中職學校檔案工作的規(guī)范化、標準化管理策略思考

文/山東省汶上縣高級職業(yè)技術(shù)學校 陳洪亮

中職學校檔案工作的規(guī)范化、標準化管理策略思考

文/山東省汶上縣高級職業(yè)技術(shù)學校 陳洪亮

中職學校要實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的首要前提是實行規(guī)范化、標準化的檔案管理工作，本文重點探討了中職學校檔案工作的現(xiàn)狀，并闡述了檔案管理標準化、規(guī)范化的特點和內(nèi)容，提出了檔案管理過程中應注意的問題及管理策略。

中職學校；檔案管理；規(guī)范化；標準化；現(xiàn)代化；策略

我國中職學校檔案管理起步晚，發(fā)展慢，管理方式比較傳統(tǒng)落后，存在的問題很多，要使檔案管理向現(xiàn)代化方向發(fā)展，必須引入標準化、規(guī)范化的管理方式，了解目前中職學校檔案管理工作中存在的問題，分階段、有步驟、有目的性地推進檔案管理的規(guī)范化和標準化，采取適當?shù)姆绞綄χ新殞W校的檔案管理工作進行改良。

一、中職學校檔案工作的現(xiàn)狀

我國中職學校實行檔案管理時間比較晚，經(jīng)驗比較欠缺，管理模式比較粗放，現(xiàn)代化水平不高，具體表現(xiàn)在：1.檔案實行分散管理，分散了人力和物力，不利于檔案的查找和利用。2.沒有健全檔案管理制度，尤其是缺少文件立卷程序，文件流失率高，歸檔困難。3.沒有專門存放檔案的空間。大多數(shù)中職學校都沒有專門的檔案室，也沒有專門保存檔案的柜子，保存檔案的環(huán)境差，易使檔案損壞。4.檔案查找困難，由于建檔、存檔制度不夠完備，導致檔案查找利用極不方便。5.工作人員素質(zhì)不高。工作人員年齡普遍偏大，專業(yè)水平不高，學習能力差，對現(xiàn)代化的網(wǎng)絡媒介熟悉程度低。

二、中職學校檔案管理標準化、規(guī)范化的特點

第一，檔案管理成本低。實行規(guī)范化、標準化的檔案管理，可以顯著提升檔案的存儲量，還能極大地節(jié)約人力成本，在實現(xiàn)檔案管理科學化的同時還有利于工作成本的降低。第二，對檔案管理工作人員的素質(zhì)要求更高。工作人員必須學習現(xiàn)代化的檔案管理方式，學會運用網(wǎng)絡等科技手段對檔案進行處理，要有良好的業(yè)務能力和政治素養(yǎng)，并具備良好的職業(yè)態(tài)度和職業(yè)道德，思想要先進，能緊跟時代的發(fā)展，勇于接受新事物。第三，檔案利用更加便捷。隨著以計算機為主的高科技的迅速發(fā)展，使得檔案管理更加簡單、高效和快捷，在檔案管理過程中引入了計算機進行管理，不但加大了檔案系統(tǒng)的存儲量，還能增加查閱的便捷性，管理也更具邏輯性，這是檔案管理工作的一次革新。

三、檔案管理工作標準化、規(guī)范化的內(nèi)容

（一）檔案管理組織的標準化和規(guī)范化。以現(xiàn)代的科學理論為基礎，融合現(xiàn)代化的管理模式，建立健全的檔案管理機構(gòu)，對組織機構(gòu)內(nèi)部進行分工，建立科學的管理程序。

（二）檔案管理技術(shù)的標準化、規(guī)范化。在檔案的管理過程中要廣泛應用計算機、聲像、印刷等技術(shù)手段對檔案進行處理，這樣可以讓檔案的建立、查閱、歸檔等各項工作更加規(guī)范，檔案管理更加高效和便捷。

（三）檔案管理保護的標準化、現(xiàn)代化。在檔案管理過程中要重視檔案保護載體的現(xiàn)代化，現(xiàn)代檔案管理過程中一般采用聲像、電子等載體，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體有很大區(qū)別，這種新型的檔案載體有利于對檔案的保護。

（四）檔案管理思路的更新。對檔案管理實行標準化和規(guī)范化的操作必須要求工作人員思路的更新，要改變原有的靜止的局面，讓檔案動起來，對檔案既要管好還要用好。

（五）要實現(xiàn)管理制度的標準化和規(guī)范化。中職學校要對檔案管理工作加以重視，對目前存在的缺點進行改良，建立以實際情況為基礎的現(xiàn)代化檔案管理制度。要建立責任制，將具體工作分工到各部門。還要建立檔案分級制度，對檔案的重要性進行分級，實行不同的管理方式，對私密性的檔案要注意保密。

四、中職學校在追求檔案管理現(xiàn)代化中應注意的問題

（一）要注意提升檔案案卷質(zhì)量。要提升檔案的裝訂水平，完善檔案立卷方法，對檔案的收集、整理、存儲工作要做到細致認真，要定期對檔案進行檢查，以防損壞。

（二）要堅持“以我為主”的立卷歸檔原則。立卷時要盡量避免檔案的無序化和重復性，要堅持“以我為主”的立卷歸檔原則，讓檔案更加完整，使檔案檢索和查閱更加方便。

（三）以標準化、規(guī)范化的公文制法為基礎。檔案的前身是公文，檔案的質(zhì)量受公文制法的質(zhì)量所影響。所以，必須要加強公文制法的標準化和規(guī)范化管理，這樣才能提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。

（四）要注意對人員的管理。檔案管理人員是整個檔案管理的第一要素，要落實工作人員的職責，定期組織學習，重視人員素質(zhì)的提升，吸納專業(yè)的人才進行檔案管理工作，員工隊伍應該朝年輕化方向發(fā)展。

（五）管理思路要與時俱進。當今時代是知識經(jīng)濟時代，知識的更新速度日新月異，我們在進行檔案管理工作時要緊盯行業(yè)發(fā)展，不斷解放思想，堅持與時俱進，結(jié)合自身實際情況，引進世界上一切先進的管理方式。

五、結(jié)束語

綜上所述，我國中職學校檔案管理工作面臨重重困難，現(xiàn)代化水平低，人員素質(zhì)低，管理方式粗放，只重視“管”，而不重視“用”，在解決這些問題時要引入規(guī)范化、標準化的管理方式，要認清這種管理模式的特點，將其與實踐聯(lián)系起來，還要重視在追求檔案管理現(xiàn)代化過程中的問題。一直以來，中職學校對檔案管理工作都沒有引起足夠重視，這是檔案管理現(xiàn)代化水平低下的根本原因，我們要從觀念上進行革新，不斷學習先進的管理經(jīng)驗，引進先進的設備，堅持與時俱進、解放思想、實事求是的思想路線，落實標準化、規(guī)范化的管理策略，為提升中職學校檔案管理水平不斷努力。

[1]陳彩燕.中職學校檔案管理工作亟待達標升級[J].辦公室業(yè)務,2014(24):51+60.

[2]張建新.中職學校檔案管理應走管理與服務并重之路[J].太原城市職業(yè)技術(shù)學院學報,2013(6):122-123.