文/即墨市自來(lái)水公司 張莉

自來(lái)水公司電子檔案管理措施探討

文/即墨市自來(lái)水公司 張莉

隨著科技的不斷發(fā)展，近幾年間電腦科技的發(fā)展尤為迅速，其中衍生出來(lái)的各種應(yīng)用遍及社會(huì)的方方面面。自來(lái)水公司的管理制度在新時(shí)代的背景下也跟隨時(shí)代的腳步，建立了自來(lái)水公司電子檔案，用電子檔案的新模式對(duì)公司內(nèi)部的信息進(jìn)行管理，這種新型管理模式有方便快捷、存儲(chǔ)量大的特點(diǎn)。本文基于對(duì)自來(lái)水公司的研究，對(duì)電子檔案管理措施進(jìn)行一定的分析和探討。

自來(lái)水公司；電子檔案；管理

一、自來(lái)水公司電子檔案

自來(lái)水公司由于工作的特殊性，電子檔案中的信息量較多，信息之間的聯(lián)系也較為復(fù)雜，使用電子檔案對(duì)自來(lái)水公司的信息進(jìn)行管理能有效地把信息理順、合理分類(lèi)，將信息妥善保存。電子檔案雖然有如此多的優(yōu)點(diǎn)，但在管理上需要注意的問(wèn)題也有許多，管理人員在管理電子檔案時(shí)要注意電子檔案可能發(fā)生的問(wèn)題，提前做好預(yù)防措施。

二、電子檔案可能發(fā)生的問(wèn)題

電子檔案在管理中最常出現(xiàn)的問(wèn)題就是電子檔案的安全問(wèn)題，電子檔案雖然容量大，可存儲(chǔ)的信息多，但由于信息沒(méi)有延續(xù)性，可能會(huì)發(fā)生信息丟失和信息泄露的事故，導(dǎo)致自來(lái)水公司的經(jīng)濟(jì)受損。這些電子信息的存儲(chǔ)沒(méi)有過(guò)去的紙質(zhì)檔案管理的安全性高，在管理上應(yīng)該多注意電子檔案的安全問(wèn)題。

（一）容易發(fā)生電子文件被改動(dòng)的問(wèn)題。傳統(tǒng)的檔案如果被他人修改會(huì)在紙質(zhì)檔案上留下一些痕跡，從而“有跡可查”，但相較于傳統(tǒng)檔案，電子檔案被改動(dòng)后不會(huì)留下痕跡，對(duì)于自來(lái)水公司來(lái)說(shuō)，在傳輸文件的過(guò)程中可能會(huì)被他人改動(dòng)，造成文件的可信度下降，資料的錯(cuò)誤會(huì)造成自來(lái)水公司的經(jīng)濟(jì)受損。

（二）電子檔案原始文件的管理。電子文件在被打開(kāi)后，就會(huì)出現(xiàn)電子文件中的信息和內(nèi)容，由于文件可能在使用的過(guò)程中被多個(gè)設(shè)備一起打開(kāi)，這樣就難以判斷打開(kāi)后的文件哪一個(gè)是原始文件，如果在不能判斷的情況下回收原始文件就有可能出現(xiàn)錯(cuò)誤。

（三）電子文件的格式問(wèn)題。電子文件在管理中，由于目前受到電腦技術(shù)的約束，對(duì)時(shí)常更新的與電子檔案相關(guān)的軟件、硬件的不適用，可能會(huì)降低電子文件的真實(shí)性。

三、優(yōu)化電子檔案的策略

對(duì)于上文中列出的幾種可能出現(xiàn)的電子檔案管理問(wèn)題，下面給出一些針對(duì)這些管理問(wèn)題的對(duì)策：

（一）建立合理的電子檔案管理制度。對(duì)自來(lái)水公司的電子檔案管理人員來(lái)說(shuō)，建立一套合理的電子檔案管理制度是實(shí)現(xiàn)管理檔案的有效措施，這樣不僅可以約束管理人員在管理上的方法與規(guī)范，還可以使自來(lái)水公司內(nèi)部的電子檔案在使用上有一定的規(guī)定，減少電子檔案出現(xiàn)缺失和修改的情況。在管理制度中，要明確下面幾點(diǎn)：第一，要?jiǎng)澢咫娮訖n案的歸檔范圍。電子檔案按照我國(guó)的相關(guān)規(guī)定，是需要明確劃清電子檔案歸檔范圍的，相關(guān)管理人員需要做好歸檔范圍的劃定工作。第二，要定期檢查電子檔案中的文件。自來(lái)水公司的電子檔案管理人員應(yīng)該定期檢查檔案中的文件，查看其是否有丟失、錯(cuò)誤、改動(dòng)痕跡、是否有病毒存在，對(duì)每一個(gè)文件都不能疏忽，要全面排查，確保電子檔案中的文件及信息的有效性和可信性，使自來(lái)水公司的信息得到妥善保存。第三，建立一套電子檔案管理規(guī)定。自來(lái)水公司的電子檔案管理工作只靠管理人員的維系是不夠的，還需要制定適應(yīng)自來(lái)水公司的電子檔案管理規(guī)定使檔案的管理工作更好地落實(shí)到公司上下，使管理工作更容易。在管理規(guī)定中，應(yīng)該明確需要制定一個(gè)電子文件的接受記錄，把接收時(shí)間、接收人、發(fā)送人等信息都填入到接受記錄中，防止發(fā)生上文中提到的安全問(wèn)題如被他人修改等，通過(guò)接收記錄可也查找到相關(guān)的接收信息，找出問(wèn)題根源，也有一定的防范作用。

（二）提升電子檔案管理人員的水平。電子檔案管理人員的相關(guān)專(zhuān)業(yè)水平與電子檔案的管理之間的關(guān)系是非常重要的。管理人員有較強(qiáng)的電腦水平，可以在管理上將一些可能存在的問(wèn)題提前預(yù)知出來(lái)并找到解決對(duì)策，減少電子檔案的安全問(wèn)題。在對(duì)已經(jīng)破壞或缺失的文件的修復(fù)上，水平較好的管理人員可以較快地將文件復(fù)原，使得自來(lái)水公司的損失減小。在挑選電子檔案的管理人員時(shí)應(yīng)該注意考察其是否有過(guò)硬的電腦水平，特別是與文件相關(guān)的電腦技術(shù)水平是否達(dá)標(biāo)。每過(guò)一段時(shí)間，公司可以對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其專(zhuān)業(yè)水平，這樣也可以使自來(lái)水公司的電子檔案管理工作更加完善，更能為自來(lái)水公司培養(yǎng)一批電腦知識(shí)過(guò)硬的管理型人才。

四、結(jié)束語(yǔ)

自來(lái)水公司的電子檔案管理工作始終會(huì)存在著一些矛盾和問(wèn)題，這些問(wèn)題隨著科技的進(jìn)步和發(fā)展也在不斷地變化著，產(chǎn)生不一樣的效果。電子檔案的管理需要管理人員的認(rèn)真對(duì)待，對(duì)可能存在的問(wèn)題作出判斷，盡快找到有效的解決辦法，使得電子檔案的安全得到合理的保障。電子檔案管理人員在管理過(guò)程中遇到的問(wèn)題也需要分析出根本原因，例如檔案中文件的隨意修改問(wèn)題，可以從提高自來(lái)水公司員工素質(zhì)上出發(fā)，對(duì)員工進(jìn)行素質(zhì)教育及電腦知識(shí)培訓(xùn)，也能在一定程度上減少電子檔案的一些管理問(wèn)題。電子檔案管理中，管理人員可能產(chǎn)生分歧，這就需要管理人員齊心協(xié)力找出問(wèn)題的解決辦法，把電腦技術(shù)知識(shí)有效地運(yùn)用到電子檔案的管理中去，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的不斷優(yōu)化。

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