創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理 提高檔案工作水平

文/唐山市第二醫(yī)院 伍志新

創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理 提高檔案工作水平

文/唐山市第二醫(yī)院 伍志新

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院管理現(xiàn)代化程度也在不斷提高，創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理，提高檔案工作水平是醫(yī)院實(shí)施現(xiàn)代化的要求。本文從創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理的重要性入手，分析創(chuàng)新醫(yī)院檔案提高檔案管理水平的措施，旨在促進(jìn)醫(yī)院檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，提高檔案管理質(zhì)量，對(duì)其管理環(huán)境、管理系統(tǒng)、服務(wù)手段進(jìn)行創(chuàng)新，更好地為醫(yī)院進(jìn)行服務(wù)，推動(dòng)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

創(chuàng)新；醫(yī)院檔案管理；措施

檔案是醫(yī)院的重要信息資源，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展有著重要的意義。隨著醫(yī)院檔案管理項(xiàng)目的不斷增多，傳統(tǒng)的檔案管理模式已越來越不適應(yīng)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院的檔案管理必須努力去適應(yīng)新的環(huán)境，創(chuàng)新管理環(huán)境和管理系統(tǒng)和管理手段，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化，才能更好地利用檔案資源來服務(wù)醫(yī)療事業(yè)，創(chuàng)新醫(yī)院檔案的建設(shè)不僅能夠有效解決傳統(tǒng)檔案管理中的問題，而且能夠在很大程度上提高管理效率，加強(qiáng)檔案管理水平。

一、創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理的必要性

（一）傳統(tǒng)管理方式升級(jí)需要。傳統(tǒng)的檔案管理存在問題日益突出：一是管理難度大，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理在自然條件下易受潮、破損及遺失，增加了案管理難度。二是由于紙質(zhì)檔案資料多，占用存放空間，增加管理成本。三是比較容易出現(xiàn)安全問題，由于部分醫(yī)院沒有建設(shè)專門的檔案室，檔案的儲(chǔ)存管理混亂，容易出現(xiàn)存放安全問題。四是紙質(zhì)傳統(tǒng)檔案的使用效率較低，傳閱、借閱等環(huán)節(jié)都比較麻煩，不利于檔案的使用。

（二）醫(yī)院信息化發(fā)展的需要。目前醫(yī)院信息化發(fā)展需要對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式進(jìn)行升級(jí)，加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)顯得尤為重要。一是創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理方式，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式的變革，可以縮短與現(xiàn)代化的、數(shù)字化檔案管理之間的差距，是適應(yīng)人們不斷增長(zhǎng)的醫(yī)療需要。二是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理可以在更大程度上提高檔案的使用效率以及加強(qiáng)對(duì)檔案的保護(hù)，還能更好、更便捷地為經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供更有效的檔案服務(wù)，例如病人的診療記錄，可以及時(shí)調(diào)閱藥方，避免糾紛并且增加看病效率，解決看病難的問題。三是創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理提高檔案工作水平，也是貫徹落實(shí)國(guó)家檔案管理部門加快檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)文件精神的體現(xiàn)?？偟膩碚f，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的提高，創(chuàng)新檔案管理提高檔案工作水平是社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益的統(tǒng)一。

二、創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理提高檔案工作水平的有效措施

（一）建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。要?jiǎng)?chuàng)新醫(yī)院檔案管理提高檔案工作水平，就需要從建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)開始。首先，醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)該采用新型的數(shù)據(jù)設(shè)備，提高檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的先進(jìn)性，管理人員要建立文件級(jí)目錄，并實(shí)現(xiàn)文件資料打印與目錄文檔生成的同時(shí)運(yùn)作，提高檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的利用效率。其次，數(shù)據(jù)庫(kù)管理人員要通過認(rèn)真輸入檢驗(yàn)以確保文件資料錄入的準(zhǔn)確性。此外，要重視對(duì)檔案原文件的數(shù)字化處理工作，充分利用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等新型數(shù)字化設(shè)備進(jìn)行處理，逐步完善數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的檔案內(nèi)容。

（二）檔案資源的網(wǎng)絡(luò)化利用。醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)建立后，管理人員可以采用建立網(wǎng)絡(luò)共享系統(tǒng)來提高檔案資源的利用，擴(kuò)大檔案服務(wù)范圍。首先，管理人員要結(jié)合網(wǎng)站資源的管理與共享方式，充分利用先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高檔案的管理效率。其次，應(yīng)該逐步實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱方式，不斷提高檔案資源利用。在不涉及單位機(jī)密的前提下，可以進(jìn)一步擴(kuò)大服務(wù)范圍，向社會(huì)提供更多的檔案資源共享服務(wù)。最后，檔案管理部門應(yīng)該積極創(chuàng)新管理思想，適應(yīng)日益增長(zhǎng)的社會(huì)需求，為醫(yī)院人員、就醫(yī)人員提供更好的服務(wù)。

（三）創(chuàng)新檔案服務(wù)方式。檔案管理正在逐漸由傳統(tǒng)化的方式向現(xiàn)代化方式發(fā)展，與此同時(shí)，我們應(yīng)該創(chuàng)新檔案服務(wù)方法，適應(yīng)轉(zhuǎn)型時(shí)期的發(fā)展，注重傳統(tǒng)化向現(xiàn)代化發(fā)展時(shí)的銜接工作，傳統(tǒng)化的方式和現(xiàn)代化的方式并不是兩個(gè)概念，而是一種管理方式的升級(jí)，應(yīng)該在具體處理兩者的同時(shí)，注重創(chuàng)新檔案服務(wù)方式，傳承傳統(tǒng)化管理方式的優(yōu)點(diǎn)和理念，正確處理好轉(zhuǎn)變期間的銜接工作。具體來說，醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)社會(huì)檔案需求的發(fā)展，不斷地優(yōu)化檔案的創(chuàng)新服務(wù)，例如檔案信息的加工儲(chǔ)存，檔案咨詢服務(wù)，現(xiàn)行的檔案瀏覽服務(wù)等，通過多樣化的服務(wù)方式，提高人們對(duì)檔案的使用效率，充分挖掘檔案的價(jià)值所在。

（四）加強(qiáng)對(duì)檔案工作的有效監(jiān)管。做好醫(yī)院檔案工作的創(chuàng)新需要對(duì)檔案工作進(jìn)行有效監(jiān)管。首先，要加強(qiáng)對(duì)檔案資料信息錄入的監(jiān)管，以確保資源信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。其次，在創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理的過程中，要加強(qiáng)電子文件的利用與收集工作，以有效推動(dòng)我國(guó)醫(yī)療事業(yè)信息化發(fā)展。此外，檔案管理人員在實(shí)際工作中，針對(duì)固有檔案管理軟件的實(shí)際使用情況及出現(xiàn)的問題及不足，對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行不斷的優(yōu)化與改善，通過進(jìn)行0A辦公自動(dòng)化系統(tǒng)改良等措施，加強(qiáng)對(duì)電子文件的收集等工作進(jìn)行嚴(yán)格管理，提高電子文件的利用效率及安全性。具體來說，第一是注重原文件的保管工作，在進(jìn)行信息化錄入的同時(shí)，注意有效的歸檔，防止出現(xiàn)檔案的丟失或破壞等情況，掃描錄入時(shí)要正確設(shè)置參數(shù)，以確保掃描圖片的質(zhì)量。第二是提高檔案質(zhì)量檢查工作，有效的檔案才能有效地為醫(yī)院和社會(huì)提供服務(wù)，所以應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案資料的質(zhì)量監(jiān)督，應(yīng)核對(duì)錄入前后檔案進(jìn)行對(duì)比，對(duì)錄入系統(tǒng)后的數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量進(jìn)行檢查，例如順序、清晰度和完整性等，以確保檔案資料錄入系統(tǒng)后的有效性。第三，注重區(qū)分檔案的保密性和公開性，在創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理的過程中，如何做好涉密檔案和非涉密檔案的區(qū)分工作是其中的一個(gè)重點(diǎn)，應(yīng)該安全專人進(jìn)行區(qū)分，隨后按照區(qū)分的結(jié)果進(jìn)行掃描，同時(shí)在掃描過程中，應(yīng)安排專門人員負(fù)責(zé)監(jiān)管工作。

[1]梁怡.淺談目前醫(yī)院檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].現(xiàn)代醫(yī)院,2012(44):95-96.

[2]羅軍.醫(yī)院檔案信息化初探[J].中國(guó)衛(wèi)生經(jīng)濟(jì),2015(3):29.