淺談如何做好市政工程檔案管理與利用

文/黑龍江省齊齊哈爾市昂昂溪區(qū)市政設(shè)施管理處 王明芳

淺談如何做好市政工程檔案管理與利用

文/黑龍江省齊齊哈爾市昂昂溪區(qū)市政設(shè)施管理處 王明芳

現(xiàn)如今，社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，使我國各地市政工程建設(shè)投資規(guī)模得到了進(jìn)一步的擴(kuò)大，期間涌現(xiàn)出大批工程。同時(shí)隨著我國城市建設(shè)改造進(jìn)程的加快，與市政工程檔案管理相關(guān)的工作在得到良好的發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)也面臨著一些挑戰(zhàn)。當(dāng)前，如何實(shí)現(xiàn)市政工程檔案的有效管理和利用，確保它的完善和高效性的問題，已經(jīng)成為現(xiàn)代我國市政工程建設(shè)以及相關(guān)管理單位所面臨的關(guān)鍵問題。

市政工程；檔案；管理與利用

當(dāng)前，隨著我國城市現(xiàn)代化改造進(jìn)程不斷加快，城市地下空間使用率的增加，大量的地下工程設(shè)施和建筑物等隱蔽工程涌現(xiàn)。此時(shí)對(duì)于市政工程中的大量隱蔽工程來說，保存相關(guān)完善和可靠的市政工程檔案資料為今后的工作提供參考是必不可少的。除此之外，保存完善的市政工程檔案，有利于保證市政工程的質(zhì)量。在工程前期審批、中期建設(shè)質(zhì)量控制以及后期的改建中，都能起到重要作用。

一、市政工程檔案管理與利用現(xiàn)狀

（一）檔案管理與利用機(jī)制不健全。目前我國相關(guān)建設(shè)單位沒有充分認(rèn)識(shí)到市政工程檔案管理工作的重要性，對(duì)檔案的管理與利用工作不重視，導(dǎo)致檔案管理與利用機(jī)制不健全。同時(shí)又缺乏一套相對(duì)完整的現(xiàn)代化管理體系和信息管理機(jī)制，使得市政工程檔案管理水平嚴(yán)重落后，缺乏對(duì)市政工程建設(shè)的有效約束，依法管理和監(jiān)督的難度加大。

（二）檔案管理與利用缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。眾所周知，標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)于高效管理的實(shí)現(xiàn)有著重要的意義。我們?cè)趯?duì)市政工程檔案進(jìn)行管理和利用時(shí)，大力推動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一性建設(shè)會(huì)使管理工作達(dá)到事半功倍的效果?？墒悄壳拔覈鴺?biāo)準(zhǔn)化的意識(shí)還很淡薄，就拿市政工程檔案來說。它的存在形式包括圖標(biāo)、文字、圖紙、電子文檔和聲像等，但是如今對(duì)于何種檔案采用何種形式生成，并沒有詳細(xì)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范，這直接導(dǎo)致了市政工程檔案形式混亂的問題，影響后期對(duì)檔案資料的收集和整理工作。與此同時(shí)，在市政工程檔案的產(chǎn)生、收集、整理以及歸檔過程中一旦缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，勢(shì)必會(huì)對(duì)市政工程檔案后期的服務(wù)質(zhì)量產(chǎn)生重大影響。

（三）相關(guān)管理人員缺乏專業(yè)素質(zhì)。如今，市政工程建設(shè)單位和施工單位普遍存在重工程建設(shè)輕檔案管理的現(xiàn)象。在我國整個(gè)建筑行業(yè)當(dāng)中，很多負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目方面的檔案管理人員都是由施工人員兼職的，難以真正認(rèn)識(shí)到市政工程檔案管理的重要性。同時(shí)又缺少必要的專業(yè)性培訓(xùn)，缺乏對(duì)相關(guān)檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)的了解和掌握，只是將與日常的檔案管理工作有關(guān)的資料收集整理到一起就了事。這導(dǎo)致工程檔案管理與工程建設(shè)難以同步形成，嚴(yán)重的還會(huì)導(dǎo)致工程檔案失真和遺漏等現(xiàn)象發(fā)生。

二、改進(jìn)市政工程檔案管理與利用的措施

市政工程項(xiàng)目從開始立項(xiàng)到最終竣工驗(yàn)收投入使用，是一個(gè)相對(duì)較長的周期。在此期間形成的各種工程檔案，可以詳細(xì)地反映工程建設(shè)的各方面情況。這對(duì)于工程項(xiàng)目質(zhì)量的評(píng)定、工程項(xiàng)目后期管理維護(hù)以及今后新建的工程，都有著重要的借鑒意義和利用價(jià)值。為了改善市政工程檔案管理與利用的工作現(xiàn)狀，可以嘗試做到以下幾點(diǎn)：

（一）完善檔案管理與利用機(jī)制。為了完善市政工程檔案管理與利用機(jī)制，筆者認(rèn)為市政工程項(xiàng)目管理中的檔案管理部門，在工程項(xiàng)目的建設(shè)初期就應(yīng)該結(jié)合具體工程項(xiàng)目的實(shí)際情況，來制定相適應(yīng)的檔案管理規(guī)定和相關(guān)條例，并且時(shí)刻明確施工單位、監(jiān)管單位以及檔案管理部門在市政工程檔案形成的過程中所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)。具體來講，施工單位以及監(jiān)管單位，在工程項(xiàng)目開工前就應(yīng)該及時(shí)結(jié)合工程實(shí)際情況，制定出規(guī)范的原始工程憑證文件。只有對(duì)工程項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)階段檔案資料做到有序管理，才能有效保證歸檔材料及圖紙材料的準(zhǔn)確和規(guī)范性，同時(shí)保證施工材料和技術(shù)記錄齊全、完備，最終達(dá)到竣工圖與建設(shè)的實(shí)物相符。

（二）運(yùn)用先進(jìn)的手段管理檔案。隨著我國信息化建設(shè)的持續(xù)推進(jìn)，市政工程檔案的信息化已成為社會(huì)信息化當(dāng)中的核心部分。與此同時(shí)，信息化的檔案管理方法與電子政務(wù)之間也建立了密切的聯(lián)系。因此，在市政工程檔案的信息化建設(shè)進(jìn)程中，除了要緊隨我國社會(huì)信息化以及電子政務(wù)建設(shè)以外，還應(yīng)適當(dāng)超前，思考檔案管理有關(guān)部門應(yīng)該怎樣在信息化社會(huì)和電子政務(wù)的氛圍下做好新型數(shù)字文件的保存和管理工作，將辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)與市政工程檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行良好的對(duì)接，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)市政工程檔案管理與利用信息化、社會(huì)信息化以及電子政務(wù)的建設(shè)這三個(gè)方面的完美相融。

（三）提高相關(guān)管理人員的專業(yè)素質(zhì)。為了推動(dòng)市政工程檔案收集和管理工作時(shí)刻與工程建設(shè)進(jìn)度同步，相關(guān)的檔案管理人員應(yīng)該深入基層，對(duì)各自所負(fù)責(zé)的相關(guān)單位進(jìn)行跟蹤性服務(wù)，隨時(shí)解決施工過程中的檔案管理活動(dòng)難題。針對(duì)各單位檔案管理人員對(duì)于相關(guān)工程檔案的處理要求存在的不熟悉情況，要采取主動(dòng)出擊，提高工作指導(dǎo)服務(wù)水平。同時(shí)要加強(qiáng)相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)，定期舉辦與檔案管理有關(guān)的培訓(xùn)班，以提高市政工程檔案管理人員的專業(yè)水平和能力。

三、結(jié)束語

綜上所述，市政工程檔案資源十分豐富，作為工程項(xiàng)目建設(shè)中的重要依據(jù)之一，對(duì)城市工程建設(shè)的正常進(jìn)行和穩(wěn)定進(jìn)步能起到?jīng)Q定性作用。因此，提高檔案管理水平，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取有效手段解決問題。才能達(dá)到節(jié)約資金，實(shí)現(xiàn)社會(huì)各方面效益最大化，促進(jìn)形成城市氛圍和諧的投資環(huán)境。

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