城建檔案預(yù)驗(yàn)收實(shí)現(xiàn)“最多跑一次”的實(shí)踐思考

文/衢州市城市建設(shè)檔案館 鄭志斌

城建檔案預(yù)驗(yàn)收實(shí)現(xiàn)“最多跑一次”的實(shí)踐思考

文/衢州市城市建設(shè)檔案館 鄭志斌

今年的浙江省“兩會”上，省長車俊在作政府工作報告時特別提出，“群眾和企業(yè)到政府辦事最多跑一次”，并以此要求全面推進(jìn)簡政放權(quán)。隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國住房和城鄉(xiāng)建設(shè)事業(yè)步入了快速發(fā)展期，城建檔案管理工作已經(jīng)成為城市建設(shè)的重要組成部分。對此，本文就城建檔案預(yù)驗(yàn)收如何實(shí)現(xiàn)“最多跑一次”進(jìn)行簡要分析。

城建檔案；最多跑一次；檔案

一、什么是城建檔案預(yù)驗(yàn)收的“最多跑一次”

建設(shè)單位在組織建設(shè)工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，應(yīng)當(dāng)提請城建檔案管理機(jī)構(gòu)對工程竣工檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。城建檔案管理機(jī)構(gòu)對建設(shè)單位移交的工程竣工檔案進(jìn)行審核，能夠一次性通過城建檔案管理機(jī)構(gòu)的審核，具備工程文件的進(jìn)館條件，符合城建檔案管理機(jī)構(gòu)出具工程竣工檔案認(rèn)可文件的條件。

二、“最多跑一次”聽起來很美麗，做起來并不容易

（一）工程檔案形成的階段。按照《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T50328-2014）我們可以將工程竣工檔案分為三個階段：工程準(zhǔn)備階段文件、施工階段文件、竣工階段文件。我們收集工程竣工檔案的時間是從工程項(xiàng)目前期各個行政機(jī)關(guān)單位的報批報審開始到項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收結(jié)束。工程竣工檔案的收集過程時間比工程建設(shè)周期還要長。

（二）工程竣工檔案的收集的文件材料的復(fù)雜性強(qiáng)。1.前期準(zhǔn)備階段文件來源復(fù)雜，以我們衢州為例，其中工程準(zhǔn)備階段文件涉及的行政審批部門就有：市發(fā)展和改革委員會、市國土資源局、市規(guī)劃局、市環(huán)境保護(hù)局、市水利局、市公安消防支隊(duì)、市氣象局、市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局等十幾個單位。2.施工階段文件內(nèi)容復(fù)雜，包括施工管理文件、施工技術(shù)文件、進(jìn)度造價文件、施工物資出廠質(zhì)量證明及進(jìn)場檢測文件、施工記錄文件、施工試驗(yàn)記錄及檢測文件、施工質(zhì)量驗(yàn)收文件、施工驗(yàn)收文件。

（三）大多數(shù)的建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位都存在沒有專職的檔案管理人員的現(xiàn)象。等到工程即將竣工或投產(chǎn)使用后，要移交工程竣工檔案的時候，再將工程竣工檔案的收集工作納入工作議程，進(jìn)行“秋后算賬”。

（四）實(shí)現(xiàn)城建檔案預(yù)驗(yàn)收工作“最多跑一次”，在政府職能部門身上。這就要求建設(shè)單位組織城建檔案預(yù)驗(yàn)收前，我們的城建檔案管理人員對建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位等參建各方責(zé)任主體的工程竣工檔案早已了然于胸。

三、如何實(shí)現(xiàn)城建檔案預(yù)驗(yàn)收工作的“最多跑一次”

（一）做好城建檔案預(yù)驗(yàn)收“最多跑一次”的宣傳工作。讓工程項(xiàng)目的建設(shè)單位、施工單位及監(jiān)理單位等各方責(zé)任主體更加具體地了解城建檔案預(yù)驗(yàn)收的工作內(nèi)容，明確檔案的完整性是城建檔案預(yù)驗(yàn)收一次性通過的首要條件：1.在建設(shè)單位辦理建筑工程施工許可證的時候，可以通過以告知單的形式提前發(fā)放給建設(shè)單位，讓建設(shè)單位、施工單位及監(jiān)理單位等各方責(zé)任主體提前了解城建檔案預(yù)驗(yàn)收的工作內(nèi)容。2.在項(xiàng)目開工后，對工程項(xiàng)目的建設(shè)單位、施工單位及監(jiān)理單位等各方主體的資料員以業(yè)務(wù)交底的形式進(jìn)行集中培訓(xùn)。3.在城建檔案管理機(jī)構(gòu)的網(wǎng)站網(wǎng)頁上提前發(fā)布“最多跑一次”后城建檔案預(yù)驗(yàn)收工作內(nèi)容，擴(kuò)大影響范圍。

（二）轉(zhuǎn)變政府的工作作風(fēng)，把工作往前做。1.城建檔案管理人員在建設(shè)單位開始辦理項(xiàng)目報建或施工許可證的時候，就要對工程項(xiàng)目進(jìn)行登記，并堅(jiān)持跟蹤回訪做好記錄。2.在工程項(xiàng)目的施工過程中，城建檔案管理人員對建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位等五方責(zé)任主體進(jìn)行“全過程”的城建檔案專業(yè)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。從工程項(xiàng)目開工就開始介入，而不是工程項(xiàng)目快竣工結(jié)束的時候再介入。同時還要求我們的城建檔案管理人員“到一線去”，而不是坐在辦公室里等著建設(shè)單位報送工程竣工檔案。3.采用定期及不定期的方式，對建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位等五方責(zé)任主體收集整理的工程檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。

（三）提高政府職能部門的服務(wù)能力。1.檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)能力：提出“最多跑一次”之前，城建檔案管理人員可能只是對重點(diǎn)項(xiàng)目工程進(jìn)行城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，“最多跑一次”提出后，城建檔案管理人員對所有的工程項(xiàng)目都需要進(jìn)行城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，這個工作量和壓力都非常大，需要城建檔案管理人員要有過硬的專業(yè)技術(shù)水平。2.城建檔案管理機(jī)構(gòu)的電子信息化能力：在高速的信息化時代背景下，城建檔案管理部門只有更多采用“數(shù)字信息化”，這才有可能做到“最多跑一次”。建設(shè)單位在組織工程竣工檔案預(yù)驗(yàn)收前，先發(fā)送電子版的工程竣工檔案給城建檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行工程竣工檔案的審核。工程竣工檔案審核通過后，建設(shè)單位再報送紙質(zhì)版工程竣工檔案至城建檔案管理機(jī)構(gòu)。城建檔案管理機(jī)構(gòu)在對“電子版”和“紙質(zhì)版”竣工檔案核對一致后，通過郵寄的方式寄送工程竣工檔案的認(rèn)可文件。這就要求我們的城建檔案管理部門需具備接受“紙質(zhì)版”和“電子版”的雙軌制檔案的條件，對城建檔案管理部門的檔案信息數(shù)字化能力提出了更高要求。

四、結(jié)語

建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收制度是通過行政管理手段強(qiáng)化工程檔案管理的一項(xiàng)十分行之有效的措施，這項(xiàng)制度從根本上解決了建設(shè)工程檔案收集、接收難的問題。希望通過以上各種有效措施，確保建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收制度實(shí)現(xiàn)“最多跑一次”，為建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收工作帶來全新的活力。

[1]GB/T 50328-2014.建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范[S].

[2]方英紅.國家重點(diǎn)工程竣工檔案收集的難點(diǎn)和對策[J].中國農(nóng)村水利水電,2010(7).

[3]張杰.實(shí)行建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收制度存在的問題及對策[J].城建檔案,2010(3).