強(qiáng)化開(kāi)發(fā)與應(yīng)用意識(shí) 發(fā)揮教學(xué)檔案的綜合功能

文/湖南食品藥品職業(yè)學(xué)院 尹黎莉

強(qiáng)化開(kāi)發(fā)與應(yīng)用意識(shí) 發(fā)揮教學(xué)檔案的綜合功能

文/湖南食品藥品職業(yè)學(xué)院 尹黎莉

高校教學(xué)檔案承擔(dān)著教學(xué)與科研的重要職能，但是很多學(xué)校卻存在重存檔、輕開(kāi)發(fā)與應(yīng)用的問(wèn)題，未能充分發(fā)揮教學(xué)檔案的綜合功能。因此，高校的檔案管理部門(mén)要強(qiáng)化開(kāi)發(fā)與應(yīng)用意識(shí)，積極拓寬教學(xué)檔案的服務(wù)功能和服務(wù)領(lǐng)域，以便為高校的教書(shū)育人工作提供更有力的支持和幫助。

教學(xué)檔案；檔案開(kāi)發(fā)；檔案應(yīng)用

高校教學(xué)檔案主要是高校教育工作者在教學(xué)活動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、載體材料的總稱。教學(xué)檔案是高校開(kāi)展教學(xué)研究和優(yōu)化育人方案的重要參考依據(jù)，也是學(xué)校檔案管理工作中的重要內(nèi)容，所以現(xiàn)階段的檔案管理工作，要基于當(dāng)前學(xué)校教學(xué)與科研發(fā)展的最新需求，強(qiáng)化教學(xué)檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)，提高教學(xué)檔案管理人員的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，并增強(qiáng)檔案用戶的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用意識(shí)，這樣才能充分發(fā)揮教學(xué)檔案的綜合功能。

一、高校教學(xué)檔案開(kāi)發(fā)與利用中存在的問(wèn)題

當(dāng)前，高校的教學(xué)檔案在開(kāi)發(fā)與利用中存在很多方面的問(wèn)題，制約了其綜合功能的發(fā)揮，其主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：

首先，高校教學(xué)檔案管理者和用戶的開(kāi)發(fā)意識(shí)薄弱，“重管理、輕應(yīng)用”的現(xiàn)象比較普遍，很多人并不具備檔案開(kāi)發(fā)與應(yīng)用的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，很多教師對(duì)于教學(xué)檔案的存檔和應(yīng)用都不夠規(guī)范，所以導(dǎo)致歸檔效率和應(yīng)用效率比較低。

其次，由于高校專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員相對(duì)較少，所以教學(xué)檔案管理不夠規(guī)范，目前的教學(xué)檔案仍舊是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式為主，顯然已經(jīng)不適合電子檔案開(kāi)發(fā)與應(yīng)用的現(xiàn)實(shí)要求，如有的教師在查找相關(guān)檔案時(shí)，往往會(huì)浪費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力，但也常常找不到自己需要的檔案資源。

再次，高校的教學(xué)檔案管理人員缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，影響了教學(xué)檔案資源的有效開(kāi)發(fā)與應(yīng)用，如我國(guó)高校通常都承擔(dān)比較多的教學(xué)與科研項(xiàng)目，所以教學(xué)檔案資料比較豐富、時(shí)間跨度比較大、涉及領(lǐng)域?qū)挿海绻荒軐?duì)教學(xué)檔案進(jìn)行科學(xué)歸檔并加強(qiáng)信息整理，教學(xué)檔案成為“死檔”的可能性也就比較大。

二、強(qiáng)化教學(xué)檔案開(kāi)發(fā)、應(yīng)用并發(fā)揮其綜合功能的有效措施

（一）增強(qiáng)教學(xué)檔案的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用意識(shí)。在教學(xué)檔案管理工作崗位上，有時(shí)候需要對(duì)教學(xué)檔案資源和信息資料進(jìn)行整理，有時(shí)候需要開(kāi)展教學(xué)檔案的推薦和服務(wù)工作，但其最終目的都是服務(wù)教學(xué)與科研人員，所以強(qiáng)化教學(xué)檔案的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用，是高校教學(xué)檔案管理工作的核心內(nèi)容。但是有的教學(xué)檔案管理人員由于職業(yè)認(rèn)同感較差，在為檔案需求者提供服務(wù)時(shí)，常常因?yàn)閷?duì)方的個(gè)性化需求產(chǎn)生消極抵觸情緒，在工作崗位上經(jīng)常缺乏工作熱情，習(xí)慣于被動(dòng)工作、機(jī)械工作，這樣顯然無(wú)法有效開(kāi)展教學(xué)檔案的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用管理工作，也無(wú)法對(duì)教學(xué)檔案的綜合價(jià)值和功能進(jìn)行發(fā)掘。因此，教學(xué)檔案的相關(guān)人員只有不斷強(qiáng)化檔案開(kāi)發(fā)與應(yīng)用意識(shí)，在校園內(nèi)部營(yíng)造出良好的檔案開(kāi)發(fā)與應(yīng)用氛圍，才能肯定教學(xué)檔案的價(jià)值，提高檔案開(kāi)發(fā)與應(yīng)用的動(dòng)力。

（二）搞好檔案分類(lèi)與信息整理，提升服務(wù)效率。無(wú)論是傳統(tǒng)紙質(zhì)資源，還是電子資源，教學(xué)檔案的館藏結(jié)構(gòu)每天都在發(fā)生著變化，而高校教學(xué)檔案的潛在用戶對(duì)資源結(jié)構(gòu)和相關(guān)信息資源可能并不了解。所以，要想將教學(xué)檔案的綜合功能最大化地發(fā)揮出來(lái)，就必須搞好檔案分類(lèi)與信息整理，這樣可以為后期用戶對(duì)檔案資源的查詢與應(yīng)用提供很多的便利，提升教學(xué)檔案的服務(wù)效率。同時(shí)，檔案管理人員要強(qiáng)化主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，必須做好引導(dǎo)和檔案推薦工作，不能開(kāi)展用戶“要什么，給什么”的被動(dòng)化服務(wù)，要加強(qiáng)對(duì)于用戶需求的調(diào)研，積極推薦最新的、有價(jià)值的教學(xué)檔案資源，促進(jìn)優(yōu)質(zhì)檔案資源的共享與應(yīng)用。

（三）加強(qiáng)崗位教育與培訓(xùn)，完善館員服務(wù)素質(zhì)結(jié)構(gòu)。在當(dāng)前的教育時(shí)代背景下，高校教學(xué)檔案的服務(wù)功能和服務(wù)領(lǐng)域都在不斷拓展，對(duì)教學(xué)檔案管理人員和工作人員的綜合素質(zhì)也提出了更高的要求，所以高校教學(xué)檔案需要制定相應(yīng)的培訓(xùn)計(jì)劃，完善在崗教育與培訓(xùn)制度，促進(jìn)相關(guān)人員的繼續(xù)教育和終身學(xué)習(xí)，使教學(xué)檔案的建檔人員、管理人員和使用人員都能夠不斷提高自身檔案素質(zhì)。對(duì)此，高校要針對(duì)教學(xué)檔案的相關(guān)人員制定完善的培訓(xùn)計(jì)劃和教育方案，積極建立立體化的檔案培訓(xùn)系統(tǒng)，對(duì)相關(guān)工作人員的開(kāi)發(fā)應(yīng)用意識(shí)、主動(dòng)服務(wù)意識(shí)、信息化素質(zhì)、集體協(xié)作素質(zhì)、人際交往素質(zhì)等進(jìn)行培養(yǎng)，從而幫助教學(xué)檔案的相關(guān)人員更好地服務(wù)于高校的教學(xué)科研工作，更好地發(fā)揮教學(xué)檔案的綜合功能。

（四）加強(qiáng)服務(wù)管理工作，促進(jìn)教學(xué)檔案服務(wù)功能與效益的發(fā)揮。教學(xué)檔案服務(wù)功能與效益的發(fā)揮，不僅需要教學(xué)檔案管理人員增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，還需要結(jié)合教研人員的應(yīng)用需求，建立完善的學(xué)校教學(xué)檔案（室）管理制度，將各項(xiàng)服務(wù)工作具體化、標(biāo)準(zhǔn)化，提升服務(wù)工作水準(zhǔn)，為學(xué)校的教學(xué)檔案管理開(kāi)發(fā)與工作提供相應(yīng)的參考依據(jù)。同時(shí)，高校教學(xué)檔案要重視檔案文化的建設(shè)，定期組織和開(kāi)展一些檔案開(kāi)發(fā)活動(dòng)以及專(zhuān)題服務(wù)活動(dòng)，加強(qiáng)教學(xué)檔案與用戶之間的聯(lián)系，促進(jìn)教學(xué)檔案開(kāi)發(fā)與應(yīng)用工作的良性循環(huán)。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，為了充分發(fā)揮教學(xué)檔案的綜合功能，高校教學(xué)檔案的管理人員和應(yīng)用人員就要樹(shù)立開(kāi)發(fā)與應(yīng)用意識(shí)，細(xì)化教學(xué)檔案員的服務(wù)細(xì)則和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)教學(xué)檔案與用戶之間的多維互動(dòng)，進(jìn)而為高校的教學(xué)育人和科研創(chuàng)新工作提供更有力的智力支持與資源幫助，將教學(xué)檔案的綜合功能充分發(fā)揮出來(lái)，實(shí)現(xiàn)健康、可持續(xù)發(fā)展。

[1]付長(zhǎng)纓.高等教育信息化視域下高校教學(xué)檔案的建設(shè)與開(kāi)發(fā)利用[J].山西檔案,2015(06).

[2]陳麗君.淺談高校教學(xué)檔案管理工作存在問(wèn)題及對(duì)策[J].佳木斯職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào),2015(11).