談中學檔案管理工作的誤區(qū)及改善途徑

文/云南省紅河州建水縣第三中學 王美言

談中學檔案管理工作的誤區(qū)及改善途徑

文/云南省紅河州建水縣第三中學 王美言

本文通過分析中學檔案管理工作的誤區(qū)，闡釋了中學檔案管理工作的改善原則，并就具體的改善途徑提出了若干建設性意見。

中學；檔案管理工作；誤區(qū)；改善；途徑

在教育改革持續(xù)深化推進的新時期，中學檔案管理逐漸超越了傳統(tǒng)模式下單純的資料收集與保管的范疇，而是越來越成為學校教育與管理工作的經(jīng)驗總結(jié)和未來發(fā)展規(guī)劃的重要參考。與此同時，伴隨著信息化的全面普及和滲透，中學檔案也日漸成為公眾了解和掌握學校教育形式與成果的一扇窗口。檔案管理不僅是學校內(nèi)部管理工作的重要組成，更在很大程度上成為影響學校未來生存和發(fā)展的決定性因素之一。

一、中學檔案管理工作的誤區(qū)

管理思想和手段落后、系統(tǒng)性和規(guī)范化程度欠缺、人員素質(zhì)較低且專業(yè)化不足是比較常見的誤區(qū)。長期以來，中學管理工作基本只圍繞著教學這一個中心點，只要與教學直接相關的管理形式和內(nèi)容都會得到領導與各級管理人員的重視。因此與日常教學存在一定距離的檔案管理便逐漸被邊緣化，無論管理思想還是具體手段幾十年如一日，在不思進取中故步自封。由此導致中學檔案管理工作始終欠缺足夠的系統(tǒng)性與規(guī)范化。同時，因為不被歸納到核心工作中，負責檔案管理工作的人員或是由某些課任教師兼任，或是后勤行政人員半路出家轉(zhuǎn)崗而來。總之，這些管理人員不僅鮮少接受過專業(yè)教育，其在檔案管理工作中亦表現(xiàn)出素質(zhì)偏低、專業(yè)化缺乏的問題。

二、中學檔案管理工作的改善原則

思想重視、行動落實、與時俱進走信息化發(fā)展道路是新時期中學檔案管理工作最重要的改善原則。意識決定行動。要徹底改善當前既有的管理誤區(qū)，必須首先從中學領導到直接管理者開始轉(zhuǎn)變觀念，認識到檔案管理對學校管理工作整體水平提高的重要促進作用。其次則要從管理規(guī)則、形式、手段全方位開始修正和完善并切實將其落實到日常工作之中。最后，教育改革不能僅僅著眼于教學環(huán)節(jié)，還需要在檔案管理層面不斷實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化，通過與前沿理念和技術(shù)的融合實現(xiàn)管理工作全局的進步。

三、中學檔案管理工作的改善途徑

（一）轉(zhuǎn)變思想，在意識層面加強對檔案管理的重視。中學領導和決策層首先需要加強對檔案管理工作的關注和重視，并積極引導和帶動具體管理人員以及全體教職員工共同參與到優(yōu)化檔案管理工作進程中來。學校管理層應視具體情況加大對檔案管理工作的支持和投入力度，為檔案管理營造出更加優(yōu)良的環(huán)境與氛圍。應定期開展檔案管理監(jiān)督檢查工作，并將其作為學校日常管理工作的核心內(nèi)容納入到考核評價體系中。

（二）完善管理體制并加強對相關人員的專業(yè)化教育和培訓。要盡快完善涉及檔案管理的各項規(guī)章制度與操作細則，尤其需要根據(jù)國家有關檔案管理的法律法規(guī)及時修改與彌補內(nèi)部管理規(guī)則存在的誤區(qū)或缺失之處。特別是發(fā)現(xiàn)因長期停滯不前導致內(nèi)部管理內(nèi)容與法規(guī)政策出現(xiàn)沖突的情況時，需要結(jié)合學校檔案管理實際情況及時更正或刪除后新增。而有了相對完善的管理體制、細則后，還需要將具體工作內(nèi)容與結(jié)果等與有關領導和直接管理者的業(yè)績考核進行掛鉤。要通過物質(zhì)或精神的獎罰進一步敦促領導層與管理層與時俱進，在檔案管理理論和措施上跟上時代發(fā)展的節(jié)奏。

（三）緊密結(jié)合前沿技術(shù)，走信息化檔案管理道路。信息時代下改善中學檔案管理工作的核心途徑之一是實現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的電子化、數(shù)據(jù)化、線上化，也就是緊密結(jié)合前沿技術(shù)，走信息化檔案管理道路。信息化檔案管理最突出的優(yōu)勢之一是能夠極大規(guī)避紙質(zhì)檔案容易遺失、錯漏的常見問題，以電子數(shù)據(jù)形式存在的檔案能夠?qū)⒁蜃匀画h(huán)境變化造成的潛在損失降至最低。同時，由于電子檔案進入系統(tǒng)時需要在一定標準環(huán)境下進行，也就確保了原始檔案的統(tǒng)一歸檔處理。這不僅能夠讓檔案管理實現(xiàn)規(guī)范化與系統(tǒng)化，也能更加有助于提高檔案檢索、查詢、調(diào)取與使用的效率。出于安全性考慮，實現(xiàn)信息化檔案管理還應做好平臺建設、訪問權(quán)限設置與內(nèi)外端口接駁等工作。通常情況下，需要首先建設內(nèi)部檔案管理局域網(wǎng)，給予不同保密級別人員各不相同的訪問權(quán)限，特別是對高級權(quán)限用戶的數(shù)量和類型必須嚴加管控。待條件成熟時，再將局域網(wǎng)與外部互聯(lián)網(wǎng)相聯(lián)，但為避免遭到攻擊或病毒侵襲，還要格外加強病毒查殺與防火墻設置并根據(jù)實際需要安排好定期查毒殺毒等工作。

四、結(jié)束語

不可否認，雖然教育改革已經(jīng)推進了相當長的時間，不過長期以來以教育為核心的中學教育和管理工作中普遍存在著對檔案管理重視不足的問題，這直接導致了中學檔案管理過程中出現(xiàn)種種問題，也使管理的思想和手段發(fā)展相對遲滯，難以滿足新時期檔案管理的時代發(fā)展要求。要解決這樣的問題，除了需要在思想認識上有所突破外，還需要不斷完善管理機制并走信息化檔案管理道路。這不僅是中學檔案管理順應時代變化采取的優(yōu)化創(chuàng)新措施，也是實現(xiàn)教育行業(yè)管理工作可持續(xù)發(fā)展的重要手段之一。

[1]白皎曦.淺談如何做好中學檔案管理工作[J].才智,2012(02):188-190.

[2]謝婷雨.新時期中學檔案管理工作探析[J].佳木斯教育學院學報,2012(07):215-217.