信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理路徑初探

文/山東省鄆城縣人力資源和社會(huì)保障局 張曉晨

信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理路徑初探

文/山東省鄆城縣人力資源和社會(huì)保障局 張曉晨

隨著社會(huì)信息技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)被廣泛地應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，我國(guó)也逐漸向以互聯(lián)網(wǎng)為主要工具的信息時(shí)代過(guò)渡。尤其在行政事業(yè)單位檔案管理方面發(fā)揮了巨大的作用。檔案管理是行政事業(yè)單位的重要內(nèi)容，因此在信息化背景下如何提高行政事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量和水平是當(dāng)前探究的重點(diǎn)。本文在信息化背景下從我國(guó)行政事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀入手，探究了行政事業(yè)單位檔案管理的主要路徑，并總結(jié)了信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的必要性。

信息化；行政事業(yè)單位；檔案管理；路徑；必要性

一、我國(guó)行政事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理制度不完善、重視程度不夠。大部分行政事業(yè)單位缺乏系統(tǒng)的管理制度和管理體系，而且行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，同時(shí)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督力度不夠明顯。其次，由于檔案管理工作自身的特點(diǎn)，許多檔案管理人員認(rèn)為檔案管理工作枯燥乏味、不重要，而且沒(méi)有花費(fèi)過(guò)多時(shí)間的必要。正是由于領(lǐng)導(dǎo)者和管理人員沒(méi)有檔案管理意識(shí)，思維落后才使得檔案管理人員大多缺乏工作積極性。這嚴(yán)重制約了行政事業(yè)單位檔案管理工作的進(jìn)步。

（二）檔案管理現(xiàn)代化水平不高。雖然現(xiàn)代社會(huì)信息技術(shù)在不斷創(chuàng)新和發(fā)展，但是檔案信息管理沒(méi)有充分利用現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)使得檔案管理仍然處于較低的水平。而且由于檔案管理技術(shù)復(fù)雜且混亂，檔案管理工作變得越來(lái)越隨意和盲目。除此之外，行政事業(yè)單位對(duì)檔案管理部門的投入過(guò)低，許多電子設(shè)備已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前單位的需求。一些檔案管理的軟件已經(jīng)不能實(shí)現(xiàn)信息共享和信息管理的目的，這是制約檔案管理信息化的重要因素。

（三）檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。檔案管理人員是檔案管理的實(shí)行者，他們的專業(yè)素質(zhì)和綜合能力是決定檔案管理水平的重要因素。在信息化背景下，行政事業(yè)單位的檔案管理人員需要具備基本的操作能力和專業(yè)知識(shí)。但是就目前的情況來(lái)看，許多行政事業(yè)單位的檔案管理人才極為短缺，大部分管理人員不具備檔案管理的能力，而且他們?nèi)狈n案管理意識(shí)，認(rèn)為自己的工作無(wú)足輕重以至于他們?nèi)狈ω?zé)任感。由此可見(jiàn)，信息化背景下培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)的重要性。

二、信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理路徑

（一）完善檔案管理制度、加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視。在當(dāng)前社會(huì)背景下，要想推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，首先需要領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)變觀念，重視檔案管理工作，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督力度，并要提高工作者的積極性，讓他們能夠各司其職。其次，行政事業(yè)單位要加大對(duì)檔案管理的投入，檔案管理工作需要先進(jìn)的信息設(shè)備來(lái)滿足單位的需求。此外，單位要從實(shí)際出發(fā)制定相關(guān)制度來(lái)規(guī)范檔案管理者的行為，并要建立健全系統(tǒng)的檔案管理體系，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。

（二）提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。信息化時(shí)代對(duì)檔案管理提出了更高的要求，因此行政事業(yè)單位要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化和信息化。為此，單位還要注重培養(yǎng)檔案管理者的計(jì)算機(jī)操作能力，讓管理者能夠熟練地操作和運(yùn)用現(xiàn)代化設(shè)備，提高工作的效率?；ヂ?lián)網(wǎng)作為檔案管理的重要工具，可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化、智能化。所以行政事業(yè)單位要順應(yīng)時(shí)代的潮流，響應(yīng)信息化時(shí)代要求。

（三）提高檔案管理者的素質(zhì)、建設(shè)專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍。行政事業(yè)單位應(yīng)該培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員，為檔案管理工作提供條件和保證。為此，單位可以組織檔案管理人員定期參加公司培訓(xùn)來(lái)提高他們的專業(yè)水平。同時(shí)單位可已采取必要的鼓勵(lì)措施鼓勵(lì)管理者積極學(xué)習(xí)，比如可以給表現(xiàn)好的員工一定的獎(jiǎng)勵(lì)。除了專業(yè)知識(shí)以外，單位還要注重他們的思想素質(zhì)，比如職業(yè)道德、價(jià)值觀念以及創(chuàng)新能力等。管理者的綜合素質(zhì)是決定檔案管理水平的重要內(nèi)容，所以單位要重視對(duì)檔案管理者的培養(yǎng)。

三、信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的必要性

（一）加強(qiáng)檔案管理是信息化社會(huì)發(fā)展的必然要求。在社信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，社會(huì)的經(jīng)濟(jì)水平和人們的生活水平都得到了顯著的提高。在行政事業(yè)單位，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能順應(yīng)時(shí)代的潮流、滿足行政事業(yè)單位的需求，為此，行政事業(yè)單位要抓住信息化社會(huì)帶來(lái)的機(jī)遇，實(shí)現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)化、科學(xué)化和信息化。并且要在探索的路上不斷完善檔案管理制度，提高檔案管理的質(zhì)量和水平。

（二）加強(qiáng)檔案管理是行政事業(yè)單位改革的重要措施。加強(qiáng)檔案管理是行政事業(yè)單位改革的重要內(nèi)容。隨著行政事業(yè)單位規(guī)模的擴(kuò)大，業(yè)務(wù)越來(lái)越多，要想提高行政事業(yè)單位的檔案管理水平就要鼓勵(lì)單位進(jìn)行改革和創(chuàng)新?，F(xiàn)代社會(huì)倡導(dǎo)可持續(xù)發(fā)展，所以檔案管理已經(jīng)不僅僅是一份抄寫(xiě)和保管的工作，我們應(yīng)該提高工作者的積極性，重視檔案管理工作并且將實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化作為行政事業(yè)管理單位的主要目標(biāo)。

四、結(jié)束語(yǔ)

檔案管理是一項(xiàng)管理性、服務(wù)性、政治性的工作，在社會(huì)信息化背景下，信息技術(shù)使檔案的生成方式和管理辦法發(fā)生了巨大的變化。雖然信息技術(shù)促進(jìn)了行政事業(yè)單位檔案管理工作的效率和質(zhì)量，但是目前行政事業(yè)單位檔案管理仍然存在一些不足。因此我們要不斷地探索和完善行政事業(yè)單位檔案管理體系，充分發(fā)揮信息技術(shù)在行政事業(yè)單位檔案管理領(lǐng)域的優(yōu)勢(shì)，從而提高行政事業(yè)單位的管理水平。

[1]楊鑫.關(guān)于事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展的探討[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用,2013.

[2]蘇紅.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題與解決措施[J].理論觀察,2014.