事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的思考

文/菏澤市單縣人社局基層服務(wù)管理平臺 董妹

事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的思考

文/菏澤市單縣人社局基層服務(wù)管理平臺 董妹

我國的事業(yè)單位管理體制為了適應(yīng)社會的改革和發(fā)展，也進(jìn)行了相應(yīng)的改革。檔案管理工作在一個事業(yè)單位中有著重要的作用，是單位發(fā)展的基本要求。檔案是在事業(yè)單位發(fā)展的過程中所積累的東西，也含著職工活動的真實記錄，對單位來說有著極高的保存價值和參考價值。所以，事業(yè)單位必須要重視檔案管理工作。但是實際中檔案管理工作還存在很多問題，需要采取措施來規(guī)范檔案管理工作。本文對事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理中的問題進(jìn)行探討，并提出針對性的建議。

事業(yè)單位；檔案管理；規(guī)范化

檔案管理作為事業(yè)單位管理工作中的重要組成部分，對事業(yè)單位有著積極的促進(jìn)作用，但是就當(dāng)前情況看來，檔案的規(guī)范化管理存在很多問題。所以，規(guī)范事業(yè)單位的檔案管理工作，是事業(yè)單位當(dāng)前的重要工作之一。事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化建設(shè)需單位從多方面入手，結(jié)合單位的實際情況，合理規(guī)劃檔案管理工作，這對于檔案管理和事業(yè)單位的發(fā)展都有著重大意義。

一、事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

（一）對檔案規(guī)范化管理不夠重視。隨著改革的深入，許多事業(yè)單位還把發(fā)展重心放在創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益上，忙著學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)和理念，完全沒有意識到檔案管理的重要性。因為檔案管理工作不屬于政績型工作，所以領(lǐng)導(dǎo)很容易忽視，更不愿意把精力花費在檔案管理工作中，制約了檔案管理的良性發(fā)展。

（二）檔案管理規(guī)范化制度不健全。制度是一切工作順利展開的基礎(chǔ)和保障。很過事業(yè)單位對檔案管理規(guī)范化認(rèn)識不夠和不重視，直接導(dǎo)致了檔案管理規(guī)范化制度的缺失。制度缺失了，檔案管理規(guī)范化工作就無章法可循，工作就很難有效、順利進(jìn)行，同時也會讓檔案管理在工作中問題頻出。

（三）檔案管理模式傳統(tǒng)。當(dāng)前很多事業(yè)單位的檔案管理工作還依然遵循傳統(tǒng)手段。傳統(tǒng)的檔案管理都是工作人員手工進(jìn)行一系列檔案整理工作的，這種模式比較傳統(tǒng)，不規(guī)范，工作復(fù)雜繁瑣，精度不高，浪費大量的人力物力，最后也不見得有好的結(jié)果。例如，許多事業(yè)單位還用紙質(zhì)檔案袋來保存檔案，時間長了，字跡淡化，會影響檔案準(zhǔn)確性。在現(xiàn)階段，網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)的發(fā)展為人們的工作提供了很多便利。如計算機(jī)檢索已經(jīng)被應(yīng)用到了文檔管理工作中。為檔案的存儲時間和準(zhǔn)確性提供了更大的保障。

二、規(guī)范事業(yè)單位檔案管理

（一）完善管理體制，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。檔案管理工作是事業(yè)單位中重要的工作，主要是對內(nèi)部人員的檔案進(jìn)行整合和保存，以便對內(nèi)部工作人員進(jìn)行管理和控制。加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化，首先要建立規(guī)范管理制度。檔案管理在事業(yè)單位中的發(fā)展空間不大，所以單位很少關(guān)注，這也導(dǎo)致了檔案管理制度的缺失。因此，事業(yè)單位要完善檔案管理制度，保證檔案管理工作人員在制度的規(guī)范下展開工作。這是基礎(chǔ)，也是必要性。其次，應(yīng)該建立網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)融入到了社會的各個領(lǐng)域，那么在檔案管理中，工作人員也可以建立網(wǎng)絡(luò)檔案管理體系，加強(qiáng)各部門之間的聯(lián)系，提高檔案的利用效率，推動部門間的共同發(fā)展。

（二）做好檔案歸檔工作和分類管理工作。檔案管理過程復(fù)雜繁瑣，其中主要的工作就是檔案歸檔和分類。檔案分類就是按照內(nèi)容和要求，對檔案進(jìn)行順序編排和其他情況的分類，以便于后期對檔案的查詢和提取。所以在工作中，相關(guān)人員要按照科學(xué)的方法進(jìn)行類型確定，并嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行檔案分類。除此之外，對檔案的管理也是一個重要環(huán)節(jié)。工作人員要嚴(yán)格把控檔案的質(zhì)量，規(guī)范檔案在借取和歸還過程的流程，避免檔案丟失，減少歸檔過程中出現(xiàn)的問題。

（三）堅持科學(xué)管理，嚴(yán)格管理檔案。檔案管理工作中，要對檔案存放的地點、存放方式等嚴(yán)格規(guī)定，及時修復(fù)受損檔案，科學(xué)集中對已經(jīng)過期無用的檔案進(jìn)行處理。所以為了規(guī)范檔案管理，要將檔案管理工作進(jìn)行細(xì)分，嚴(yán)格把控每個環(huán)節(jié)，保證檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性。

（四）做好保密工作。檔案設(shè)計每個工作人員的隱私信息，所以管理人員要有足夠的意識，避免管理不當(dāng)引起的信息外露的現(xiàn)象。事業(yè)單位要加強(qiáng)法律宣傳，讓工作人員對檔案管理有清楚的認(rèn)識。提高規(guī)范化管理程度，加強(qiáng)檔案保密工作，制定保密條例，對于借閱要嚴(yán)格把控。在檔案銷毀時保障銷毀的徹底性，嚴(yán)格監(jiān)督，杜絕一切信息外露的可能性。

（五）完善檔案室建設(shè)，注意檔案質(zhì)量。單位發(fā)展時間越長，檔案就會存放越多。由于紙質(zhì)的檔案多，占地面積大，再加上容易受潮和發(fā)霉，在存放中要格外注意。所以事業(yè)單位要對檔案室進(jìn)行建設(shè)，避免保存不當(dāng)造成檔案損壞。

（六）建立電子檔案，實現(xiàn)信息化管理。建立電子檔案，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，方便查閱和管理，提高準(zhǔn)確度，提升速度，促進(jìn)檔案規(guī)范化管理。

三、總結(jié)語

檔案管理在一定程度上關(guān)系著事業(yè)單位的發(fā)展，因此，必須要加強(qiáng)重視，必須規(guī)范檔案管理，提高檔案管理的質(zhì)量，推動事業(yè)單位的長足發(fā)展。

[1]李潔華.事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的對策研究[J].黑龍江史志,2014(15):101.

[2]李亞紅.事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化路徑探討[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(17):109.