信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新研究

文/山西省文水縣宣傳部未成年人思想道德建設(shè)辦公室 文秀

信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新研究

文/山西省文水縣宣傳部未成年人思想道德建設(shè)辦公室 文秀

檔案管理是辦公室管理的重點(diǎn)，管理的效率會(huì)對(duì)其他工作的正常開(kāi)展帶來(lái)直接影響。把網(wǎng)絡(luò)信息化和檔案管理相互結(jié)合起來(lái)，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理工作，對(duì)資料管理來(lái)說(shuō)有著十分重要的意義，可以有效推進(jìn)各個(gè)部門(mén)的工作。本文對(duì)信息化辦公室檔案管理工作作了相應(yīng)的論述，重點(diǎn)對(duì)檔案管理工作展開(kāi)討論，以促進(jìn)檔案管理的發(fā)展。

信息時(shí)代；辦公室檔案管理；創(chuàng)新研究

信息化發(fā)展的不斷加快，對(duì)我國(guó)的檔案管理工作提出更高要求，而檔案管理的信息化已經(jīng)成為我國(guó)檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級(jí)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必經(jīng)之路，可以有效提升檔案管理工作的效率，最大限度地減少對(duì)檔案管理工作的成本投入。所以，在信息化發(fā)展背景下，應(yīng)該采用什么樣的方法去實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的發(fā)展，已成為有關(guān)研究人員需要解決的問(wèn)題。

一、信息時(shí)代檔案管理工作的描述

（一）信息化檔案管理的概念。所謂信息化檔案管理，就是把信息技術(shù)運(yùn)用到檔案的保存及信息采集的過(guò)程中去，歸根結(jié)底就是把傳統(tǒng)的記錄存檔轉(zhuǎn)化為數(shù)字現(xiàn)代化存檔。這種檔案管理必須在檔案管理行政部門(mén)的規(guī)劃和組織下進(jìn)行。

（二）信息化檔案管理的特點(diǎn)。主要表現(xiàn)在了三個(gè)方面：信息化檔案管理的進(jìn)行必須遵守檔案管理行政部門(mén)制定的有關(guān)政策和法律法規(guī)。政府、事業(yè)單位和企業(yè)走向信息化的標(biāo)志是實(shí)物存檔轉(zhuǎn)變成了電子存檔。信息化檔案管理和以往的實(shí)物存檔相比較具有很大的優(yōu)勢(shì)，能最大限度地提升檔案管理的效率。

（三）信息化檔案管理的建設(shè)內(nèi)容。檔案資源建設(shè)。檔案管理最主要的任務(wù)是信息化檔案資源的建設(shè)，信息化檔案資源建設(shè)要和各單位的數(shù)字檔案館、公共檔案信息資源庫(kù)和管理信息庫(kù)的建設(shè)要統(tǒng)一?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)。具備硬件、軟件基礎(chǔ)設(shè)施是為實(shí)現(xiàn)信息化檔案建設(shè)的主要條件。信息化檔案管理的目標(biāo)是要建設(shè)全國(guó)統(tǒng)一的信息管理平臺(tái)，為了能很好地去實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，就要確?；A(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，給檔案管理提供更優(yōu)質(zhì)的保障。

二、信息時(shí)代下檔案管理工作面臨的問(wèn)題

（一）設(shè)計(jì)和規(guī)劃的落后。因?yàn)樾畔⒒瘷n案資源的管理受空間因素的影響，在資金、規(guī)范和權(quán)限方面也有一定局限。在這種背景下制定統(tǒng)一的規(guī)劃方案是很難進(jìn)行的，也很難實(shí)現(xiàn)一體化的管理。

（二）工作方式的落后。以往的檔案管理只是注重對(duì)檔案的收藏，卻忽略了對(duì)檔案的實(shí)用功能。這種方式是狹隘的思想。信息化檔案管理中，工作人員應(yīng)該對(duì)檔案管理的工作樹(shù)立良好的服務(wù)意識(shí)。服務(wù)的范圍不只是行業(yè)內(nèi)部，服務(wù)的對(duì)象不只是領(lǐng)導(dǎo)。從內(nèi)部到外部，從領(lǐng)導(dǎo)到基層，都是工作人員應(yīng)該服務(wù)的對(duì)象。

（三）管理方式的落后。以往的信息存檔和檔案管理是工作人員進(jìn)行手工編輯的。這樣的方法存在兩個(gè)問(wèn)題：無(wú)法對(duì)檔案資料及時(shí)進(jìn)行整理和歸檔。檢索資料的時(shí)候效率很低，對(duì)信息化檔案資源應(yīng)該具有的作用很難發(fā)揮出來(lái)。

（四）隊(duì)伍素質(zhì)很低。以往的檔案管理工作，是內(nèi)部的閑置人員去做的，他們只會(huì)對(duì)電腦進(jìn)行簡(jiǎn)單操作，對(duì)有關(guān)的一些軟件并不是很熟悉。信息化檔案管理不是只讓工作人員對(duì)電腦有簡(jiǎn)單的操作，還要求熟悉對(duì)專(zhuān)業(yè)軟件的操作。專(zhuān)業(yè)和行業(yè)的不同，對(duì)檔案管理中專(zhuān)業(yè)知識(shí)的掌握也是有所不同的。所以，在信息化檔案管理中要加強(qiáng)培訓(xùn)的力度，培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，提高隊(duì)伍的素質(zhì)，以提升檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)信息化檔案資源管理的作用。

三、信息時(shí)代下檔案管理工作創(chuàng)新的對(duì)策

建立信息化檔案管理的平臺(tái)。要去建立檔案管理的平臺(tái)，就必須要把數(shù)據(jù)資料進(jìn)行完整處理和搜集，為檔案管理的工作提供更廣闊的空間。要把檔案管理的工作和科學(xué)技術(shù)相互結(jié)合，堅(jiān)持循序漸進(jìn)的原則，做好兩者的溝通協(xié)調(diào)——從實(shí)際出發(fā)。從而實(shí)現(xiàn)了初級(jí)到高級(jí)的轉(zhuǎn)變，成立分級(jí)化檔案資料管理庫(kù)和綜合性檔案資料管理庫(kù)，共同形成信息化檔案管理的平臺(tái)，以提升檔案管理的水平和效率。與此同時(shí)，建立檔案的共享平臺(tái)，以便實(shí)現(xiàn)各個(gè)單位的資源共享，打破以往的檔案管理空間限制。除此之外，在建立資源共享平臺(tái)的過(guò)程中，也應(yīng)該建立檔案管理的反饋機(jī)制，以便工作人員在工作過(guò)程中遇到問(wèn)題可以及時(shí)反饋，督促管理人員優(yōu)化檔案管理資源，提升實(shí)用價(jià)值。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，檔案管理要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，大力應(yīng)用現(xiàn)代科技手段，力求高效快捷，進(jìn)而牢牢把握信息技術(shù)高速發(fā)展的機(jī)遇，去不斷加大檔案管理的創(chuàng)新機(jī)制。可以說(shuō)，把信息化和檔案管理相互結(jié)合并創(chuàng)新，已成當(dāng)今每個(gè)管理人員所追求的目標(biāo)，這也給檔案管理的發(fā)展指明了新的方向。當(dāng)下，我們必須解決好兩大問(wèn)題，一是硬件的配套，二是軟件的投入。其中，最為關(guān)鍵的是解決人的思想問(wèn)題，解放思想，與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)事求是。

[1]馬荔.信息時(shí)代下辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新研究[J].黑龍江科技信息,2015(34):129-129.DOI:10.3969/j.issn.1673-1328.2015.34.119.

[2]宋珊珊,王慧.信息時(shí)代下辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新研究[J].卷宗,2014(7):73-74.

[3]蘇立群.對(duì)信息時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新的探析[J].考試周刊,2014(18):114-115.