)看到，現(xiàn)階段企業(yè)在檔案管理工作中仍然存在較多問題，導(dǎo)致其管理質(zhì)量和管理效率都大大降低。這就對(duì)企業(yè)檔案管理工作者自身專業(yè)技術(shù)水平和管理職能提出了更高的要求。

一、當(dāng)前企業(yè)職工檔案管理中存在的問題分析

（一）檔案管理意識(shí)還較為淡薄。企業(yè)職工檔案管理意識(shí)薄弱主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：首先，對(duì)檔案管理缺乏正確的思想認(rèn)識(shí)。一些企業(yè)在管理中沒有清楚地認(rèn)識(shí)檔案和業(yè)務(wù)的關(guān)系，認(rèn)為兩者是互不相連的，導(dǎo)致檔案管理工作偏離了基層基礎(chǔ)這一實(shí)際，使其戰(zhàn)略高度無(wú)法與實(shí)際工作需求相適應(yīng)，甚至有少數(shù)企業(yè)沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，并且對(duì)于檔案管理的開展途徑也缺乏經(jīng)驗(yàn)。其次，一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理缺少重視。隨著社會(huì)的發(fā)展，在信息化時(shí)代，檔案管理的實(shí)用價(jià)值也更加突出，但是一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)并沒有認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，認(rèn)為職工只是企業(yè)聘請(qǐng)的勞動(dòng)力，檔案管理工作的價(jià)值不高，浪費(fèi)了過多的人力、物力和財(cái)力，是得不償失的。最后，檔案管理存在被動(dòng)性。一些企業(yè)在管理檔案的過程中，只是為了應(yīng)付檢查和考評(píng)，存在較為突出的“重形式，輕內(nèi)容，重晉級(jí)，輕效能”的問題，難以高質(zhì)量地完成工作。

（二）檔案管理工作制度有待完善。當(dāng)前，企業(yè)職工檔案管理制度存在較多漏洞，導(dǎo)致管理中頻發(fā)以下問題：首先，檔案?jìng)鬟f存在拖延，操作程序比較混亂。例如，一些職工早就已經(jīng)從本企業(yè)調(diào)離，按照規(guī)定應(yīng)該及時(shí)將其檔案轉(zhuǎn)交到新單位，但是有的過了幾個(gè)月都沒有完成移交；一些企業(yè)在人事檔案轉(zhuǎn)遞時(shí)，沒有填寫轉(zhuǎn)遞單，也沒有給予密封，隨意轉(zhuǎn)交給本人攜帶，存在檔案丟失和篡改的現(xiàn)象。其次，檔案管理中存在一些漏洞被一些人投機(jī)取巧，制造虛假材料，常見的例如更改年齡、更改學(xué)歷以及更改工作時(shí)間等，導(dǎo)致檔案材料失去了真實(shí)性和權(quán)威性。最后，檔案管理中存在建檔和存檔時(shí)間滯后的問題。企業(yè)管理時(shí)而會(huì)發(fā)生模式改變，這一職工檔案的建檔、存檔等都會(huì)隨之發(fā)生改變，尤其是存檔資料量的減少和存檔時(shí)間的滯后，大大不利于職工檔案內(nèi)容的鑒定和管理工作的開展。

（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提高。檔案管理工作具有較強(qiáng)的政策性和規(guī)范性，需要工作人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。但是現(xiàn)階段部分企業(yè)的檔案管理人員素質(zhì)不高，文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期開展檔案工作的需要。

二、加強(qiáng)企業(yè)職工檔案管理的對(duì)策

（一）提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)責(zé)任感。首先，要提高對(duì)企業(yè)職工檔案管理的重要性的認(rèn)識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)作用，并將其作為一項(xiàng)經(jīng)常性工作，在日常工作中予以足夠的重視，必須要做到定期對(duì)其進(jìn)行檢查、研究、分析以及考核等。其次，要增強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理工作人員的責(zé)任感。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理者都必須要充分認(rèn)識(shí)檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要作用，領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人力、財(cái)力和物力投入，為檔案管理營(yíng)造良好的環(huán)境，管理者應(yīng)定期積極向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)管理的現(xiàn)狀、問題等，并共同探討解決方法，真正地?fù)?dān)負(fù)起承上啟下、內(nèi)外聯(lián)系、協(xié)調(diào)各方的重任。

（二）完善檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。首先，要對(duì)檔案材料的收集進(jìn)行規(guī)范，制定完善的收集制度，結(jié)合相關(guān)要求以及保管的期限對(duì)文件材料進(jìn)行合理的分類和歸檔，以提高檔案管理效率。對(duì)檔案收集手段進(jìn)行創(chuàng)新，采用文件收發(fā)或者主動(dòng)尋求的方式來對(duì)檔案材料進(jìn)行收集，要具有重點(diǎn)性和廣泛性，以提高檔案收集質(zhì)量。同時(shí)還要使檔案材料收集范圍更加廣泛，內(nèi)容更加豐富，不僅要收集紙質(zhì)材料，同時(shí)要收集圖片、錄音、影像等，提高其保存價(jià)值。其次，要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范。檔案管理工作必須要具有統(tǒng)一性，將各種類型或者不同載體形式的檔案進(jìn)行統(tǒng)籌管理，這不僅有利于檔案的保管，同時(shí)有利于檔案的利用。并且要對(duì)檔案借閱給予嚴(yán)格的規(guī)范，避免存在逾期不還、丟失、破損以及更改等問題。

（三）對(duì)職工檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)進(jìn)行強(qiáng)化和提高。要實(shí)現(xiàn)職工檔案的信息化管理，就必須強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理人員由職工檔案實(shí)體管理者向信息化管理員轉(zhuǎn)變。培訓(xùn)主要分為兩個(gè)方面：一是基礎(chǔ)理論和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。檔案人員不僅要具備扎實(shí)的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí)，還應(yīng)熟悉檔案工作的規(guī)律、分類方法及有關(guān)的技術(shù)。二是現(xiàn)代化信息技術(shù)培訓(xùn)，重點(diǎn)應(yīng)放在計(jì)算機(jī)軟件的熟練使用及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的運(yùn)用等方面。通過培訓(xùn)，使檔案人員掌握檔案管理應(yīng)用軟件的各種技能，成為檔案信息化管理的行家能手，確保檔案管理系統(tǒng)平穩(wěn)、正常地運(yùn)行，促進(jìn)企業(yè)快速發(fā)展。

三、總結(jié)語(yǔ)

總的來說，企業(yè)職工檔案管理不僅關(guān)系著職工個(gè)人的發(fā)展，同時(shí)還與企業(yè)的發(fā)展息息相關(guān)，是企業(yè)管理的基礎(chǔ)工作。為了對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范管理，必須要從提高檔案管理認(rèn)識(shí)、完善檔案管理制度以及做好管理人員隊(duì)伍建設(shè)這三個(gè)部分做起，以提高整體管理水平，促進(jìn)企業(yè)職工檔案管理迅速發(fā)展。

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